Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Путевой лист на легковой автомобиль 2023 на месяц». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Изменения в правила оформления электронного путевого листа внесены Федеральным законом от 6 марта 2022 года № 39-ФЗ. Он вступит в силу с 1 марта 2023 года. Тогда же обновятся правила заполнения электронного путевого листа, указанные в ст. 6 Устава автомобильного транспорта. Это такие же обязательные реквизиты и порядок заполнения, что и сейчас, для бумажных путевых листов.
Обязательные реквизиты путевого листа в 2022 году
Минтранс перечислил обязательные реквизиты путевого листа на 2022 год в приказе от 11.09.2020 № 368.
Чтобы получить допуск к эксплуатации транспортного средства, а потом списать топливо в расходы, надо указать:
- Наименование, номер и вид ТС. Например, «Путевой лист легкового автомобиля № 322».
- Срок действия документа. Здесь надо написать период, в течение которого водитель может ездить по этому путевому листу.
- Информацию о перевозке — сведения о виде перевозки и сообщения.
- Данные о владельце ТС. Юрлицо указывает название, организационно-правовую форму, местонахождение, номер телефона, ОГРН.
- ИП — фамилию, имя, отчество, почтовый адрес, номер телефона, ОГРНИП.
- Сведения о транспортном средстве: тип (легковое или грузовое ТС), марку и модель, госномер, показания одометра, техсостояние ТС, дата и время выезда транспорта со стоянки и его заезда обратно.
- Информацию о водителе: ФИО, сведения о предрейсововом и послерейсовом медосмотре.
Как будет выглядеть электронный путевой лист
К весне будут утверждены:
- порядок оформления электронных путевых листов;
- порядок предъявления электронного путевого листа сотруднику ГИБДД. Можно предположить, что водители будут действовать по аналогии с предъявлением электронных полисов ОСАГО. Напомним, сейчас полис предъявляют в распечатанном виде или на экране гаджетов.
Как оформить путевой лист легкового автомобиля на месяц?
При отправлении водителя на служебном автотранспорте в продолжительную командировку, выписывается путевой лист сроком на месяц. Ниже будет описано пошагово, как необходимо записать сведения в путевой лист на месяц и на что обратить внимание.
Учреждение обязано выписать «путевку» легковой автомашины для подтверждения расходов на ГСМ и техническое обслуживание автотранспорта. Кроме того, в документе отображается сопровождающее лицо (если имеется).
При использовании учреждением унифицированного бланка, удобнее выписывать «путевки» на более продолжительный срок, например, на одну или две-три недели, и даже на месяц.
Законодательством предусмотрен такой вариант выписывания путевого листа. При этом продолжительность действия бланка не должна превышать более одного месяца.
При пользовании одним автомобилем несколькими водителями, можно выписывать несколько «путевок» легкового автотранспорта на месячный срок. Каждая путевка оформляется на одного шофера (Приказ Минтранса № 152 от 28.11.97г., п. 11).
Штрафы за отсутствие путевого листа
Проверить наличие и соблюдение требований к оформлению путевых листов могут сотрудники трудовой инспекции, ИФНС, ГИБДД и Транснадзора.
Размер штрафов:
- за отсутствие путевого листа: на водителя — 500 ₽, на его руководство — 20 000 ₽, организации или ИП — 100 000 ₽;
- за утрату документа, отражённого в отчетности: 10 000 ₽ от ФНС;
- за отсутствие отметки о медосмотре или техосмотре: на водителя — 3000 ₽, на ИП — 5000 ₽, на ООО — 30 000 ₽ за каждое нарушение;
- за ошибки в оформлении, не позволяющие принять документ к учёту: 20% от недоплаченной суммы налога. Этот штраф выписывает ФНС налогоплательщику, если он отразил в отчётности документ, который не соответствует требованиям законодательства. Подтвердить расход топлива такой лист не может, он изымается из отчётности, производится перерасчёт налога, взыскивается недоимка и выписывается штраф.
Обязательные реквизиты путевого листа
Опираясь на перечисленные сведения, бухгалтер компании или ИП не только осуществляет контроль использования ТС и эффективности работы водителя, но и производит начисление зарплаты водителю, механику и диспетчеру. Оформлением ПЛ и ведением учета их выдачи обычно занимается руководитель подразделения, бухгалтер, диспетчер или другое назначенное лицо.
С 2013 года единые стандарты ряда первичных документов упразднены — компании и ИП вправе разработать собственный бланк путевого листа либо использовать унифицированную, ранее утвержденную постановлением Госкомстата форму, что для большинства предприятий является предпочтительным вариантом. При этом существует набор реквизитов, заполнять которые следует обязательно. С начала 2021 года их перечень несколько расширен, введены новые реквизиты путевых листов, что отражено в приказе Минтранса от 11.09.2020 № 368. Этим же приказом утвержден обновленный порядок заполнения ПЛ.
Путевой лист – документ первичного учета, он должен быть пронумерован и датирован. В нем обязательно указываются следующие сведения:
- о сроке действия ПЛ, т.е. дата – число, месяц год, в течение которого документ актуален, если ПЛ оформляется на несколько дней, то указывают его период действия;
- о собственнике ТС (для компании – название, организационно-правовая форма, ОГРН, место нахождения, телефон, для ИП – ФИО бизнесмена, ОГРНИП, адрес, телефон);
- о ТС (рег. номер, тип ТС, его модель, при использовании с прицепом/полуприцепом – его рег.номер и модель; показания одометра в полных км пробега на начало и конец рабочей смены; факт проведения предрейсового техосмотра ТС, а также послерейсового осмотра; дату и время выпуска ТС на линию и его возвращения);
- о водителе (ФИО, дата и время проведения предрейсового и послерейсового медосмотра).
Перечисленные реквизиты приведены в приказе Минтранса от 18.09.2008 № 152, прекратившем действие по завершении 2020 года. Тем не менее, они по-прежнему остаются актуальными, а с начала текущего года в разряд обязательных входят новые реквизиты путевого листа 2021. Это:
- сведения о перевозке — потребуется включить в документ данные о видах сообщения (например, городском, пригородном, междугородном или международном) и видах перевозки пассажиров или грузов (регулярные, по заказам, легковым такси). Данные сведения закреплены в ст. 4 и 5 закона от 08.11.07 № 259-ФЗ);
- сведения о ТС — кроме типа и модели ТС теперь следует дополнительно указывать его марку, а при использовании с прицепом или полуприцепом следует отразить в ПЛ и марку прицепа/полуприцепа. Уточняется, что сведения о ТС включают в себя показания одометра как при выезде его с парковочной стоянки, так и при заезде на парковку по окончании рабочей смены. Если в компании эксплуатируются трамваи и троллейбусы, в ПЛ следует указывать их регистрационные и (или) инвентарные номера;
- обязанность послерейсового медосмотра водителей предусмотрена лишь в случае обязательности этой процедуры согласно законодательству РФ.
Отметка о прохождении технического контроля
16. Даты и время выпуска транспортного средства на линию и его возвращения, а также проведения предрейсового или предсменного контроля технического состояния транспортного средства проставляются должностным лицом, ответственным за техническое состояние и эксплуатацию транспортных средств, с отметкой «выпуск на линию разрешен» и заверяются его подписью с указанием фамилии и инициалов.
С 1 января 2021 года контролер технического состояния в дополнение к дате и своей подписи должен поставить в путевом листе отметку «выпуск на линию разрешен».
То есть ситуация точно такая же, как и с отметками о прохождении медицинского осмотра. До 1 марта 2019 года штампы были обязательными, затем их отменили, а с 2021 года вводят вновь.
Периодичность составления путевых листов
Обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов утверждены приказом Минтранса России от 18.09.2008 N 152 (Порядок и Приказ N 152). Приказ применяется в том числе юридическими лицами и ИП, эксплуатирующими легковые автомобили.
Положения о сроке действия путевого листа приведены в п. 10 Приказа N 152. До 01.03.2019 редакция данной нормы выглядела следующим образом: «Путевой лист оформляется на один день или срок, не превышающий одного месяца».
Приказом Минтранса России от 21.12.2018 N 467 (далее — Приказ N 467) в Приказ N 152 были внесены изменения, вступившие в силу с 01.03.2019. В частности, исключено ограничение срока, на который оформляется путевой лист. По новым правилам путевой лист должен быть составлен:
-
до начала выполнения рейса, если длительность рейса водителя транспортного средства превышает продолжительность смены или рабочего дня, или
-
до начала первого рейса, если в течение смены или рабочего дня водитель транспортного средства совершает один или несколько рейсов.
При этом касаемо возможности составления путевого листа в целом на месяц при условии выполнения рейсов каждый день мнения контролирующих органов и судов всегда носили противоречивый характер.
С одной стороны, существовала позиция, что путевой лист выдается только на один день или смену. Например, в письме от 28.09.2018 N 03-01/21740-ИС Минтранс России указал, что путевой лист должен оформляться каждый раз до выезда транспортного средства в рейс с места его постоянной стоянки с проставлением в путевом листе отметок о проведенном предрейсовом медицинском осмотре водителя и предрейсовом контроле технического состояния транспортного средства. Следовательно, путевой лист может выдаваться на срок более одного дня и вплоть до месяца только в тех случаях, когда водитель направляется в длительные рейсы, не предполагающие его ежедневного возвращения к месту постоянной стоянки. Смотрите также письмо Минфина России от 01.08.2005 N 03-03-04/1/117, постановления АС Волго-Вятского округа от 27.11.2017 N Ф01-5193/17, АС Поволжского округа от 02.12.2016 N Ф06-15152/16.
С другой стороны, высказывалась позиция, что путевой лист нетранспортной компании может быть оформлен на несколько дней, неделю или любой другой срок, не превышающий одного месяца (смотрите, например, письмо Минфина РФ от 30.11.2012 N 03-03-07/51). Путевые листы составляются с такой частотой, чтобы по ним можно было судить об обоснованности расходов. Если оформление путевого листа на неделю (месяц, квартал) позволяет организовать учет времени работы транспорта и водителя, расхода ГСМ, то составленный с такой периодичностью путевой лист может подтверждать расходы при налогообложении прибыли. Смотрите по этому поводу письма Минфина России от 07.04.2006 N 03-03-04/1/327, от 16.03.2006 N 03-03-04/2/77, от 20.02.2006 N 03-03-04/1/129, постановления АС Северо-Западного округа от 19.05.2017 N Ф07-2695/17, ФАС Западно-Сибирского округа от 23.09.2013 N Ф04-3922/13, ФАС Северо-Западного округа от 11.02.2009 N А56-10236/2007, ФАС Волго-Вятского округа от 27.04.2009 по делу N А38-4082/2008-17-282.
Порядок хранения документа
Процесс хранения путевых листов устанавливают сразу два нормативных акта — приказ Минтранса №152 и приказ Минкультуры №558. При этом необходимо отметить, что между этими двумя документами есть некоторая противоречивость.
Приказ Минтранса устанавливает, что компания должна сохранять путевые листы не меньше, чем 5 лет. Но она может и продлить данный срок, если укажет это во внутренних документах.
А вот приказ Минкультуры говорит о том, что срок в 5 лет действует только в том случае, когда в течение этого периода документы проверялись контролирующими органами.
Поэтому, если за данный период проверки не проводились, то и уничтожать данные документы компания не имеет права. Кроме этого приказ уточняет, что путевой лист может быть единственным документальным подтверждением вредных условий труда работника. В этом случае сохранять ее необходимо минимально 75 лет.
Внимание! Также необходимо отметить, что путевка также является документом бухгалтерского и налогового учета. Поэтому, на нее могут также распространяться требования НК и закона о ведении бухучета. Первый определяет, что документы нужно сохранять не меньше 4 лет, а второй — пять лет.
Как заполнить путевой лист легкового автомобиля?
В путевой лист по форме 3 вносятся следующие сведения:
- Дата и номер составления документа
- Информация об организации: наименование, адрес, телефон, факс, коды по ОКУД и ОКПО.
- Информация об автомобиле: марка, модель, государственный регистрационный номер, гаражный номер.
- Информация о водителе: ФИО, табельный номер, номер воительского удостоверения, категория, тип лицензионной карточки.
- Задание водителю с указанием мест и времени отбытия и прибытия.
- Информация об исправности автомобиля в момент выезда и сдачи в гараж с подписью механика.
- Информация о выдаче и расходе горючего с подписью механика.
Изменился срок выдачи
Как уже было сказано, в правила заполнения данного документа постоянно вносятся некоторые изменения. Например, с 2022 года нет необходимости подтверждать штампами информацию о том, что водитель прошел медицинский осмотр. Нет необходимости подтверждать печатями показания одометра, временя и даты выезда. Теперь здесь ответственные лица ставят лишь свои подписи с расшифровками. Раньше показания одометра необходимо было фиксировать при заезде на парковку. Сейчас эти данные отмечаются в тот момент, когда автомобиль выезжает со стоянки.
Срок выдачи документа также был изменен. Раньше законодательство разрешало оформлять путевой лист на месяц. Но с марта 2022 года оформление документа выполняется непосредственно перед каждой поездкой.
Новые правила заполнения заполнения путевых листов в 2021 году
Если владельцем выступает гражданин, и он осуществляет использование автомобиля в своих целях, и составлять путевку нет необходимости.
Когда легковой автомобиль принадлежит компании или используется ею для осуществления бизнеса, то чтобы получить возможность учитывать затраты на горючее, ремонт и т. д. она должна составлять путевку. Однако, если фирма применяет льготные режимы, например ЕНВД, патент, УСН «Доходы», то расходы для исчисления налогов учитывать не надо. Поэтому субъект может проигнорировать составление путевки.
Важно! Но есть случаи, когда данный документ выписывать нужно обязательно — перевозка груза и пассажиров. Это требование закреплено на законодательном уровне. То есть, если деятельность субъекта связана с пассажирскими и транспортными перевозками, путевой лист надо использовать.
В этих случаях организацию или ИП могут оштрафовать за его отсутствие в соответствии с КоАП.
С 15 декабря 2017 года ИП и организации обязаны в путевом листе автомобиля независимо от его вида указывать свои ОГРИП или ОГРН (согласно приказа Минтранса № 476 от 07.11.2017 ). Ранее этот реквизит не был среди обязательных элементов путевого листа — нужно было указывать только название субъекта, его организационную форму, адрес местонахождения и телефон. Поэтому с этого года нужно не забывать вписывать данный регистрационный номер.
При обработке путевок бухгалтер может делать следующие проводки:
| Дебет | Кредит | Операция |
| 10/3 | 60, 76, 71 | Приобретено топливо |
| 19 | 60, 76 | Отражен НДС по топливу |
| 20, 23, 25, 26, 44 | 10/3 | Списано топливо по норме |
| 94 | 10/3 | Списано топливо, израсходованное сверх норматива |
| 73/2 | 94 | Стоимость топлива по перерасходу отнесена на водителя |
Процесс хранения путевых листов устанавливают сразу два нормативных акта – приказ Минтранса №152 и приказ Минкультуры №558. При этом необходимо отметить, что между этими двумя документами есть некоторая противоречивость.
Приказ Минтранса устанавливает, что компания должна сохранять путевые листы не меньше, чем 5 лет. Но она может и продлить данный срок, если укажет это во внутренних документах.
А вот приказ Минкультуры говорит о том, что срок в 5 лет действует только в том случае, когда в течение этого периода документы проверялись контролирующими органами.