Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Расходы по корпоративным картам: налоговые и прочие риски». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Не все расходы по корпкарте уменьшают сумму налога на стоимость покупки. Чтобы принять к учёту расходы по карте, они должны быть экономически обоснованы: покупка должна соответствовать вашему виду деятельности и в дальнейшем приносить прибыль для компании.
Что делать с корпоративной картой
Снимайте или вносите деньги, платите поставщикам, оплачивайте представительские и командировочные расходы. В любом магазине, главное, не забывайте документы по каждой операции.
Можно шоркать корпкартой за границей. Пересчёт в валюту будет проходить автоматически по внутреннему курсу вашего банка в рублях. Данные по оплате за границей и данные, которые отражены в учёте, будут отличаться. Это не просто так: по нормам законодательства все расчёты отражаются в рублях по курсу ЦБ РФ на дату авансового отчёта.
Оплата в интернете — тоже возможно. Когда оплачиваете услугу в интернете, вам должны прислать акт об оказании услуг, когда покупаете товар — товарную накладную или кассовый и товарный чеки. Просто сохраните эти документы или сразу перешлите бухгалтеру.
Факт выдачи сотруднику платежной корпоративной карточки не должен отражаться в бухгалтерских записях компании. Проводки составляются при наличии осуществленных операций с использованием такого типа карт. Все расчеты с применением этих платежных инструментов показываются на 55 счете. Данные из отчетов лиц, допущенных к расходованию средств с карт, заносятся на 71 счет. Аналитика ведется с разбивкой на карточные счета и отдельно по каждому подотчетному лицу.
Все операции в учете могут отражаться через такие корреспонденции:
- Д55 – К51 – средства на карточном счете были пополнены с расчетного счета компании.
- Д55 – К66 – возникли кредитные обязательства перед банком вследствие перерасхода имеющихся ресурсов на кредитной корпоративной карте.
- Д91 – К55 – произошло списание средств с корпоративной карточки в счет оплаты комиссионного вознаграждения банку.
- Д71 – К55 – работником произведена расходная операция с применением корпоративной карты.
- Д25 (или 26, 60, 10, 44, 76) – Д71 указанные в отчете подотчетного лица суммы приняты к учету.
- Если был задействован кредитный лимит, начисленные по нему проценты показываются проводкой Д91 – К66.
- Д66 – К55 – кредит по корпоративной карте погашен.
Если средства на картсчете пополняются иностранной валютой, то их остатки на отчетные даты должны быть переоценены. Возникающие при этой процедуре курсовые разницы показываются на 91 счете.
При отсутствии у бухгалтерии компании оперативного доступа к банковским выпискам по карточным счетам записи в учете делаются с участием 57 счета:
- Д71 – К57 – произведен расход с карточки подотчетным лицом;
- Д57 – К55 – отражены данные из отчета подотчетного лица и банковской выписки о расходовании средств с корпоративной карты.
Последняя проводка создается датой получения подтверждающих движение по счету документов из обслуживающего финансового учреждения. Если сотрудник не смог документально обосновать осуществленные им с карты расходы, то затраты показываются по выписке банка проводкой Д73 – К55. Эти суммы должны быть либо подтверждены работником, чтобы установить факт их экономической целесообразности, либо возвращены ответственным лицом.
Можно ли снимать наличку по корпкарте?
Можно. Если снимаете деньги по карте, в банке операция отразится так — выдача денежных средств под отчёт. Это значит, что покупки на снятые деньги также нужно подтвердить документами и авансовым отчётом. Это касается только компаний.
Индивидуальным предпринимателям не нужно отчитываться за снятие наличных и возвращать обратно на счёт деньги, которые не были потрачены.Они будут отражены как вывод личных средств ИП. Но это не распространяется на сотрудников, работающих у ИП.
Сколько можно снимать наличных, чтобы не попасть под подозрения банка?
Считается, что до 600 тысяч рублей за 1 раз — безопасная сумма. Когда снимаете больше, банк обязан сообщить об этом в финмониторинг. Но банк может заинтересоваться и меньшей суммой. Если заподозрят неладное, могут заблокировать счёт до тех пор, пока банк не убедится, что всё хорошо. Будут запрашивать документы и могут даже настаивать на личном присутствии.
Оформление карт для представительских нужд
Прежде всего может возникнуть вопрос: зачем оформлять отдельную банковскую карту для ведения представительских расходов, если одна (для перечисления заработной платы) у работника уже есть? Все очень просто. Во-первых, отдельная карта позволяет разграничить средства, которые получает сотрудник в качестве зарплаты, от средств, которые он получает в качестве представительских расходов.
Во-вторых, в отличие от заработной платы, представительские расходы являются нормируемыми. В течение отчетного (налогового) периода они включаются в состав прочих расходов в размере, не превышающем 4% от расходов налогоплательщика на оплату труда за этот отчетный (налоговый) период (п. 2 ст. 264 НК РФ).
В-третьих, представительские расходы могут быть использованы только на определенные цели.
Однако если компания все-таки решит перечислять средства на карту работника, такой вариант тоже возможен. Более того, речь идет даже не о зарплатной карте, а о личной карте работника. Выдача подотчетных сумм путем перечисления их на банковскую карту работника не противоречит действующему законодательству. Об этом заявили Минфин России в письме № 02-03-10/37209 и Казначейство России в письме № 42-7.4-05/5.2-554 от 10.09.2013. Единственное условие для этого – подобный порядок возмещения расходов должен быть предусмотрен в трудовом договоре с работником или в коллективном договоре, соглашениях, локальных нормативных актах работодателя.
Представительские деньги могут быть потрачены на:
- официальный прием и (или) обслуживание представителей других организаций, участвующих в переговорах;
- проведение официального приема (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия);
- транспортное обеспечение доставки этих лиц к месту проведения представительского мероприятия и (или) заседания руководящего органа и обратно;
- буфетное обслуживание во время переговоров;
- оплату услуг переводчиков, не состоящих в штате налогоплательщика, по обеспечению перевода во время проведения представительских мероприятий.
Для перечисления представительских расходов мы рекомендуем изготовить отдельную банковскую карту, что позволит, во-первых, отдельно учитывать расходы, во-вторых, перечислять сотруднику на карту исключительно сумму представительских расходов.
Топ-3 лучших предложения по корпоративным картам
1. Модульбанк предлагает бесплатно получить корпоративную карту. Перевыпуск карты, когда ее срок закончится также будет бесплатен. Обслуживание карты на “Оптимальном” тарифе первый год обойдется вам в 0 рублей, затем 300 рублей в год. На “Безлимитном” тарифе обслуживание всегда бесплатно. Снять деньги с карты можно в любом банкомате, проценты за снятие будут только по вашему тарифу в Модульбанке, банкомат выдаст вам средства бесплатно. Есть кэшбэк: 5% за покупки в определенных категориях, 0,5% все остальные покупки. Максимальная сумму кэшбэка по одной карте в месяц – 100000 рублей.
2. Сбербанк имеет дебетовую бизнес-карту. За обслуживание такой карты вы будете платить 250 рублей. Количество бизнес-карт не ограничено. Можете оформить сколько угодно.
| Количество бизнес-карт | Количество карт не ограничено для предприятий малого бизнеса |
| Комиссия за обслуживание бизнес-карты | 250 рублей в месяц |
| Лимит выдачи наличных по бизнес-карте | 170 000 руб./3 000 долл. США/2 600 евро в сутки по каждой бизнес-карте
не более 5 000 000 руб. в течение календарного месяца по бизнес-счёту предприятия (организации) |
| Лимит на внесение наличных по бизнес-карте | без ограничений |
| СМС-информирование | 60 рублей в месяц по каждой карте |
Также можно оформить бизнес-карту, которая имеет кредитный лимит до 1 млн рублей. С этой картой можно осуществлять оплату товаров для бизнеса. Вам будет предоставлена возможность использовать кредит во время льготного периода без процентов. Также банк проводит постоянные акции от партнёров, поэтому пользоваться картой еще более выгодно.
Журнал приема и выдачи корпоративных банковских карт
Закрытое акционерное общество "Сладости Востока" ------------------------------------------------------------------------- Журнал приема и выдачи корпоративных банковских картДата начала ведения журнала: 9 января 2014 г.Дата окончания ведения журнала:
|
N п/п |
Ф.И.О. |
Основания выдачи карты |
Должность |
N банковской корпоративной карты |
Лимит |
Овердрафт |
Дата выдачи |
Цель выдачи |
Срок |
Карту получил (подпись подотчетного лица) |
Карту выдал (подпись бухгалтера) |
Дата возврата |
Карту получил (подпись бухгалтера) |
|
10 |
11 |
12 |
13 |
14 |
|||||||||
|
Ватрушкин П.А. |
Заявление от 21.03.2014, приказ от 21.03.2014 N 23-к |
Аудитор |
4 561 231 500 326 000 |
100 000 руб. |
21.03.2014 |
Командировочные расходы |
14 календ. дн. |
Ватрушкин |
Булочкина |
04.04.2014 |
Булочкина |
||
|
Безменов С.О. |
Заявление от 20.03.2014 |
Главный инженер |
4 562 325 100 031 250 |
150 000 руб. |
25.03.2014 |
Хозяйственные расходы |
3 раб. дн. |
Безменов |
Булочкина |
27.03.2014 |
Булочкина |
||
|
Королев А.А. |
Заявление от 26.03.2014, приказ от 27.03.2014 N 45 |
Начальник департамента снабжения |
4 589 300 100 096 750 |
150 000 руб. |
28.02.2014 |
Хозяйственные расходы |
До 31.12.2014 |
Королев |
Булочкина |
||||
|
Грачева Н.С. |
Заявление от 31.03.2014 |
Менеджер |
4 875 000 225 462 540 |
50 000 руб. |
01.04.2014 |
Хозяйственные расходы |
5 раб. дн. |
Грачева |
Булочкина |
07.04.2014 |
Булочкина |
||
|
Смирнов Т.Л. |
Заявление от 31.03.2014, приказ от 01.04.2014 N 45 |
Коммерческий директор |
4 235 850 020 011 250 |
150 000 руб. |
150 000 руб. |
02.04.2014 |
Представительские и командировочные расходы |
Бессрочно |
Смирнов |
Булочкина |
Список должностей, замещение которых дает право использовать корпоративные карты
--------------------------------------------------------------------------¬
¦ Закрытое акционерное общество "Сладости Востока" ¦
¦ (ЗАО "Сладости Востока") ¦
¦-------------------------------------------------------------------------¦
¦ ¦
¦ ПРИКАЗ N 63 ¦
¦ об утверждении списка должностей сотрудников, имеющих право ¦
¦ использовать корпоративные банковские карты ¦
¦ ¦
¦г. Москва 9 января 2014 г.¦
¦ ¦
¦ В связи с переходом на безналичные расчеты с подотчетными лицами ¦
¦ ¦
¦ ПРИКАЗЫВАЮ: ¦
¦ Утвердить список должностей сотрудников, имеющих право использовать¦
¦неименные корпоративные банковские карты: ¦
¦ ¦
¦ 1) генеральный директор; ¦
¦ 2) коммерческий директор; ¦
¦ 3) главный бухгалтер; ¦
¦ 4) главный инженер; ¦
¦ 5) директор по маркетингу; ¦
¦ 6) начальник департамента снабжения; ¦
¦ 7) менеджер; ¦
¦ 8) аудитор. ¦
¦ ¦
¦Генеральный директор Сладкоежка В.П. Сладкоежка¦
L--------------------------------------------------------------------------
Примечание. Замещение в данном случае — это работа в данной должности.
Составляя список, имейте в виду, что он не может абсолютно дублировать штатное расписание. Нужно провести разумную выборку и не включать в него должности (профессии), выполнение служебных обязанностей по которым не предполагает оплату товаров и услуг от имени и в интересах компании.
Заявление на выдачу корпоративной карты
--------------------------------------------------------------------------¬
¦Выдать В.С. Ватрушкину ¦
¦неименную корпоративную карту с лимитом 100 000 руб. ¦
¦для оплаты командировочных расходов ¦
¦на срок до 4 апреля 2014 г. включительно. Генеральному директору¦
¦Генеральный директор Сладкоежка Сладкоежке В.П.¦
¦24 марта 2014 г. от Ватрушкина В.С.¦
¦ ¦
¦ ЗАЯВЛЕНИЕ ¦
¦ ¦
¦ Прошу выдать мне неименную корпоративную карту для оплаты¦
¦командировочных расходов. ¦
¦ Основание: приказ о командировке от 21.03.2014 N 23-к. ¦
¦ ¦
¦ Ватрушкин В.С. Ватрушкин¦
¦ 21 марта 2014 г.¦
L--------------------------------------------------------------------------
Примечание. Можно ли передать карту другому работнику
К сожалению, официальных разъяснений по этому вопросу пока нет. Отсутствует и судебная практика федерального уровня. В любом случае за нецелевое использование средств на корпоративной карте ответственность несет подотчетное лицо, которому она выдана по заявлению.
Обратите внимание: никаких исключений для ситуации, когда подотчетным лицом является руководитель компании, в законодательстве не предусмотрено. Но компания вправе самостоятельно ранжировать по должностям условия использования корпоративных карт.
Кредитные корпоративные карты
Юрлицо вправе оформить как дебетовую, так и кредитную корпоративную карту. Во втором случае предполагается, что банк готов дать в долг предприятию некую сумму. Лимит заемных средств задается индивидуально согласно условиям договора между финансово-кредитным учреждением и юрлицом. Обычно сумму определяют исходя из финансовых возможностей юрлица.
Банки предоставляют кредитки только постоянным партнерам, то есть тем предприятиям, чью хозяйственную деятельность кредитор мог отслеживать на протяжении некоторого времени (6-12 месяцев). Важным условием является наличие у заемщика положительной кредитной истории.
Средства со счета такой карточки нельзя использовать для:
- выдачи заработка;
- расчета с персоналом по пособиям и компенсациям;
- покупок в личных целях пользователя.
Ограничение на объемы доступных сотрудникам средств в пределах, не превышающих определенные банком, предприятие устанавливает самостоятельно.
Кредитки оформляют на имя конкретного сотрудника. Банку предоставляются такие документы пользователя:
- его паспорт;
- доверенность от юрлица;
- заявление на выдачу кредитной бизнес-карты.
С именными картами меньше законодательных проблем
По сути держателем карточки является физическое лицо, использующее карточку в силу полномочий, предоставленных компанией. То есть пользоваться корпоративной картой может только работник, которому компания выдала карту, даже если карта не является именной.
Неименная карта отличается только тем, что на ней не напечатано имя сотрудника. Вероятный плюс неименной карты в том, что банку не нужно тратить время на то, чтобы выбить имя держателя на карте, так как в банке уже есть готовые экземпляры без имени и получить ее можно почти сразу.
Однако, в силу различных требований и ограничений законодательства использование таких карт крайне затруднено, а в ряде случаев невозможно, в связи с чем практика работы с обезличенными корпокартами не получила распространения.
Преимущества корпоративных банковских карт
Корпоративная банковская карта юр. лицу существенно упрощает управление финансовыми потоками. Это удобный платежный инструмент. Его можно использовать для расчета как на территории страны, так и в иностранных государствах, что удобно для тех, чьи сотрудники регулярно отправляются в загранкомандировки: обмен валюты произойдет автоматически путем конвертации при расчете.
К одному счету юрлица можно эмитировать несколько карточек. Срок их действия – 3 года. При необходимости владелец счета уведомляет банк о прекращении использования того или иного карточного бланка, а также о том что нужен внеплановый перевыпуск.
Благодаря данному инструменту процесс получения наличности становится проще:
- данная операция по карте обойдется дешевле и пройдет быстрее, нежели при обращении в кассу;
- не нужно лично посещать банк;
- нет зависимости от времени работы банковского офиса и доступности собственного сотрудника, ответственного за работу с наличностью, – деньги в устройствах самообслуживания выдают в любое время суток;
- во время поездок, например, во время командировок, безопаснее хранить деньги на счете.
Прочими достоинствами указанного инструмента являются:
- опция по установлению лимита расходов на каждый карточный бланк;
- доступ к СМС-информированию обо всех совершенных операциях в режиме реального времени;
- возможность расчета в интернете, например, при покупке музыки, фотографий, текстов;
- разрешение вопроса о внесении предоплаты при розничных покупках;
- обеспечение прозрачности расходов уполномоченных сотрудников;
- ускорение обеспечения производственного процесса;
- широкие возможности по пополнению счета, в том числе с обращением к интернет-банкингу;
- снижение трудозатрат бухгалтеров и кассиров – им не нужно ни получать наличность, ни выдавать ее;
- в зависимости от программы лояльности эмитента – наличие некоторых льгот (скидок, бонусов и так далее).
Уведомлять отделения ИФНС и внебюджетных фондов о том, что хозяйствующий субъект пользуется бизнес-картами, открыл карт-счета (Федеральный закон от 02.04.2014 г. №52-ФЗ), не нужно.
Бухгалтерский учет операций по корпоративной карте
В бухучете операции по картам отражаются с применением счетов 55 «Специальные счета в банках» и 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Типовые операции представлены в таблице:
| Дт | Кт | Примечание | |
| 55 | 51 | Пополнение корпоративной карты | Счет 55 ведется в аналитике по каждому карточному счету |
| 55 | 66 | Использование кредитных средств банка | Для кредитной карты и овердрафта |
| 91 | 55 | Списана оплата услуг или комиссия банка по карте | |
| 71 | 55 |
|
Проводка выполняется в том случае, если у бухгалтерии есть средства оперативного контроля за движениями по карте, например интернет-банк |
| 25, 26, 44, 60, 76 | 71 | Отражен отчет сотрудника по израсходованным суммам | Проводка делается на дату принятия отчета |
| 71 | 57 | Отражен факт использования сотрудником карты для оплаты расходов |
|
| 57 | 55 | Отражено использование картсредств по отчету банка и отчету работника | На дату получения отчета банка |
| 91 | 66 | Начислены проценты за пользование кредитными средствами | Для кредитных карт и овердрафта |
| 66 | 55 | Погашен кредит по кредитной карте | Обычно в сумме предъявляемого банком обязательного платежа по карте |
Особенности бухгалтерского учета корпоративных карт
Развитие банковских технологий привело к созданию удобного платежного бизнес-инструмента — корпоративных карт. Компании должны вести бухучет всех операций, включая транзакции, проводимые через пластик. Рассмотрим особенности учета бизнес карт.
Кредитные учреждения предлагают предприятиям несколько видов электронных платежных средств. Условия выпуска и использования инструментов существенно влияют на то, как учитывают корпоративные карты в бухгалтерии.
Согласно Положению Банка России от 24.12.2004 N 266-П юридические лица для своих сотрудников могут открывать дебетовые и кредитные карты.
По дебетовой карточке сотрудник расходует средства в пределах сумм, имеющихся на счете в банке. Возможен банковский договор с овердрафтом — кредитом, выдаваемым при недостатке или отсутствии средств на счете. Кредитка предполагает расходование заемных средств, предоставляемых банком в пределах лимитов, установленных договором. Соглашение может предусматривать грэйс-период — срок, погашение кредита в течение которого, осуществляется без начисления процентов.
Оба вида карточек бывают именными и неименными. Первые выпускаются на конкретного сотрудника с указанием его имени на лицевой стороне. Когда сотрудник увольняется, и компания нанимает нового, именные карты приходится менять. Неименные карточки действуют по принципу «на предъявителя». Они могут передаваться от одного человека к другому и не требуют замены при смене пользователя.
Выпускаются электронные средства платежа к отдельным карточным счетам или к текущему счету компании. К основному счету доступ обычно предоставляют руководителю или топ-менеджерам компании. Сумма расходов в такой ситуации лимитируется или используется без ограничений. Эти карты удобны для небольших организаций.
Крупные предприятия предпочитают открывать отдельные карточные счета для подотчетных лиц. Один счет может использоваться одним сотрудником или несколькими.
Чаще всего корпоративные платежные инструменты применяются для хозяйственных расходов, выдачи денег подотчетным лицам, оплаты командировок. Но также они могут быть способом круглосуточного внесения торговой выручки на счет. Это удобно для магазинов и организаций, работающих в вечернее, ночное время, в выходные дни или в удаленных районах.
После выбора корпоративных карт и заключения соглашения с банком, необходимо разработать локальные акты компании, регулирующие бухгалтерский учет корпоративных карт и контроль за деньгами.
Оптимально составить внутренний документ, определяющий правила пользования электронными платежными средствами. В него хорошо включить:
- виды расходов средств;
- лимиты операций (по безналичным платежам, получению наличных средств, дневные, месячные ограничения);
- сроки отчетов за использованные средства:
- виды документов, прилагаемых к отчету;
- ответственность и порядок взыскания средств, если подотчетное лицо не отчиталось вовремя.
Вместо отдельного акта, можно включить правила по корпоративным картам в другие локальные документы, например, в положения по предприятию о регулировании оплаты командировок, выдачи денег в подотчет, сдачу авансовых отчетов.
Список сотрудников, имеющих право пользоваться корпоративными картами, определяется приказом или распоряжением руководителя. С работниками желательно подписать договоры о полной материальной ответственности. В этом случае работодатель сможет взыскать с работников недостающие средства по карте в полном объеме (ст. 242 ТК РФ). При отсутствии договора максимальная сумма ущерба, подлежащего возмещению, не может превышать среднюю зарплату за месяц (ст. 241 ТК РФ).
Часто задаваемые вопросы
Вопрос № 1 В какие сроки сотрудник должен отчитаться перед бухгалтерией за использованные денежные средства?
Ответ: Сотрудник отчитывается перед бухгалтерией в тот срок, который указан в специально разработанном положение по корпоративным картам.
Вопрос №2 Может ли руководитель предприятия потребовать с работника ущерб за нецелевое использование денежных средств?
Ответ: Да, может, только при этом необходимо соблюдать ряд условий, а именно: размер ущерба можно оценить, доказать, необходимо оформить приказ на удержание ущерба с заработной платы не позднее месяца с момента установления ущерба, размер производимого удержания соответствуют нормам согласно законодательству, а так же работник не оспаривает удержание.
Оформление корпоративной карточки
Итак, если ваше предприятие нуждается в пластиковом платежном инструменте, то вы без труда можете открыть его в коммерческом банке. В качестве эмитента стоит выбрать ту кредитно-финансовую организацию, где у вас открыт расчетный счет. Кстати, стоит сразу определить круг должностных лиц, которые получат платежный пластик, то есть те сотрудники компании, в должностные обязанности которых связаны с расходными операциями. Например, карта, как правило, нужна директору и его заместителю, главному бухгалтеру и прочим должностным лицам.
Итак, в первую очередь, чтобы получить пластик нужно обратиться в банк и написать заявление на выпуск карточки. Кстати, для корпоративных клиентов банк предлагает несколько продуктов, в том числе и различные виды пластиковых карт. Прежде чем сделать правильный выбор нужно внимательно изучить тарифы на обслуживание, способы пополнения счета, лимиты, процентные ставки для кредиток, условия конвертации валюты, срок действия и другие нюансы.
Кстати, если представитель правления предприятия выпускает несколько карт, привязанных к одному счету, то ему нужно собрать данные всех сотрудников, которые в будущем будут использовать пластик. То есть в банк нужно предоставить паспортные данные сотрудников.
Обратите внимание, что не позднее чем через 7 дней после получения пластика нужно сообщить об открытии счета в налоговую инспекцию.
Что такое бизнес-карта
Корпоративная — это платежный инструмент, предназначенный для индивидуальных предпринимателей и юридических лиц. Она привязывается к расчетному счету компании, расходы по ней учитываются как средства, выдаваемые в подотчет сотруднику организации. Картой можно пользоваться для безналичных расчетов если на предприятии нет кассы и оборот наличных средств не ведется, или в дополнение к кассовым операциям.
Пользоваться картой могут доверенные лица, которых выбирает владелец компании и счета. Оплачивать разрешается только расходы организации, для личных нужд карту использовать нельзя (есть исключения для ИП).
К одному счету можно заказать несколько корпоративных карт — на каждого сотрудника, если это позволяет конкретный банк. Объем расчетов по ограничен остатком средств на ее счете и разрешенной суммой операций. Так, сумма единовременной транзакции у физлица не может быть больше 100 000 рублей. Это касается покупки товаров и оплаты услуг.