Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Расчет отпускных в 2023 году: пошаговая инструкция». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
В отличие от зарплаты, днем фактического получения дохода для которой считается последнее число месяца, днем получения дохода для отпускных (в т.ч. компенсации за неиспользованный отпуск при увольнении) и больничных считается та дата, которой их перечислили на счет работника в банке, либо выплатили наличными (пп. 1 п. 1 ст. 223 НК РФ).
Даты получения дохода и удержания НДФЛ
Отпускные работодатель должен выплатить сотруднику за 3 рабочих дня до отпуска. Что касается больничных пособий, то работодатель начисляет их на основании больничного листа в 10 -дневный срок, выплачивая в ближайший «зарплатный» день.
Удержать «отпускной» и «больничный» НДФЛ, как и налог с прочих доходов, нужно в день их выплаты, а перечислить в бюджет не позже последней даты месяца выплаты работнику, учитывая перенос на ближайший рабочий день при совпадении с выходными и праздничными датами (п. 6 ст. 226 НК РФ). Напомним, что для налога, удержанного с зарплаты и компенсации за отпуск, срок перечисления – следующий день после выплаты дохода.
Эти особенности отражения дат, общие для больничных и отпускных, нужно учитывать при заполнении раздела 1 расчета 6-НДФЛ.
Как отразить в 6-НДФЛ перерасчёт отпускных
Если при перерасчете нужно доплатить отпускные, в разд. 2 отразите итоговые суммы с учетом доплаты отпускных. То есть правила заполнения раздела такие же, как и по обычным отпускным. Делается это в отчётном периоде, в котором они доплачены. Если при перерасчёте нужно уменьшить отпускные и вернуть излишне удержанный налог, то расчет 6-НДФЛ надо заполнить следующим образом. Сведения о возврате излишне удержанного налога надо отразить (п. п. 3.2, 4.3 Порядка заполнения расчёта 6-НДФЛ):
- в полях 030 — 032 разд. 1 расчета за соответствующий отчётный период;
- в поле 190 разд. 2 за отчётный период, в котором был возврат налога.
Если вы ещё не вернули излишне удержанный налог и отпускные были перечислены в том же налоговом периоде, в котором произведен их перерасчёт, заполните поле 180 разд. 2. Полагаем, возможен иной подход: сумма НДФЛ, уплаченная вами с размера переплаты отпускных, не является налогом, удержанным из доходов налогоплательщика. В данном случае речь идет о сумме, излишне уплаченной за счет ваших средств. Соответственно, при уменьшении отпускных в результате перерасчета не надо заполнять поля 030 — 032 разд. 1 и поля 180, 190 разд. 2. За дополнительными разъяснениями по этому вопросу вы можете обратиться в вашу налоговую инспекцию. В остальном расчёт заполняется по общим правилам. За период, в котором были выплачены уменьшаемые отпускные, нужно подать уточненный расчет по форме 6-НДФЛ. В разделе с обобщенными показателями такого расчета отразите итоговые показатели с учетом уменьшенной суммы отпускных. Приведенные разъяснения УФНС России по г. Москве даны в период действия прежней формы расчета 6-НДФЛ, однако полагаем, что они по-прежнему актуальны.
При выплате дивидендов физлицу нужно правильно отразить их в ежеквартально подаваемом расчёте 6-НДФЛ и в справке о доходах и сумме налога физлица, которая подается в составе расчета 6-НДФЛ по итогам года. Если вы выплатили дивиденды резидентам РФ, налоговую базу определяйте отдельно от других видов доходов, к примеру зарплаты. Речь идет в том числе о ситуации, когда они облагаются по одной ставке. В общем случае применяются следующие ставки:
- 13% — если налоговая база за налоговый период меньше или равна 5 млн руб.;
- 650 тыс. руб. и 15% налоговой базы, превышающей 5 млн руб. — если налоговая база превышает 5 млн руб.
В разд. 1 расчёта отразите сведения об удержанном при выплате дивидендов налоге с разбивкой по срокам его перечисления за последние три месяца отчетного периода. При заполнении разд. 1 отражайте дивиденды следующим образом. В поле 010 укажите код бюджетной классификации для НДФЛ. Например, проставьте КБК 182 1 01 02140 01 1000 110 для НДФЛ в части суммы, превышающей 650 тыс. руб., относящейся к части налоговой базы, превышающей 5 млн руб. В поле 020 отразите общую по всем физлицам сумму налога, подлежащую перечислению за последние три месяца отчетного периода. Ниже, в полях 021 — 023, отражаются суммы налога, подлежащие перечислению соответственно по первому, второму и третьему сроку перечисления этого отчетного периода. Например, в расчёте за I квартал 2023 г. указываются:
- в поле 021 — сумма НДФЛ, исчисленная и удержанная в период с 1 января по 22 января 2023 г.;
- в поле 022 — сумма НДФЛ, исчисленная и удержанная в период с 23 января по 22 февраля 2023 г.;
- в поле 023 — сумма НДФЛ, исчисленная и удержанная в период с 23 февраля по 22 марта 2023 г.
- В поле 024 приводится сумма исчисленного и удержанного налога за период с 23 по 31 декабря. В расчёте за I квартал, полугодие и девять месяцев поле 024 не заполняется (п. 3.2 Порядка заполнения расчёта 6-НДФЛ).
Сумма значений заполненных полей 021 — 024 должна соответствовать значению поля 020. В разд. 2 расчёта среди прочего отражаются обобщённые по всем физлицам сведения о доходах, суммах НДФЛ за отчётный (налоговый) период нарастающим итогом с начала года по соответствующей ставке. Если вы как налоговый агент выплачивали физлицам доходы, которые облагаются по разным ставкам НДФЛ, разд. 2 заполните отдельно для каждой из них . Заполните разд. 2 расчёта таким образом. В поле 100 заполните ставку НДФЛ, с учетом применения которой исчислены суммы налога (например, «15»). В поле 105 укажите код бюджетной классификации по налогу. Например, проставьте КБК 182 1 01 02140 01 1000 110 для НДФЛ в части суммы, превышающей 650 тыс. руб., относящейся к части налоговой базы, превышающей 5 млн руб. В поле 110 отразите общую сумму доходов по всем физлицам, к которым применяется ставка налога, указанная в поле 100. В поле 111 отразите обобщенную сумму доходов в виде дивидендов. Подавая 6-НДФЛ за год, при помощи Контрольных соотношений проверьте, правильно ли вы ее рассчитали. Сумма в поле 111 должна совпадать с суммой дохода в виде дивидендов из всех справок о доходах и суммах НДФЛ, представленных вами по всем физлицам в составе годового расчета 6-НДФЛ. Несовпадение значения поля 111 с указанной суммой будет означать, что начисленный доход в виде дивидендов занижен (завышен). Порядок заполнения разд. 2 расчета в части отражения дивидендов и налога с них в 2023 г. не изменился, поэтому приведенные разъяснения по прошлым отчетным периодам, полагаем, сохраняют актуальность. В поле 120 укажите количество физлиц, получивших от вас облагаемый доход с начала года. В поле 130 отразите общую сумму налоговых вычетов, которые вы предоставили с начала года. Перечень таких вычетов можно найти в Приказе ФНС России от 10.09.2015 N ММВ-7-11/387@. В этот показатель включается сумма, которая уменьшает налоговую базу по дивидендам (вычет с кодом «601»). В поле 140 укажите сумму НДФЛ, которую вы исчислили по конкретной ставке. Отражается вся сумма НДФЛ, который исчислен по ставке из поля 100 по всем физлицам за отчетный период. В поле 141 отдельно отразите сумму НДФЛ, которую вы исчислили с выплаченных дивидендов по всем физлицам с начала года по ставке из поля 100. В поле 155 отразите сумму налога на прибыль, которая была удержана налоговым агентом при выплате дивидендов вашей организации и которую вы приняли к зачету при расчете НДФЛ с дивидендов физлицу-резиденту. В поле 160 расчёта укажите общую сумму налога, которую фактически удержали с начала года.
Если в 6-НДФЛ допускают ошибку (указывают данные, не соответствующие действительности), сдают корректирующий отчёт. Нужно ли это делать, если произведен перерасчет отпускных? Возможны два варианта:
- Дата начисления отпускных и пересчет относятся к одному отчетному периоду (кварталу). Тогда корректировка не сдается, потому что фактически форма 6-НДФЛ с недостоверными сведениями не сдавалась.
- Выплата отпускных и перерасчёт произошли в разных отчётных периодах (кварталах). Тогда:
Больничные в 6-НДФЛ. Пример заполнения
При оплате больничных возможны разные ситуации, поэтому мы приведем несколько примеров заполнения Расчета. За основу возьмем следующие условные данные:
В ООО «Остров» за 9 месяцев 2016 года выплатили 1 000 000 рублей зарплаты сотрудникам, с нее начислен и удержан НДФЛ в сумме 130 000 рублей. В 3 квартале работникам выплачена зарплата за июнь, июль и август, по 100 000 рублей в каждом месяце квартала. Кроме этого, одному работнику было начислено пособие по временной нетрудоспособности. Рассмотрим некоторые варианты, как отразить больничный в 6-НДФЛ.
Пример 1
Сотрудник предоставил больничный лист 2 сентября, а пособие было ему выплачено вместе с зарплатой за август — 5 сентября. Сумма пособия – 10 000 рублей, НДФЛ – 1 300 рублей.
Заполняем 6-НДФЛ за 9 месяцев:
В Раздел 1 формы 6-НДФЛ больничный включим совокупно с зарплатой за 9 месяцев.
Строка 020 – общая сумма дохода 1 010 000 рублей (1 000 000 + 10000),
строка 040 — начисленный налог 131 300 рублей (130 000 + 1300),
строка 070 — удержанный налог 131 300 (130 000 + 1300).
В Разделе 2 больничный нужно отразить отдельным блоком, поскольку срок уплаты НДФЛ с зарплаты – на следующий день после выплаты дохода, а с больничных – последний день того месяца, когда было выплачено пособие. В 6-НДФЛ больничный лист отразим следующим образом:
Строка 100 – день выплаты больничного 05.09.2016,
Строка 110 – удержан НДФЛ 05.09.16,
Строка 120 – срок уплаты НДФЛ с больничных 30.09.16,
Строка 130 — сумма пособия 10000 рублей,
Строка 140 – сумма налога 1300 рублей.
Переходящие больничные и отпускные
Очень часто под переходящим отпуском или больничным понимают ситуацию, когда сотрудник уходит в отпуск (на больничный) в одном месяце, а выходит на работу уже в другом. Влияет ли данный факт на порядок заполнения отчета? Нет, данный факт никак не влияет на заполнение 6-НДФЛ: выплаты отражаются в отчете на дату их перечисления сотруднику.
Совершенно иная ситуация обстоит с отражением в отчете выплат, срок перечисления НДФЛ по которым переносится на следующий месяц из-за того, что выпадает на выходной или праздничный день.
Допустим, отпускные начислены сотруднику 5 июня. Дата получения дохода и удержания налога в этом случае — 05.06.2019, а вот срок перечисления НДФЛ — 30 июня — выпадает на выходной день (воскресенье) и переносится на 1 июля. В этом случае отпускные отражаются только в Разделе 1 отчета за полугодие. В раздел 2 они попадут в отчете за 9 месяцев.
Разбираемся с переходящим отпуском в 6-НДФЛ (рекомендации ФНС)
Отражение в налоговых отчетах переходящих выплат порой вызывает у бухгалтера затруднения. К таким расходам налоговики относятся с повышенным вниманием и часто находят в налоговых расчетах и декларациях связанные с ними ошибки.
При отражении переходящего отпуска в 6-НДФЛ за 1 квартал необходимо учитывать, что начинающийся в апреле отпуск может попасть в 6-НДФЛ за 1 квартал, если отпускные выплачены в конце марта — как того требует ст. 136 ТК РФ (не позже, чем за 3 календарных дня до начала отпуска). Дата начала отпуска при этои значения не имеет (письмо ФНС от 01.08.2016 № БС-3-11/3504@, письмо Минфина от 28.03.2018 № 03-04-06/19804).
Пошаговую инструкцию по заполнению отчета по форме 6-НДФЛ за 1-й квартал 2023 года вы найдете в готовом решении от КонсультантПлюс. Чтобы все сделать правильно, получите пробный доступ к системе и переходите подсказкам от экспертов. Это бесплатно.
Пример отражения отпуска в 6-НДФЛ за 1 квартал 2023 года смотрите в КонсультантПлюс, бесплатно, оформив пробный доступ:
Отражение в 6-НДФЛ отпускных, выплачиваемых отдельно и вместе с зарплатой
Начиная с отчетности за 1 квартал 2023 года сдается форма 6-НДФЛ в редакции Приказ ФНС России от 29.09.2022 № ЕД-7-11/881@. Скачать актуальный бланк расчета и образцы его заполнения для разных периодов вы можете бесплатно, кликнув по картинке ниже:
Воспользуйтесь образцом 6-НДФЛ за 2 квартал (полугодие) 2023 года, составленным экспертами КонсультантПлюс, и проверьте, все ли вы заполнили правильно. Это можно сделать бесплатно, получив пробный онлайн доступ к системе.
Ранее, до 2023 года, отражение отпускных в 6-НДФЛ в большинстве случаев сводилось к 2 вариантам:
- отпускные выплачивали отдельно от зарплаты по мере начисления — тогда они показывались в отдельных строках раздела 1 формы 6-НДФЛ по двум причинам: имел место свой срок выплаты дохода и особый срок оплаты НДФЛ с него;
- отпускные выплачивались вместе с зарплатой (например, при отпуске с последующим увольнением) — в этом случае их все равно надо было показать в отдельных строках раздела 1 формы 6-НДФЛ, т. к. при едином сроке выплаты дохода различным был срок, установленный для оплаты НДФЛ с него, который указывали в строке 021.
В 2023 году, как мы уже отметили, сроки перечисления налога для всех выплат стали одинаковыми, в связи с этим законодатели подкорректировали раздел 1 и теперь нет необходимости показывать отпускные отдельно от зарплатных выплат. В указанном разделе выплаты детализируются именно по сроку перечисления налога, в зависимости от того, в какой период была произведена выплата и соответственно удержан с нее НДФЛ.
Если у вас есть доступ к КонсультантПлюс, проверьте правильно ли вы отразили компенсацию за неиспользованный отпуск в 6-НДФЛ. Если доступа нет, получите пробный онлайн-доступ к правовой системе бесплатно.
Пример отражения отпускных в 6‑НДФЛ
Рассмотрим пример отражения отпускных и НДФЛ с них в 6-НДФЛ за полугодие.
ООО «Нарцисс» выплатило отпускные одному из трех работников 22.06.2023 в сумме 75 240 рублей. Для упрощения примера мы предположим, что все доходы в первом полугодии 2023 года ООО «Нарцисс» выплачивал физлицам-гражданам РФ только по трудовым договорам (контрактам). При этом работники не имеют налоговых вычетов, предоставляемых работодателем, и НДФЛ исчисляется по ставке 13 %.
Исчисленный и удержанный НДФЛ с отпускных составит 9 781 руб. (75 240 × 13 %). Общая сумма доходов работников за три месяца 2023 года составила 720 000 рублей.
- в марте зарплата выплачивалась 15 марта в сумме 105 000 руб. (НДФЛ 13 650 руб.) и 31 марта в сумме 135 000 руб. (НДФЛ 17 550 руб.);
- в апреле зарплата выплачивалась 14 апреля в сумме 120 000 руб. (НДФЛ 15 600 руб.) и 28 апреля в сумме 120 000 руб. (НДФЛ 15 600 руб.);
- в мае зарплата выплачивалась 15 мая в сумме 120 000 руб. (НДФЛ 15 600 руб.) и 31 мая в сумме 120 000 руб. (НДФЛ 15 600 руб.);
- в июне зарплата выплачена 15 июня в размере 120 000 руб. (НДФЛ 15 600 руб.) и 30 июня в размере 96 000 руб. (НДФЛ 12 480 руб.).
Какие требования рекомендуется выполнять при заполнении раздела № 1 6 НДФЛ при наличии листа по нетрудоспособности
Размер пособия и подоходный налог с него не надо выделять отельной строкой. Его следует включить в общую итоговую сумму.
- Отображать выплаты по листу нетрудоспособности в том же периоде, когда были произведены по нем выплаты.
| Номер графы
Раздела № 1 |
То следует указать при наличии больничного листа |
| 010 | Размер ставки подоходного налога |
| 020 | Общая сумма доходов, в т.ч. полученным по листам нетрудоспособности, перечисленная сотруднику с момента начала года и до окончания конкретного отчетного периода |
| 030 | Общая величина налоговых вычетов, которыми воспользовались в текущем отчетном периоде |
| 040 | Вся сумма подоходного налога, рассчитанного с доходов сотрудников предприятия |
| 060 | Количество сотрудников организации |
| 070 | Размер удержанного подоходного налога |
| 080 | Сумма НДФЛ, которая не может быть взыскана** |
Декабрьская оплата труда 2022 года в 6-НДФЛ
Декабрьская оплата труда 2022 года, выданная в январе 2023 года, для исчисления НДФЛ считается доходом 2023 года (Письмо Минфина от 14.09.2022 г. № 03-04-06/88989, Письмо ФНС от 09.11.2022 г. № БС-4-11/15099@).
Данный момент основан на том, что законодатели ввели корректировки в п. 2 ст. 223 НК. В соответствии с этими поправками, с 2023 года дата получения дохода в виде оплаты труда — это дата ее выдачи, в т.ч. выдачи аванса. Раньше этой датой был последний день месяца, за который рассчитывалась зарплата.
Данное обновление требуется учесть при формировать 6-НДФЛ.
Декабрьскую оплату труда 2022 года нужно включать в 6-НДФЛ и справки о доходах по итогам 2022 года, когда она была выплачена в декабре. Однако нужно учесть некоторые особенности.
Как отразить сверхлимитные суточные в 6-НДФЛ: пример
Иванов А. А. 08 июля 2021 года поехал в командировку на 15 дней, получив на руки суточные в сумме 15 000 рублей. По возвращении он подготовил авансовый отчет и сдал его в бухгалтерию 23 июля. За июль Иванов получил зарплату 06 августа.
Бухгалтерии нужно будет:
1. Исчислить налогооблагаемую сумму сверхлимитных суточных.
Это просто: 15 000 делим на 15 дней командировки — получается 1000 рублей в день. Из них 300 руб. (1 000 — 700) — налогооблагаемый доход работника. Всего за командировку налогооблагаемых доходов — 4 500 рублей (300 × 15 дней).
2. Отразить в отчете 6-НДФЛ за 9 месяцев (в части налогооблагаемых сумм по сверхлимитным суточным):
1. В разделе 2:
- в графах 110 и 112 — 4 500 рублей дохода;
- в графах 140 и 160 — по 585 рублей (исчисленный и удержанный налог).
2. В разделе 1:
- в графе 021 — 09.08.2021 (НДФЛ перечислен в бюджет);
- в графе 022 — 585 рублей (НДФЛ с суточных).
Рассмотренные нами сроки исчисления и отражения в отчете 6-НДФЛ командировочных выплат определяются в привязке к статусу физического лица как работника организации. Но как быть с этими процедурами в случае, если на момент признания суточных полученным и налогооблагаемым доходом работник уволен? Этот сценарий можно отнести к числу особых — ознакомимся с порядком действия бухгалтерии при нем.
Правила и сроки по отпускным НК РФ
В общем случае для дохода в виде оплаты труда датой фактического получения дохода является последний день месяца, за который работнику начислен доход (п. 2 ст. 223 НК РФ).
Однако по отпускным эта дата определяется как день выплаты дохода (письмо Минфина России от 26.01.2015 № 03-04-06/2187). Напомним, что выплатить отпускные работодатель-налоговый агент обязан работнику не позднее 3 рабочих дней до начала отпуска (ст. 136 ТК РФ).
Дата удержания НДФЛ будет совпадать с датой выплаты дохода, ведь налоговый агент обязан удержать налог из доходов физлица при их фактической выплате (п. 4 ст. 226 НК РФ).
Срок перечисления НДФЛ с отпускных, т. е. крайняя дата, когда налоговый агент должен перечислить удержанный у физлица НДФЛ, — последний день месяца, в котором отпускные сотруднику были выданы.
Отпускные считаются полученными в день их выплаты, а налог с этих сумм необходимо перечислить в бюджет не позднее последнего дня месяца, в котором они выплачены (пп. 1 п. 1 ст. 223, п. 6 ст. 226 НК РФ).
Как заполнить строку 112 нового расчета 6-НДФЛ
Самое главное – не паниковать. Писать пояснения налоговой совсем не страшно, но я хочу дать несколько рекомендаций, которых придерживаюсь сама:
- Не давать лишнюю информацию. Ответ лаконичный, в общих чертах без конкретики. Захотят – попросят уточнение. Почему так – требования иногда носят чисто формальный характер и инспектору достаточно получить ответ в принципе.
- Не понимаешь – позвони. Проверяешь отчеты – вроде все в порядке, чего от тебя хотят, не ясно, показатели в норме, расхождений нет. В требовании указывается номер исполнителя, свяжитесь и узнайте, что имел в виду инспектор. Возможно, требование отправлено по ошибке (у меня такое бывало).
К сожалению, не всегда удается дозвониться, тогда попытайтесь отправить в ответ на требование запрос об уточнении или просто укажите, что расхождений не обнаружено.
Еще один вариант – отчеты «замылили глаз», и вы не замечаете ошибку, так что не торопитесь обвинять ФНС.
- Прикладывать строго те документы, которые запрашивают. Если написано – приложить договор аренды, решение о дивидендах, то их и отсылаем. Когда указана более размытая формулировка, к примеру, «подтверждающие документы», выбирайте, что вы готовы отослать в качестве основания (возвращаясь к первому правилу – по минимуму).
- Не игнорировать требование. Здорово было бы забиться в уголок и забыть про «страшное» письмо, но отсутствие ответа грозит блокировкой счета, пристальным вниманием к компании, даже включением в график выездной проверки (при регулярном игноре).
Если отсутствуют документы – тяните время. Подтверждайте получение впритык к сроку, просите отсрочки, отправляя часть документов, сообщите об отсутствии ответственного сотрудника (кадровика, главбуха, руководителя) и наличия пароля на компьютере с данными.
Напишите, что в связи с болезнью, нахождением в отпуске заграницей (нет связи) и т.п. невозможно связаться с человеком и получить доступ. Конечно, врать не нужно, но если причины реальные, почему нет?
Напоследок несколько вариантов формулировок ответов (конечно, нужно указать собственные данные).
Все письма обычно начинаются с фразы «В ответ на требование № … от … сообщаем, что…» (номер требования по ТКС и номер в самом письме ФНС не совпадают, я пишу номер из текста требования):
- «…расхождений между отчетом РСВ за 2019 год и 6-НДФЛ за 2019 год не обнаружено».
- «…в расчете 6-НДФЛ за 2019 год в строке 020 указана сумма начисленных доходов, включая оплаты по договорам аренды, выплату действительной части доли, принадлежавшей вышедшему участнику на праве собственности менее 5 лет. В отчете РСВ за 2019 год в строке 030 подраздела 1.1 приложения 1 указаны вознаграждения физических лиц, не включающие эти доходы в связи с тем, что они не являются объектами обложения страховыми взносами в соответствии со статьей 420 НК РФ».
- «…в отчете за 2019 год 6-НДФЛ в строку 020 включена сумма дохода в виде материальной помощи бывшему сотруднику (превышающая необлагаемый размер) – 6000 рублей. Полностью материальной помощи составляет – 10000 рублей. В РСВ за период – 2019 год материальная помощь не включалась, поскольку она не относится к объекту обложения страховыми взносами (между организацией и бывшим сотрудником отсутствуют трудовые отношения)».
- «…в РСВ за 2019 год в строку 030 подраздела 1.1 приложения 1 включена материальная помощь при рождении ребенка в размере 50000 рублей, она также отражена в строке 040, как не подлежащая обложению в соответствии со статьей 422 НК РФ. В отчете 6-НДФЛ за 2019 год материальная помощь не отражалась, т.к. этот вид дохода не подлежит налогообложению в соответствии с п. 8 статьи 217 НК РФ».
Правила заполнения 6-НДФЛ с учётом больничного
Форма 6-НДФЛ представляет собой вид отчёта, в котором содержится информация о сумме налогов и когда организация перечислила их в бюджет РФ. Процедура заполнения данных по налоговым вычетам на зарплату и больничные пособия различается.
Так, в качестве даты фактического получения дохода в виде зарплаты в отчёте будет указан последний день месяца, в который происходили начисления дохода. НДФЛ на зарплату, по закону, должен быть перечислен уже на следующий рабочий день после ее выплаты. А вот дата начисления пособия в отчёте будет совпадать с днём начисления зарплаты, но налог с больничных выплат будет перечислен по данной категории дохода не позже последнего дня месяца, в который больничный был оплачен. Получается, что выплата больничного происходит в один день с зарплатой, но даты налоговых отчислений по данным категориям будут разные, что и нужно указать в 6-НДФЛ.
При увольнении правила заполнения строк с уплатой НДФЛ будут следующими
К примеру, сотрудник написал заявление на увольнение и уволился 15-го числа. Расчет с ним произведут в этот же день, срок перечисления НДФЛ с зарплаты и компенсации отпуска — 16-е число, а срок перечисления НДФЛ с больничных выплат будет отмечен в отчёте последним днём месяца, когда производились выплаты.
Исключение составляет заполнение отчёта при увольнении. Здесь даты фактического получения всех выплат будут совпадать, как и дата отчисления налогов.
Датой фактического получения дохода в виде пособия по временной нетрудоспособности является день его выплаты. Поэтому в расчете 6-НДФЛ отражают только выплаченное пособие. Пособие, начисленное в одном отчетном периоде, а выплаченное в следующем, отражается в расчете за следующий период.
Как правило, сведения об оплаченном больничном и налоге, удержанном с него и перечисленном в бюджет, отражаются в расчете 6-НДФЛ за тот период, в котором оплачен больничный.
Исключение составляет ситуация, когда больничный оплачен в последнем месяце отчетного периода и последний день этого месяца – выходной (нерабочий) день. В данном случае уплатить налог в бюджет необходимо не позднее первого рабочего дня следующего отчетного периода. Сведения о пособии и удержанном из него НДФЛ нужно отразить:
- в разд. 2 расчета за тот отчетный период, в котором оплачен больничный;
- в разд. 1 расчета за следующий отчетный период;
- в справке о доходах и суммах налога физлица (при заполнении расчета за налоговый период).
В разд. 1 нужно отразить (п. п. 3.1, 3.2 Порядка заполнения расчета 6-НДФЛ):
- в поле 020 – общую сумму НДФЛ, срок перечисления которого приходится на последние три месяца отчетного периода, включая налог, удержанный с больничного;
- в поле 021 – последний день месяца, в котором оплачен больничный. Если он выпадает на выходной (нерабочий) день, то укажите рабочий день, следующий за ним;
- в поле 022 – общую сумму удержанного (в том числе с больничного) НДФЛ, срок перечисления которого приходится на дату, указанную в поле 021.
В разд. 2 следует:
- в поле 110 включить сумму больничного в общую сумму доходов, начисленную по всем физлицам с начала года;
- в поле 112 включить сумму больничного в общую сумму доходов, начисленную по трудовым договорам (контрактам) по всем физлицам с начала года;
- в поле 120 указать общее количество физлиц, которые получили доходы, в том числе в виде пособия;
- в поле 140 отразить НДФЛ, исчисленный со всех доходов с начала года, в том числе с больничного;
- в поле 160 отразить общую сумму НДФЛ, удержанного с начала года, включая налог, удержанный с больничного.
При отражении больничных в расчете руководствуйтесь общими правилами заполнения расчета.
На какие организации не распространяется период нерабочих дней?
Указы Президента РФ об установлении нерабочих дней не распространяются на следующие организации:
-
непрерывно действующие;
-
медицинские и аптечные;
-
организации, обеспечивающие население продуктами питания и товарами первой необходимости;
-
организации, выполняющие неотложные работы в условиях чрезвычайной ситуации и (или) при возникновении угрозы распространения заболевания, представляющего опасность для окружающих, в иных случаях, ставящих под угрозу жизнь, здоровье или нормальные жизненные условия населения;
-
организации, осуществляющие неотложные ремонтные и погрузочно-разгрузочные работы;
-
организации, предоставляющие финансовые услуги в части неотложных функций (в первую очередь услуги по расчетам и платежам);
-
иные организации, определенные решениями высшего исполнительного органа государственной власти субъекта РФ исходя из санитарно-эпидемиологической обстановки и особенностей распространения новой коронавирусной инфекции (COVID-19) в субъекте РФ.
Актуальный алгоритм, как отражается больничный лист в 6-НДФЛ в 2020 году.
Начинаем оформление отчетности с раздела 1, где отражается обобщенная информация о расчетах с персоналом. Заполняем в следующем порядке:
- В строчке 020 отражаем все суммы пособий, которые выплачены работодателем в отчетном периоде. Обратите внимание, сумму указываем вместе с подоходным налогом. То есть НДФЛ с больничного в 6-НДФЛ по строке 020 расчета нельзя вычитать из общей суммы начислений.
- В полях 040 и 070 отражаем величину подоходного налога с выплаченных пособий. Указываем НДФЛ, рассчитанный по соответствующим ставкам обложения. В стр. 040 фиксируем размер исчисленного обязательства, а по стр. 070 — уже удержанный налог с пособия.