Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Счет на оплату: инструкция, образцы, порядок работы». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Ни в одном законодательном акте нет указания на то, что составление счета на оплату является обязательным мероприятием при проведении расчетов с контрагентами. Но вместе с тем выставление счета служит подтверждением того, что поставщик ждет оплаты услуг или товаров, а также он потребуется, когда договором не определена сумма к оплате.
Определенной формы для составления счёта не предусмотрено, но есть обязательные составляющие, которые в нем обязаны содержаться.
-
Реквизиты предпринимателя-физического лица или ООО (как продавца, так и покупателя):
- название предприятия;
- правовая форма организации;
- юридический адрес регистрации;
- КПП (только для юридических лиц).
-
Сведения о банке, обслуживающем сделку:
- название банковского учреждения;
- его БИК;
- номера расчетного и корреспондентского счетов.
-
Платежные коды:
- ОКПО;
- ОКОНХ.
Правила заполнения счёта на оплату
Законодательно установленной формы для счёта на оплату нет, так как он не относится к обязательным документам бухгалтерского учёта. Но за многие годы его применения в деловом обороте сформировались правила его оформления и обязательные реквизиты для заполнения:
- дата и номер счёта;
- данные продавца (наименование, ИНН, адрес, банковские реквизиты);
- данные покупателя (наименование, ИНН, адрес);
- информация о предмете платежа (наименование товара, услуги, работы, цена за единицу, количество, сумма);
- итоговая сумма к оплате с учётом НДС и акцизов (при наличии);
- подписи руководителя и главного бухгалтера (для юридических лиц), подпись индивидуального предпринимателя;
- печать (при наличии);
- можно добавить дополнительную информацию по желанию продавца. Например, о сроке действия счёта или отметку о необходимости уведомления после проведения оплаты.
Счёт на оплату, счет-договор, счет-фактура — в чем разница?
Счёт-договор — это, по сути, тот же самый документ на оплату, но дополнительно включающий в себя реквизиты договора. В нём прописываются условия доставки, сроки перечисления денег, порядок возврата, обмена, хранения и всё то, что продавец считает нужным сообщить о товаре или услуге.
Этот документ обычно заменяет договор, если сумма сделки небольшая. Факт оплаты счёта-договора подтверждает согласие покупателя с указанными условиями.
У счёта-фактуры совсем другая функция — подтвердить факт поставки товара (выполнения работ или услуг) и указать на наличие НДС в сделке. Применяется индивидуальными предпринимателями и компаниями, работающими на ОСНО. Выдается вместе с накладной или актом выполненных работ.
Счет — это платежный документ, который формируется продавцом и направляется покупателю с целью произвести взаиморасчеты по приобретенным товарам и оказанным услугам. В нем указываются условия сделки, определяя конкретные товары и услуги, а также порядок их приобретения. Счет можно выставлять как на основании заключенного договора, так и без его оформления.
Выставление счета на оплату и подписание его плательщиком, как правило, означает подтвержденное согласие последнего заплатить за приобретенные товары, услуги. Если приложить к расчету кассовый (товарный) чек, сделка будет иметь ту же юридическую силу, что и заключенный контракт.
Поставщик может оформить бумажный расчет либо сделать счет онлайн. По условиям договора или устной договоренности расчетная документация выставляется либо до момента получения покупателем товаров, услуг, либо по факту поставки.
В соответствии с действующим законодательством, продавец имеет право не выставлять счет на бумаге или онлайн. При взаиморасчетах достаточно будет указывать счет-фактуру, который сопровождает все операции, облагаемые НДС. Однако есть список ситуаций, при которых выставление счета на оплату (на бумаге или онлайн) является обязательным:
- В случае если заказчик рассчитывается с поставщиком на сумму, которая заранее неизвестна и в договоре не зафиксирована (например, услуги связи, коммунальные услуги, сервисное обслуживание).
- В случае предоплаты за товары и услуги.
Обязательные реквизиты документа
Обязательно укажите реквизиты продавца и покупателя.
Сведения о продавце:
- полное наименование компании или Ф. И. О. (для ИП);
- полный адрес;
- ИНН;
- КПП;
- номер расчетного счета;
- номер корреспондентского счета;
- БИК;
- контактные данные — номер телефона, адрес электронной почты.
Сведения о покупателе:
- для организаций — наименование, адрес регистрации, ИНН, КПП, банковские реквизиты;
- для ИП — Ф. И. О. полностью, адрес регистрации, ИНН, банковские реквизиты;
- для физических лиц — Ф. И. О. полностью, адрес регистрации.
Чего в счёте быть точно не должно
Поскольку бухгалтеры, юристы и прочие бюрократы любят из простого делать сложное и плодить сущности без необходимости, то захламляют счёт ненужной информацией:
-
Реквизиты плательщика помимо его наименования.
-
Реквизиты получателя из ЕГРЮЛ помимо ИНН. КПП указывать нужно только, если есть филиалы с разными КПП.
-
Корреспондентский счёт банка получателя и наименование банка, так как по БИК это автоматически подставляется.
-
Подписи руководителя предприятия и главбуха — куда ж без них, они же ещё бывает и настоящие подписи и печати шлёпают на бумажный счёт, не создавая при этом никакой добавочной стоимости. Если уж так хочется печать и подпись иметь для красоты, то руководителя организации там достаточно, но лучше и его убрать. Сканированные подпись и печать ничего не дают. Если уж так нужна подпись, то нужно подписывать файл счёта усиленной квалифицированной ЭЦП.
Какие данные должен содержать счет на оплату
Счет на оплату останется документом, даже будучи заполненным не в строгой форме. Как сказано выше, он может быть составлен в свободной форме. Но чем составлять его самостоятельно, гораздо проще бесплатно скачать образец счета на оплату 2022 года и на его основе составить документ, отражающий особенности вашего бизнеса. Какие сведения нужно внести в него обязательно?
- порядковый номер счета (по учету за текущий год) и дату составления;
- платежные реквизиты поставщика как стороны, выставляющей счет: наименование и юридический адрес, банковские реквизиты, необходимые для оплаты счета покупателем;
- реквизиты плательщика и грузополучателя. В случаях, когда это одна и та же компания, в графе «Грузополучатель» напишите «тот же» или скопируйте информацию. Потребуются наименования и адреса, их ИНН, КПП (если эти коды присвоены);
- названия товаров либо услуг, данные об их количестве с указанием единиц измерения (штука, килограмм, метр
и т. д. ), цена (прописью); - облагается ли товар/услуга НДС. Когда они под действие налога не подпадают, в соответствующую графу вносится запись: «Без налога (НДС)». В обратном случае отдельно указывается сумма НДС;
- использует ли поставщик УСН либо иную систему налогообложения. Это важно для налоговых последствий сделки;
- подписи главы предприятия и главбуха, печать (если таковая имеется).
Кто выписывает счёта на оплату
Счёт на оплату всегда выписывает сотрудник бухгалтерского отдела. После того, как форма будет заполнена, документ передается руководителю организации, который удостоверяет его своей подписью. Ставить печать на документе не обязательно, так как ИП-шники и юридические лица (с 2016 года) имеют право не использовать печать.
Оформляется счёт на оплату в двух экземплярах, один из которых отправляется потребителю услуги или покупателю, второй – остается у организации, его выписавшей. Заполнить счёт можно как на обычном листе А4 формата, так и на фирменном бланке организации. Второй вариант удобнее, так как не нужно каждый раз вносить сведения о предприятии.
Данный документ не имеет унифицированного образца, поэтому организации и индивидуальные предприниматели вправе разрабатывать и использовать собственный шаблон или выписывать счёт на оплату в свободной форме. Как правило, у давно работающих организаций и ИП форма бланка стандартна, меняются только данные о получателе счёта, наименовании товара или услуги, а также сумма и дата. Иногда организации дополнительно в счёте указывают условия поставки и оплаты (например, процент или сумму предоплаты), срок действия счёта и прочую информацию.
Если в документе при оформлении допускаются какие-либо ошибки, их лучше не исправлять, а выписать счёт заново.
Следует помнить о том, что в некоторых случаях, при решении разногласий между сторонами в судебном порядке, счёт на оплату является документом юридической силы и может быть представлен в суде.
Виды банковских счетов
Расчетный счет – лишь один из видового многообразия банковских продуктов. В зависимости от назначения и условий обслуживания различают и ряд других.
Предназначен для учета и проведения операций с электронным кэшем компании, связанных с предпринимательской деятельностью. Некоторые сопровождаются комиссиями. Право распоряжения средствами принадлежит исключительно его владельцу.
Открыть и использовать могут только банковские организации. Он служит для взаиморасчетов внутри государственной или международной финансовых систем.
Положить деньги на депозит – значит, положить их «под процент». Переводить средства, оплачивать что-то с помощью него у вас не получится, разрешено лишь снимать или пополнять.
Прикреплен к банковской карте и дает возможность управлять своими финансами без посещения банка.
Аналог основного счета, которым могут пользоваться как компании, так и физические лица. Применяется для операций, которые напрямую не связаны с деятельностью вашего бизнеса. Например, покупка автомобиля или перевод крупной суммы денег.
Специальный счет, посредством которого инвесторы и трейдеры проводят операции с ценными бумагами на бирже. Обеспечивает его работу посредник-брокер – профессиональный биржевой работник.
Был специально введен в нашей стране для стимулирования обычных людей, а не профессиональных финансовых гуру, для вложения средств в российскую фондовую биржу. Позволяет получить налоговый вычет в размере 13% от суммы вложенных средств.
Не путать с ИИС. Предназначен для хранения и преумножения средств, выделенных одним или несколькими лицами для развития определенного инвестиционного проекта.
Используется для операций в рамках государственного субсидирования. Органы исполнительной власти строго следят за целевым расходованием средств.
Его открывает банк, выступающий гарантом аккредитивной сделки между двумя контрагентами. Оговоренная сторонами сумма хранится до исполнения поставщиком товара/услуги своих обязательств.
Виды расчетных счетов
В зависимости от юридической формы организации:
По применяемой валюте:
Если предприятие практикует международные взаиморасчеты в валюте, то может открыть транзитный счет. На нем доступна конвертация в рубли.
Некоторые банки дополнительно стимулируют клиентов не обнулять расчетный счет, начисляя проценты на остаток. В рамках расчетно-кассового обслуживания предпринимателям доступны и другие приятные бонусы, такие как пакет условно бесплатных платежных поручений или зарплатный проект.
Когда необходимо выставлять
Это документ, который является доказательством проведенной сделки для бухгалтерии, фирмы или другой организации.
В обязательном порядке счет выставляется в следующих случаях:
- Если компания работает на рынке и освобождена от налога на добавленную стоимость по статье 145 Налогового кодекса РФ
- Контрагенты не успели заключить договор, а поставку товара нужно осуществить в сжатые сроки. Поставщик может сформировать счет на оплату, а чуть позднее стороны скрепят свои отношения договором.
- Пункт 1 статья 169 Налогового кодекса РФ – процесс торговли документально оформлен от личного имени и с применением ОСН
- Статья 168 Налогового кодекса РФ – предприятие получило частичную предоплату
- Покупателю требуется единоразовая поставка, и оформлять долгосрочный договор просто не имеет смысла.
Как правильно выставить счет на оплату?
Так как счет на оплату не подпадает под статью закона №402-Ф3 Российской Федерации «О бухгалтерском учете», к нему нельзя предъявить строгие требования оформления.
Структура документа сложилась в процессе рыночных отношений на протяжении многих лет. Считается хорошим тоном подавать документ, максимально приближенный к устоявшимся канонам.
Способы заполнения счета:
-
Получить бланк через Всемирную паутину в формате .doc и распечатать на формате А4 с последующим заполнением от руки.
Сохраните документ на компьютере и используйте как шаблон при последующих сделках.
- Заполнение бланка со всеми реквизитами в электронном виде.
-
Если вы сотрудник фирмы или другой организации, где предустановлено специализированное программное обеспечение – бухгалтерские программы — используйте его.
Минимальное количество ошибок + возможность отслеживать процесс оплаты предмета торговли.
-
Скачайте одну из бухгалтерских программ и запустите ее на пробный период.
Этого времени вам вполне хватит, чтобы правильно оформить счет.
Если взялись самостоятельно оформлять бланк, у вас будет возможность внести дополнительную информацию, необходимую лично вам. Такой вариант возможен при наличии у предмета торговли определенной степени специфичности.
Счёт на оплату: подробности его заполнения
Несмотря на кажущуюся простоту, к этой части следует отнестись со всей серьезностью. Именно лица, подписавшие счет на оплату, будут нести ответственность за достоверность информации и ее соответствие условиям договора.
Нередко искажение именно информации в счете на оплату приводит к ошибочным перечислениям денежных средств.
Данные исполнителя-сотрудника, который сформировал и выписал документ, его прямой телефон также необходимы. Будет возможность связаться с ним в случае возникновения вопросов, уточнить имеющуюся информацию или получить дополнительные сведения.
После подписания можно сказать, что оформление счета на оплату закончено.
Если по условиям договора покупатель обязан произвести предоплату, первым будет выставлен счет. На основании его бухгалтер сформирует весь пакет документов на поставку. А именно, выпишет товарную накладную, накладную на отпуск со склада, счет-фактуру.
Если же оплата идет по факту поставки товара (выполнения работ, оказания услуг), то счет на оплату формируется на основании отгрузочных документов (тот же пакет документов, что и выше).
Все эти бумаги взаимосвязаны и обычно имеют один порядковый номер, что очень упрощает отслеживание и контроль товарных операций.
Некоторые организации номер счета используют как внутреннюю кодировку для операций поставки. Цифры и буквы в нем не беспорядочные, как кажется на первый взгляд, а несут информацию о партии товара, материально-ответственном лице, складе и тому подобное.
На усмотрение организации счет на оплату может содержать следующую дополнительную информацию:
Основание для выставления. Это могут быть:
- договор поставки товара (работ, услуг);
- заявка покупателя о резервировании партии товара;
- товарная накладная на поставку товара;
- и другие.
Условия получения товара. Например:
- самовывоз;
- получение с транзитного склада;
- доставка товара поставщиком по конкретному адресу;
- и другие.
Если по условиям договора счет выписан в иностранной валюте, а оплату требуется произвести в российских рублях, то можно и нужно указать, какой курс будет действительным при оплате.
Можно указать, в течение какого отрезка времени поставщик гарантирует наличие товара, указанного в документе.
Счет на оплату считается необязательным документом, а потому без него можно обойтись. Он нужен исключительно для предоставления реквизитов контрагенту и побуждению его к более оперативной оплате.
Бланк счета на оплату-2022: скачать бесплатно в word или в excel
При оформлении счетов особое внимание следует уделить НДС. Когда продавец применяет общий режим налогообложения и платит налог на добавленную стоимость, то в счете этот факт отображается отдельной строкой. Обычно внизу таблицы с перечнем товаров или услуг ставится — «в том числе НДС», это означает НДС включен в общую стоимость сделки или строка «НДС сверху», указывающая на начисление налога сверх стоимости сделки, т.е. отдельно.
Для правильного расчета НДС можете воспользоваться нашим онлайн-калькулятором НДС.
Счет на оплату является своеобразным договором между продавцом и покупателем товаров/услуг. Продавец предлагает клиенту свои услуги по такой-то цене, и если покупатель их оплачивает, то он соглашается с условиями договора. Фактического договора между двумя сторонами нет, но счет как бы легализует взаимоотношения сторон. Все остальные документы оформляются уже после оплаты (обычно при получении товара/услуг).
Обратите внимание: счет – это ответственный документ, который доказывает процесс заключения сделки между двумя сторонами. Он может являться доказательством в суде и применяется для решения хозяйственных споров. Обычно счет выдается юрлицами и индивидуальными предпринимателями, которые оплачивают НДС.
Если вы работаете с заграничными поставщиками/клиентами, то также сможете выписывать фактуру. Но в английском языке она называется «Инвойс». В шапке этого документа должна быть запись «invoice» и «инвойс» (обычно пишется через тильду «Invoice/инвойс №158/195». После этого выражения указывается порядковый номер документа (в нашем случае это №158/195, исходящий и входящий номер), данные о продавце, данные о клиенте, дата выдачи, трек-номер доставки и общая сумма. Дополнительно в инвойсе могут прописываться прочие условия сделки. К примеру, данные об оплате налоговых обязательств, страховке, штрафе за задержку или повреждение товара.
Отметим, что выписанный счет на оплату, даже если он invoice, должен содержать в себе точное описание товаров и услуг. Все данные в инвойсе должны совпадать с данными в накладных, иначе у вас гарантировано возникнут проблемы на таможне и при дальнейшей уплате налогов. Поэтому требуйте от своих зарубежных контрагентов строгого соблюдения правил при выписке документов.
Перед началом любого сотрудничества контрагентами, как правило, заключаются договора, в которых прописываются сроки оплаты, суммы и прочие условия сделок. К тому же, нашим законодательством совершение сделок без договоров не предписано.
Если условиями контракта не предусмотрено, что продавцу обязательно нужно выставить счет на оплату, можно и не делать этого. В данном случае покупатель должен оплатить услугу или товар лишь на основании договоренности.
Но бывают ситуации, когда без счета обойтись нельзя. В случае, когда условиями договора сумма, которую покупатель должен перечислить, не определена, продавцом счет должен быть выставлен непременно.
Так может быть, к примеру, при оплате услуг связи: в договорах такого рода сумма, как правило, заранее не прописываются. Счет-фактура выставляется, когда организацией осуществляются операции, подлежащие налогообложению НДС, и в других случаях, установленных законодательством.
Оформляется бумага в двух экземплярах. Один из них отдается покупателю, а второй — остается у продавца.
Заполняется отчет на листке бумаги формата А4. Также его можно оформить на фирменном бланке компании. Чаще всего счет от ИП оформляется на фирменном бланке компании. Так в отчетные документы не требуется постоянно вносить реквизиты компании.
Единого образца заполнения у документа нет. Каждая фирма разрабатывает свой бланк заполнения документа. По закону рф документ оформляется в свободной форме. Долго работающие фирмы и предприниматели разрабатывают самостоятельно свой бланк чека на оплату.
В нем только меняются:
- данные о покупателе;
- название товаров или услуг;
- общая сумма;
- дата.
Некоторые фирмы указывают в чеке условия поставки, оплаты, срок действия бумаги, иную информацию.
Как выставить счет на оплату физлицу?
К счету на оплату физлицу не имеется законодательно установленных требований, касающихся формы и порядка выставления, он не является первичным учетным документом. Это следует из ст. 9 закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ, согласно которой первичными учетными документами оформляются факты хозяйственной жизни организации. Рассматриваемый же счет не свидетельствует о совершении каких-либо действий (продажа товаров, выполнение работ), выражая только намерения, которые могут быть и не воплощены на практике.
Подобная точка зрения многократно отмечается в решениях судов различных инстанций. Так, например, отсутствие правового значения счетов на оплату озвучено Арбитражным судом Уральского округа в постановлении от 01.11.2016 № Ф09-9564/16 по делу № А07-28746/2015. Более того, ни один правовой акт ничего не говорит не только о том, как выставить счет на оплату физическому лицу, но и вообще об обязательности выставления данного документа. Этот факт указывает на то, что форму его хозяйствующее лицо вправе определить самостоятельно (по аналогии с первичными учетными документами, требования к которым закреплены в ч. 2 ст. 9 ФЗ № 402).
Правила выставления следуют из обычаев делового оборота, согласно которым счет:
- Формируется на фирменном бланке организации (предпринимателя) и/или содержит все его реквизиты.
- Содержит всю необходимую информацию, позволяющую идентифицировать сделку, осуществляемую сторонами (в счет которой происходит оплата).
- Подписывается руководителем и бухгалтером.
- Выставляется по просьбе физического лица.
- Не является обязательным к выставлению.
- Заверяется печатью хозяйствующего субъекта (при ее наличии).
Оплата по такому счету производится по усмотрению гражданина — как правило, путем внесения наличных средств. С особенностями данной процедуры можно ознакомиться здесь.
Образец счета на оплату без НДС: заполняем правильно
Образец счет без НДС– с помощью такой фразы пользователи, которым требуется выставить своим покупателям счет на оплату без налога, пытаются найти в сети шаблон этого документа с правильным заполнением.
В каких случаях нужно выставлять счет без НДС? Как правильно заполнить документ без учета налога на добавленную стоимость? В статье вы увидите ответы на все свои вопросы, и после прочтения материала сможете без труда заполнить счет без НДС.
- Всегда ли нужен счет
- Зачем выставлять счет на оплату без НДС
- Какая информация должна быть в счете без НДС
- Как заполнить табличную часть счета без НДС(образец)
- Итоги
Похожие записи: