Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Образец объяснительной кассира по ошибочно пробитому чеку». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Напомним, что неприменение ККТ, использование ее с нарушениями требований законодательства, ненаправление покупателю кассового чека в электронной форме или непередача его на бумажном носителе грозит пользователю ККТ административной ответственностью (ч.ч.2, 4, 6 ст. 14.5 КоАП РФ). При этом для освобождения от ответственности важно не просто пробить чек коррекции, но и обеспечить в нем достаточность сведений, позволяющих точно идентифицировать конкретный расчет, в отношении которого применяется корректировка, например, в форме указания фискального признака документа, ранее некорректно сформированного с применением ККТ.
Чек коррекции – как пробить
Мы указали выше, в каких случаях применяется чек коррекции в онлайн-кассах. При этом необходимо соблюдать, чтобы в пробиваемом чеке коррекции имелись обязательные реквизиты. К ним относятся (п. 5 ст. 4.1 Федерального закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ):
- наименование, номер, дата и время фискального документа (при электронной форме вместо наименования фискального документа указывается код формы документа);
- Ф.И.О. лица, уполномоченного на формирование фискального документа (за исключением случая, когда используются автоматические устройства для расчетов);
- наименование пользователя и его ИНН;
- регистрационный номер ККТ;
- заводской номер фискального накопителя;
- место (адрес) осуществления расчетов;
- фискальный признак документа;
- фискальный признак сообщения (за исключением случая печати фискального документа на бумажном носителе).
Реквизиты корректирующего чека
Согласно ст. 4.7 закона 54-ФЗ обязательными реквизитами рассматриваемого документа в том числе являются:
- наименование;
- номер, дата и время фискального документа;
- наименование пользователя и его ИНН;
- регистрационный номер ККМ;
- заводской номер фискального накопителя;
- место осуществления расчетов;
- фискальный признак документа и фискальный признак сообщения.
Все реквизиты такого чека закреплены приказом ФНС от 21.03.2017 № ММВ-7-20/229@.
Корректирующий чек содержит и такой реквизит, как «Признак расчета». Он может содержать цифровое значение 1 или 3, где:
- 1 означает приход, т. е. дополнительное внесение денег в кассу;
- 3 означает изъятие, т. е. дополнительное изъятие денег из кассы.
Важно, что указанный реквизит может содержать только одно из указанных значений и быть отражен в чеке лишь единожды. Другими словами, чек коррекции не может содержать одновременно и приход, и изъятие. Соответствующее требование содержится в п. 1 ст. 4 закона 54-ФЗ.
Когда используется чек коррекции, то сведения о нем хранятся в фискальном накопителе ККМ не менее 30 суток.
Реквизит «Тип коррекции» обозначает то, что явилось причиной введения корректировки:
- 0 — корректировка проведена самостоятельно;
- 1 — корректировка проведена по предписанию.
В реквизите «Кассир» должны быть указаны Ф. И. О. и должность соответствующего лица.
Ошибочное неприменение ККТ и штрафы
Организации и индивидуальные предприниматели несут ответственность по ч. 2 ст. 14.5 КоАП РФ за неприменение ККТ. Штраф для ИП, согласно данной норме, составляет не менее 10 000 рублей, а для юридических лиц – не менее 30 000 рублей. Конкретная величина штрафа может доходить до одного размера суммы расчета, осуществленного без применения кассы.
Подобные штрафы объясняются тем, что неприменение касс одновременно нарушает как права потребителей (например, при отсутствии чеков покупатели не могут доказать факт оплаты товара), так и интересы государства (часть полученных бизнесом доходов уводится из-под налогообложения).
Шпаргалка по статье от редакции БУХ.1С для тех, у кого нет времени
1. Организации и индивидуальные предприниматели несут ответственность по ч. 2 ст. 14.5 КоАП РФ за неприменение ККТ.
2. Пользователи ККТ могут уйти от ответственности за неприменение онлайн-касс, если своевременно устранят нарушение.
3. Для этого требуется изготовить чек коррекции, а также сообщить в ИФНС о неприменении ККТ.
4. Схемы применения кассового чека коррекции различны при использовании онлайн-кассы с форматом фискальных данных версии 1.1 и кассы с форматом фискальных данных версии 1.05 и 1.0.
5. Чтобы узнать версию формата фискальных данных на кассе, необходимо распечатать «Отчет об открытии смены».
Но в ряде случаев неприменение ККТ не является результатом целенаправленных действий пользователей касс. Неприменение касс может быть обусловлено ошибкой кассира, техническим сбоем либо обычным заблуждением. В частности, когда пользователь ошибочно полагает, что не должен применять кассу, хотя такая обязанность существует.
Например, при безналичной дистанционной оплате товара не всегда понятно, нужно ли применять ККТ и оформлять чеки. По закону при оплате товаров через интернет-банкинг и другие электронные средства платежа продавцы обязаны применять кассовую технику и выдавать чеки (п. 5 ст. 1.2 Федерального закона от 22.05.03 № 54-ФЗ).
Когда же оплата совершается, скажем, через платежное поручение/квитанцию в отделении банка, такой обязанности пока не возникает. Обязанность по применению касс в отношении подобных расчетов вводится только с 1 июля 2019 года (п. 4 ст. 4 Федерального закона от 03.07.2018 № 192-ФЗ).
При дистанционной оплате товара способ расчета для продавца не очевиден. Поэтому при оплате через тот же интернет-банкинг продавец может не применить кассу, полагая, что платеж пришел из банковского отделения через расчетный счет. Можно ли избежать ответственности за неприменение кассы в подобных случаях? Закон отвечает на данный вопрос утвердительно.
Пример объяснительной записки о неправильно пробитом чеке
Если кассир выдал чек с неверной стоимостью продукции, а покупатель сразу обратил на это внимание и требует возвратить ему излишне взятые деньги, в обязанности кассира входит изъять испорченный чек и выбить другой – с правильной стоимостью. Соответственно, после завершения смены, кассир оформляет акт КМ-3, где отражается сумма по неправильно выбитым чекам. Испорченные чеки приклеиваются на листе с о, с приложением их к отчётности. К перечисленным материалам провинившийся работник прикладывает письменное объяснение, с отображением причины случившегося.
Объяснение составляется в произвольном виде, в нем требуется отобразить:
- Вверху справа заполняется «шапка» записки, в которой отображается название учреждения, должность, фамилия и инициалы начальника, потом отображаются сведения автора записки.
- Затем посередине строки пишется фраза «Объяснительная записка».
- Дата оформления письма и входной номер его регистрации в приемной начальника.
- Далее пишется заглавие – в данном примере, «о выданном чеке по ошибке» или «объяснительная по возвращению денежной суммы».
- В тексте письма кассир кратко в деловом стиле отображает обстоятельства, по случившемуся:
- Дату случившегося.
- Наименование кассового устройства.
- Заводской номер модели.
- Номер неправильно выданного чека.
- Сумма испорченного чека
- Причины случившегося.
- Затем он подписывает записку с указанием своей должности и ФИО.
- К объяснению прикрепляется испорченный чек. Набирать чек на разницу в цене не требуется, так как данное обстоятельство не влияет на размер налогов. Однако если чек был составлен на меньшую цену, то эту разницу пробить нужно.
- медицинские и лекарственные препараты;
- индивидуально-гигиенические средства;
- косметика, парфюмерия, бытовая химия;
- автотранспортные средства и прицепы к ним, мотоциклы, скутера, велосипеды, моторные лодки, катера и пр.;
- технически сложные бытовые товары (телевизоры, микроволновые печи, пылесосы и т.п.);
- электрокабели, провода и т.п.
- домашняя мебель;
- ювелирные изделия;
- печатные издания;
- оружие и боеприпасы к ним;
- продукты питания и посуда из полимерных материалов;
- домашние животные и растения;
- текстиль, трикотаж и иные швейные товары (это не распространяется на кожно-меховую продукцию);
- строительно-отделочные материалы
Да, этот список большой, так что список товаров, подлежащих возврату не так уж велик.
Как написать объяснительную записку?
Письменное объяснение по неправильно выбитому чеку является таким же документом, что и прочие служебные письма, поэтому к заполнению такого документа необходимо отнестись со всей ответственностью.
- Начинать заполнять такое письмо необходимо с правого верхнего угла, где требуется отобразить сведения об адресате, которому пишется записка. Кассир должен написать здесь должность, название учреждения, ФИО начальника. Все записывается в дательном падеже. После этого заполняются сведения о авторе записки в родительном падеже.
- Ниже, посередине строчки отображается название документа. «Объяснительная записка» Название лучше выделить полужирным шрифтом, и размер шрифта сделать на 1- 2 пункта крупнее.
- Затем описываются подробно обстоятельства, которые послужили причиной ошибочных действий.
- В конце письма ставиться дата и подпись кассира, сделавшего ошибку.
Как оформить ошибочно пробитый чек?
Способ исправления ошибки зависит от того, когда ее выявили.
Кассир составил чек на сумму большую необходимой, покупатель заметил разницу и сразу указал ответственному сотруднику на нее.
В этом случае нужно забрать неверный документ у покупателя и выдать ему правильный. В конце дня работник составит отчет п форме КМ-3, в котором отразит сумму возврата по неиспользованным и ошибочным чекам.
Неверный документ обязательно нужно приложить к отчету, поставив на нем отметку «Погашено». Если он отпечатан на термобумаге, рекомендуется снять с него копию. Текст, нанесенный на такую бумагу, быстро выцветает, и дополнительные меры позволят избежать проблем с контролирующими инстанциями.
Относительно совершенной ошибки кассир обязан в конце дня написать объяснительную на имя руководителя фирмы. В этой бумаге указываются причины допущенной оплошности: невнимательность, проблемы в работе кассовой аппаратуры и т.д.
Делать чек на дельту нет необходимости: эта операция не повлияет на величину налога, рассчитываемую кассовым аппаратом. Она может быть необходима только для упрощения ведения бухгалтерского отчета внутри организации. Сумма ошибочно пробитых чеков отражается в кассовом журнале в графе 15. Делать РКО не нужно.
Основание для уменьшения дневной выручки – КМ-3. Ошибочно пробитый чек вычитается из полученной суммы. Отчет распечатывается в одном экземпляре и подписывается директором компании, руководителем отдела и сотрудником кассы.
Если чек был пробит на сумму, меньшую нужной, следует выбить документ на разницу. Кассир не имеет права не выполнить эту операцию: его действия будут расценены налоговыми органами как неиспользование ККМ, что влечет серьезные штрафы для организации. Согласно действующей практике, чек на неполную сумму приравнивается к невыданному.
Если ошибку обнаружили после подготовки ежедневного отчета с гашением, ее необходимо исправить. Порядок действий ответственного сотрудника аналогичен Ситуации №1, за исключением пункта о внесении данных в журнал кассира.
Аннулирование ошибочной операции делается путем создание РКО на разницу. Ордер выдается из «головной кассы», потому что к этому моменту дневная выручка уже оприходована.
Оставить недочет неисправленным нельзя. Действия компаний, связанные с применением ККМ, строго контролируются налоговыми службами. Нарушения караются штрафами, составляющими 40-50 тыс. рублей за одну оплошность. Поэтому кассиру следует знать инструкцию по корректировке ошибок и применять ее на практике.
Образец служебной записки о непробитом чеке
Объяснительная по возврату по кассе Может возникнуть такая ситуация, что кассир пробил чек по неверной стоимости товара. Покупатель сразу же заметил это и просит вернуть ему переплаченную сумму.Кассир должен забрать неправильный чек и пробить новый – по верной цене.
В конце своего рабочего дня, кассир составляет отчёт КМ-3, в котором он отражает сумму по неиспользованным и ошибочно выбитым чекам. Неправильно пробитый чек обязательно прикладывается к отчёту, и на нём ставится о. В конце операционного дня, провинившийся кассир пишет записку, в которой он подробно описывает факт и причины ошибочно пробитого чека.
Важно Имя пользователя, которому отправляется обращение, будет внесено в строку «Адрес».
Оформление записки об неверном чеке
Закон РФ ФЗ № 54 от 22.05.203 года «О использовании контрольно-кассовой техники…» настоятельно просит, чтобы организации, получающие за реализацию продуктов или же за предложение предложений наличные способы от покупателей, должны ставить кассовые аппараты. В прямые обязанности кассира заходит выдача покупателю уникального кассового чека. Впрочем, в предоставленном Законе отсутствуют сведения о том, как отменить выбитый по ошибке чек. В п.4.3 послания Минфина №104 от 30.08.1993 года рассказывается, собственно что при ошибке кассира в отношении выбитого чека, он обязан исполнить надлежащее:
При невозможности погашения чека на протяжении рабочего дня, актировать его при окончании замены.
Составить действие по унифицированной форме № КМ-3, принятой Госкомстатом РФ N 132 от 25.12.1998 г.
Отразить в “Журнале оператора-кассира” выданные средства по вернувшимся чекам. Необходимо отметить, собственно, что при неверно выданном чеке действие КМ-3 оформляется в неотъемлемом порядке. К данному акту прикрепляется испорченный чек, с отметкой о его погашении, а еще письменное комментарий кассира, сделавшего оплошность. Испорченные чеки приклеиваются на незапятнанный лист бумаги. Все вышеназванные материалы отправляются в бухгалтерию учреждения. Предоставленная процедура отображена в объяснении УМНС РФ N 29-12/17931 от 02.04.2003 г.
Ошибочное неприменение ККТ и штрафы
Организации и индивидуальные предприниматели несут ответственность по ч. 2 ст. 14.5 КоАП РФ за неприменение ККТ. Штраф для ИП, согласно данной норме, составляет не менее 10 000 рублей, а для юридических лиц – не менее 30 000 рублей. Конкретная величина штрафа может доходить до одного размера суммы расчета, осуществленного без применения кассы.
Подобные штрафы объясняются тем, что неприменение касс одновременно нарушает как права потребителей (например, при отсутствии чеков покупатели не могут доказать факт оплаты товара), так и интересы государства (часть полученных бизнесом доходов уводится из-под налогообложения).
Шпаргалка по статье для тех, у кого нет времени
1. Организации и индивидуальные предприниматели несут ответственность по ч. 2 ст. 14.5 КоАП РФ за неприменение ККТ.
Таблица «Использование чека-коррекции в ситуации, когда «увеличили» сумму по чеку»: Вопрос Ответ Ситуация: кассир пробил чек на сумму большую, чем была получена им на самом деле, и это произошло после ухода покупателя.
Образец объяснительной кассира по ошибочно пробитому чеку
Кассир делает те же самые действия, что и в первой ситуации, но не вносит данные об ошибке в свой журнал. Бухгалтер должен сделать РКО на сумму разницы и подписать его у руководителя, и у кассира. Ордер выписывается из «бухгалтерской» кассы, так как дневная выручка по конкретной кассовой машине уже оприходована. Точно так же, как и в первом случае, кассир должен написать объяснительную записку о происшествии.
Информация в этом документе указывается точно такая же, как и в первой ситуации.
Сделать один чек коррекции на общую сумму непроведенных операций разрешено только в случае массового технического сбоя в работе ККТ (Письмо ФНС России от 20.12.2017 № ЕД-4-20/25867).
Все реквизиты коррекционного чека закреплены приказом ФНС России от 21.03.2017 № ММВ-7-20/ Особое внимание необходимо обратить на следующие реквизиты:
— «Признак расчета» (тег 1054)
Он может содержать цифровое значение 1 или 3, где:
е. дополнительное внесение денег в кассу (например, если выявлена покупка, по которой не был выдан чек);
- «3» — расход, т. е. дополнительное изъятие денег из кассы (если нужно скорректировать расходные операции).
- Далее указано, что 70 000 рублей получено наличными деньгами, и еще 30 000 — электронными, то есть оплачено картой.
Важно знать, что данный реквизит может содержать только одно из указанных значений и отразить его в чеке можно один раз. Другими словами, чек коррекции не может содержать одновременно и приход, и изъятие.
Объяснительная записка для чека коррекции
Каков порядок действий, если ошибка найдена «по предписанию»? Ошибка, найденная «по предписанию», то есть налоговая узнала о неучтённых продажах. Такое может произойти в том числе после жалобы покупателя о невыданном чеке. Порядок действия кассира таков: 1. Пробивается чек коррекции; 2. Основанием коррекции служит дата и номер предписания (которое ИФНС направляет в бухгалтерию компании); 3.
В чеке коррекции должен быть определён тип расчёта «приход» и «операция по предписанию» как признак коррекции. Важный момент: в случае, когда налоговая направила предписание до момента корректировки ошибки кассиром, организация обязуется выплатить штраф, согласно ст.
Иногда при оформлении наличной операции кассир может допустить ошибки. В частности, неверно указать форму расчета в чеке: «наличными» вместо «электронными» или наоборот; неверно ввести стоимость товара; неверно отразить количество товара и другие. Исправлять такие ошибки обязательно сразу же после их обнаружения.
Как же исправить неточность, допущенную в распечатанном фискальном чеке? Об этом рассказали в УФНС г.Севастополь.
Для этого предусмотрен особый механизм — нужно «пробить» кассовый чек коррекции или возвратный документ.
В случае формирования чека коррекции в отношении расчета, ранее осуществленного без применения ККТ, такой чек должен содержать (помимо обязательных реквизитов самого кассового чека коррекции) реквизиты, соответствующие расчету, который был произведен без применения ККТ.
При формировании кассового чека коррекции в целях освобождения от административной ответственности необходимо обеспечить достаточность сведений в таком кассовом чеке коррекции, позволяющих точно идентифицировать конкретный расчет, в отношении которого применяется корректировка.
Затем следует остальная информация — такая же, как и в обычном чеке.
Действия при ошибочно пробитом чеке
Этот Закон прямо указывает, что организации и предприниматели, которые получают за свои товары или услуги наличные деньги от населения, должны применять кассовую технику.
Покупатель или лицо, оказывающее услуги, всегда должны выдавать покупателю оригинал кассового чека.
Пунктом 4.3 вышеуказанных Правил предусмотрено, что если кассир-операционист допустил ошибку, он обязан: актировать по окончании смены кассовый чек, если невозможно погасить чек в течение смены; оформить акт по форме N КМ-3, утвержденной Постановлением Госкомстата РФ от 25.12.1998 N 132;
>Делаем корректировку по кассе надо обьяснительную в налоговую
Такое может произойти в том числе после жалобы покупателя о невыданном чеке.
Объяснительная по онлайн кассе
Испорченные чеки приклеиваются на листе с отметкой «Погашено», с приложением их к отчётности. К перечисленным материалам провинившийся работник прикладывает письменное объяснение, с отображением причины случившегося.
Объяснение составляется в произвольном виде, в нем требуется отобразить:
- Вверху справа заполняется «шапка» записки, в которой отображается название учреждения, должность, фамилия и инициалы начальника, потом отображаются сведения автора записки.
- Затем посередине строки пишется фраза «Объяснительная записка».
- Дата оформления письма и входной номер его регистрации в приемной начальника.
- Далее пишется заглавие – в данном примере, «о выданном чеке по ошибке» или «объяснительная по возвращению денежной суммы».
- В тексте письма кассир кратко в деловом стиле отображает обстоятельства, по случившемуся:
- Дату случившегося.
- Наименование кассового устройства.
- Заводской номер модели.
- Номер неправильно выданного чека.
- Сумма испорченного чека
- Причины случившегося.
- Затем он подписывает записку с указанием своей должности и ФИО.
- К объяснению прикрепляется испорченный чек. Набирать чек на разницу в цене не требуется, так как данное обстоятельство не влияет на размер налогов.
Акт о возвращении денежных средств составляется в торговых точках для возвращения сумм потребителям по неправильно набранным чекам кассовыми аппаратами. В акте необходимо перечислять номера и суммы испорченных чеков.
Оформляется акт в 1-м экземпляре участниками комиссии и совместно с испорченными чеками, приклеенными на бумажном листе, передаются в бухгалтерию. Приход по кассе уменьшается на величину, отображенную в акте и данные записываются в книгу кассира (форма № КМ-4).
ПБУ 5/01 «Учет материально-производственных запасов», одновременно признав прочий доход (п. 8 ПБУ 9/99 «Доходы организации»). Затем на основании путевого листа стоимость ГСМ списывается в расходы по обычным видам деятельности.
Кроме того, неподтвержденные первичкой расходы нельзя учесть в базе при расчете прибыли (письмо УФНС по Москве от 12.04.2006 № 20-12/29007).
При совершении операций с денежной наличностью все юридические лица и ИП (за исключением случаев, предусмотренных пп.
2, 3, 5–7 ст. 2 закона «О применении ККТ» от 22.05.2003 № 54-ФЗ) обязаны выдать чек ККТ или БСО покупателю (п. 2 ст. 1.2 закона 54-ФЗ). Чек ККТ (БСО) — первичный учетный документ, отпечатанный с применением специально предназначенной автоматизированной техники или же сформированный в электронной форме в момент расчета между продавцом и клиентом.
Документ должен содержать данные о расчете, а также обязательные реквизиты, предусмотренные п. 4.7 закона 54-ФЗ.
Но перед тем, как вносить изменения в пробитый чек и в отчёты кассира, сам виновный в допущении ошибки должен составить объяснительную записку о неправильно пробитом чеке. Объяснительная по возврату по кассе Может возникнуть такая ситуация, что кассир пробил чек по неверной стоимости товара. Покупатель сразу же заметил это и просит вернуть ему переплаченную сумму.Кассир должен забрать неправильный чек и пробить новый – по верной цене.
Заполняем акт формы КМ-3
Акт КМ-3 оформлялся в 1 экземпляре комиссией в составе заведующего отделом, старшего кассира и кассира и утверждался руководителем. Заполнить информацию необходимо было по всем погашенным чекам, а также по чекам, возвращенным клиентами в случаях возврата ими товара. Кассовая выручка за этот день уменьшалась на сумму, возвращенную покупателям, и об этом делалась запись в журнале кассира-операциониста КМ-4.
Составлять акт КМ-3 нужно было не во всех случаях возврата товара. Если покупатель расплатился банковской картой, выдавать ему деньги из кассы при возврате товара было нельзя, поскольку такое направление расходования наличной выручки не было предусмотрено нормативными документами (п. 2 указания Банка России от 07.10.2013 № 3073-У о расходовании наличных денег из кассы). Не оформлялся акт по форме КМ-3 и в случае возврата товара не в день покупки. В этом случае по заявлению покупателя, возвращавшего товар, оплаченный наличными денежными средствами, производился на основании его заявления из главной кассы по расходно-кассовому ордеру.
Объяснительная записка о неправильно пробитом чеке
Кассир в течение рабочего дня выполняет много однотипной работы, требующей кропотливого внимания. Вследствие человеческого фактора вполне могут иметь место ошибки в пробитии кассовых чеков. Поскольку это финансовые документы, влияющие на отчетность, все эти неточности должны быть зафиксированы и оформлены в установленном порядке. Нужно принять меры к тому, чтобы в будущем максимально снизить количество таких ошибок, а для этого изучить их причины.
Изложить обстоятельства неправильно пробитого кассового чека кассира просят в объяснительной записке, которую прикладывают к другим документам для оформления таких нарушений.
Случается, что допущенная ошибка замечается сразу после допущения и может быть тут же исправлена. Например, неправильно пробита цена товара, покупатель указал на это, кассир пробил товар верно. Но информация об ошибочном чеке уже зафиксирована в памяти ККМ. Чек с ошибкой должен быть «легализован» специальным отчетом в конце дня и приложенной к нему объяснительной запиской кассира вкупе с испорченным чеком.