Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Закончился журнал кассира операциониста». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Переход на новую контрольно-кассовую технику, оснащенную фискальным накопителем и передающую информацию о денежном обороте оператору фискальных данных, отменяет необходимость ведения такого документа, как КМ-4. В своем постановлении от 25 декабря 1998 г. за № 132 Госкомстат России присвоил этот индекс журналу кассира-операциониста: при работе с кассой нужно было ежедневно заполнять около двух десятков граф документа.
Для чего нужен кассовый журнал и как его ведение регулируется законом
В первую очередь использование кассовых аппаратов прописано в 54-ФЗ от 22.05.2003 года (последняя редакция — от 8 марта 2015 года). Что этот закон регламентирует:
- Определяет виды организаций, которые в обязательном порядке должны применять в своей деятельности контрольно-кассовые аппараты. (К ним не относятся ИП на «вменёнке» и ПСН, либо те, кто использует бланки строгой отчётности).
- Определяет регламент использования реестра содержащихся в технике данных.
- Определяет требования, которые применяются к предпринимателям и фирмам, использующим в своей работе кассовую аппаратуру.
- Обозначает права налоговых органов и проверяющих ККТ.
Журнал кассира-операциониста нужен, чтобы вести учёт наличных, поступивших от клиента и переданных в кассу фирмы или предпринимателя.
При использовании кассы-онлайн кассир ежедневно формирует отчеты о начале и окончании рабочей смены, которые умная техника в автоматическом режиме передает в налоговую службу. Вместе с отчетами туда же уходит информация о ежедневном денежном обороте: проверить такую информацию можно прямо на рабочем месте кассира. Заполнение книги КМ-4 при использовании новой ККТ – простое дублирование данных, которое только увеличивает количество бухгалтерской документации.
Таким образом, журнал кассира операциониста для онлайн-кассы не нужен. Особенно актуальна отмена журналов для крупных участников рынка: ритейлеры с десятками работающих кассовых аппаратов-онлайн физически не успеют во время принять и сдать рабочую смену при ручном заполнении документации.
Как заполнить журнал кассира-операциониста при плановой замене ЭКЛЗ?
Как заполнить графы журнала кассира операциониста (форма № КМ-4) при плановой замене электронной контрольной ленты защищенной (ЭКЛЗ), в частности, графы 10, 11, 12, 13, 14, 15? Нужно ли указывать слова «Акт №..», если замена была, например 17.04.2015, и больше в этот день операций по кассе не было?
Журнал кассира-операциониста (форма № КМ-4, утв. постановлением Госкомстата России от 25.12.1998 № 132) применяется для учета операций по приходу и расходу наличных денег (выручки) по каждой контрольно — кассовой машине организации, а также является контрольно — регистрационным документом показаний счетчиков.
Указания по применению и заполнению форм первичной документации по учету денежных расчетов с населением при осуществлении торговых операций с применением контрольно — кассовых машин, утв. постановлением Госкомстата России от 25.12.1998 № 132, не регламентируют порядок заполнения Журнала кассира-операциониста (форма № КМ-4) в случае замены электронных контрольных лент защищенных (ЭКЛЗ).
По нашему мнению, в день замены ЭКЛЗ нужно отразить следующие записи Журнале кассира операциониста (форма № КМ-4):
1) Прежде всего, сформировать запись, указав показания Z-отчета, снятого непосредственно до замены ЭКЛЗ:
• в графе № 1 – дата снятия Z-отчета;
• в графе № 2 – номер отдела;
• в графе № 5 – номер Z-отчета;
• в графе № 6 – показания счетчиков на начало рабочего дня (например, 10 000 руб.);
• в графе № 9 – сумма перед заменой ЭКЛЗ (например, 17 900 руб.);
• в графах №№ 10, 11, 12, 13 и 14 – сумму выручки на момент замены ЭКЛЗ (графа № 9 минус графа № 6 (например, 7 900 руб.)).
Какие новые бумаги нужно заполнять?
С вступлением в силу закона №54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники» появилось два новых документа. Это чек коррекции и форма с признаком «возврат прихода».
Первый выдается, если появляется неучтенная выручка. В нем отражается сумма превышения. Также он необходим в случаях, когда в магазине случился перебой в подаче электроэнергии и кассир вел торговлю, принимая наличные.
Второй оформляется, когда производится возврат средств за товар или услугу. Он выдается как при оплате наличными, так и банковской картой.
Также появились отчеты об открытии и закрытии смены, закрытии фискального накопителя и подтверждение ОФД о достоверности принятых данных. Они не входят в перечень документов учета, поэтому подробно рассматривать их мы не будем.
По плану счетов предприятия все операции с кассой проводятся на 50‑м счете и его субсчетах. При стандартной форме бухгалтерского учета они регистрируются в главной книге ΚΟ‑4, которую ведет старший бухгалтер. Для малого предприятия, при выборе во время регистрации упрощенной системы бухучета, в соответствии с ее формой все операции должны оформляться в «Книге учета хозяйственных операций» формы Κ‑1, либо в «Книге учета доходов и расходов».
В этих записях должно учитываться движение денежной наличности в операционных кассах предприятия, в конце рабочего дня регистрируемое для каждой из них в Журнале кассира‑операциониста, записи в котором ведет ответственный за это кассир. Они должны производиться чернилами или пастой синего цвета. Каждая из них должна заверяться подписями кассира, старшего кассира и руководителя предприятия.
На обложке журнала должны быть указаны:
- реквизиты предприятия или индивидуального предпринимателя;
- коды ΟΚΠΟ, ΟΚУД;
- данные ΚΚΜ;
- дата открытия журнала;
- сведения об ответственном за его ведение.
Происхождение документа
Согласно российскому законодательству, а также письму Минфина № 104 от 30.08.1998 г., все организации и индивидуальные предприниматели, имеющие дело с наличными денежными расчетами, обязаны использовать зарегистрированную контрольно-кассовую технику (здесь и далее — ККТ). За каждой отдельной машинной единицей должен быть закреплен специальный учетный документ — книга или журнал кассира-операциониста. Он имеет унифицированную форму КМ-4, утвержденную в постановлении Госкомитета статистики № 132 от 25.12.1998 г.
Данный документ призван отображать достоверную информацию всех Z-отчетов, которые содержат полные данные по всем операциям, проводимым на отдельно взятой кассе или другой единице ККТ за рабочие сутки. Помимо того, в этот журнал в обязательном порядке заносятся показания счетчиков. Собранные данные, как правило, предоставляются в налоговые органы, контролирующие деятельность предпринимателей.
Замена журнала кассира-операциониста при его завершении
В ситуации, когда у налогоплательщика – владельца ККТ нет больше места в журнале кассира-операциониста для осуществления записей по кассовым операциям, необходимо завести новый документ, а старый, сделав в нем отметку в налоговом органе о его завершении, оставить у себя на хранение на срок до 5 лет. При этом кассир должен отразить после всех записей последней страницы журнала итоговую сумму выручки, которая нарастающим итогом прошла по всему журналу с самого начала его использования до финальной операции, отраженной в нем. Указанные сведения заверяются подписями кассира, руководителя и главного бухгалтера, после чего проставляется печать (при ее наличии). В таком виде журнал отправляется в налоговую инспекцию.
Новый журнал регистрируется в налоговом органе одновременно с закрытием старого журнала.
Для осуществления указанных процедур налогоплательщику следует представить:
- Заявление о замене журнала кассира-операциониста.
- Сам закончившийся журнал.
- Z-отчет, запись по которому была финальной в использованном журнале.
- Новый журнал.
- Документ, подтверждающий регистрацию ККТ.
- Доверенность на лицо, которое осуществляет подачу данных документов (если это не руководитель или не главный бухгалтер).
Для чего нужен кассовый журнал и как его ведение регулируется законом
В первую очередь использование кассовых аппаратов прописано в 54-ФЗ от 22.05.2003 года (последняя редакция — от 8 марта 2015 года). Что этот закон регламентирует:
- Определяет виды организаций, которые в обязательном порядке должны применять в своей деятельности контрольно-кассовые аппараты. (К ним не относятся ИП на «вменёнке» и ПСН, либо те, кто использует бланки строгой отчётности).
- Определяет регламент использования реестра содержащихся в технике данных.
- Определяет требования, которые применяются к предпринимателям и фирмам, использующим в своей работе кассовую аппаратуру.
- Обозначает права налоговых органов и проверяющих ККТ.
Журнал кассира-операциониста нужен, чтобы вести учёт наличных, поступивших от клиента и переданных в кассу фирмы или предпринимателя.
Все данные, полученные при ведении журнала будут учитываться, чтобы определить базу налогового обложения. В случае ИП — НДФЛ, а также налога при УСН. В случае юрлица — налога при УСН и прибыли. Также эти данные будут служить для организованного и упрощённого оборота средств при взаимодействии с покупателями (например, при возврате денежных средств за сданный товар).
Также данные из журнала часто привязываются к складской программе учёта. Это позволяет оперативно видеть уход товара и остатки.
Журнал кассира-операциониста при работе с онлайн-ККТ не нужен
В связи с переходом на онлайн кассы многие предприниматели задаются вопросом о необходимости ведения журнала кассира-операциониста. Ответ налоговиков однозначен — журнал больше не нужен.
До введения онлайн кассы, журнал кассира-операциониста (КМ-4) нужен был для отражения в нем выручки за смену (сутки). В журнале указывались (и указываются до сих пор теми, кто пока не приобрел новые ККТ) следующие данные:
- счетчик контрольно-кассовой техники (ККТ) на начало смены;
- счетчик ККТ на конец смены;
- сумма выручки за смену;
- подписи ответственных лиц;
- сумма денежных средств, сданных в наличной форме;
- сумма денежных средств, сданных в безналичной форме;
- общая сумма выручки;
- сумма денежных средств по возвратам от покупателей товаров при предоставлении чеков.
Понятие «онлайн-касса» подразумевает под собой кассовый аппарат, который кроме привычных функций электронно-вычислительной машины не только печатает чеки и хранит информацию о них, но и передает по сети Интернет данные сведения в налоговые органы, вследствие чего, ведение журнала кассира – операциониста для онлайн – кассы не предусмотрено. Таким образом, указанную форму документации (журнал) пользователи новых ККТ могут не применять.
Это операции по оплате клиентом с использованием расчётных карт.
Когда приобретение совершается с помощью эквайринга, денежные средства с карты клиента попадают на расчётный счёт фирмы. При этом в журнале кассира-операциониста, деньги эти записываются в отдельный столбец, а сумма остатка по Z-отчёту не равняется размеру налички.
Аппаратура для проведения операций эквайринга может быть предоставлена банковской организацией, с которой вы заключаете дополнительный контракт. Основной особенностью является то, что банк за каждую операцию будет брать процент. Но, допустим, на сегодняшний день, предпринимателю гораздо выгоднее платить этот процент, чем оставаться с упущенной выгодой. Ведь использование кредитных и дебетовых карт для расчёта за товар и услугу вошло в прочный и повседневный обиход. Зачастую клиенты отказываются от покупки, только потому что у них нет с собой наличности, а фирма не принимает к оплате банковские карты. При использовании аппарата эквайринга покупателю выдаётся чек.
Документы, обязательные к заполнению
При этом, несмотря на отказ от большинства первичных кассовых документов, что сделало ведение учета более удобным, остались документы, которые обязательны к заполнению. Кроме того, появились и принципиально новые формы, которые были введены вместе с утверждением обязательного использования онлайн-касс.
Обязательна ли кассовая книга при использовании онлайн-кассы? Да, данный внутренний журнал предприятия является обязательным унифицированным регистром. При этом руководство организации вправе самостоятельно решить, вести её в классическом бумажном варианте или воспользоваться современными технологиями и вести электронную книгу. Для неё установлена форма КО-4, которая обязательна для всех владельцев ККТ, как старого, так и нового онлайн образца. То есть правила ведения данного документа никак не изменились и включают в себя стандартные пункты:
- Записи в документ вносятся лишь на основании кассовых ордеров, как приходных, так и расходных, каждый из которых отражается в книге;
- Остаток на конец дня, отображенный в документе, должен быть сверен с фактическим наличием денежных средств;
- Книга, которая ведется в электронном виде, в обязательном порядке должна быть распечатана, прошита и заверена.
Новые законодательные акты никоим образом не коснулись и установленных правил оформления ПКО и РКО.
Новые документы, обязательные к заполнению
Федеральный закон №54-ФЗ ввел в обиход два совершенно новых кассовых документа. Первый из них называется чеком коррекции и необходим в случае обнаружения по итогу смены превышения учтенной выручки. Кроме того, данный документ должен быть оформлен в случае отключения электроэнергии, когда расчет с покупателями осуществляется наличными деньгами. Следует помнить, что неиспользование ККТ является административно наказуемым преступлением. В то время как данный документ позволит избежать штрафа. Но злоупотреблять данной возможностью не стоит, по каждому подобному чеку налоговый инспектор может требовать документальных объяснений.
Вторым документом является чек с признаком «возврат прихода». Подобный чек оформляется в случае возврата клиенту денежных средств за приобретенную продукцию или полученную услугу. Документ оформляется вне зависимости от того, в какой форме денежные средства поступили от потребителя: наличными или в электронном виде.
Кроме того, повсеместное внедрение онлай-касс обосновало появление и других фискальных документов. В первую очередь, это отчеты открытия и закрытия смены, между операциями одной смены по закону не должно проходить более 24 часов. В случае если отчет об открытии смены не сформирован, касса не будет печатать кассовые чеки. То же самое происходит, если смена превысила сутки. Появился отчет, сообщающий о закрытии фискального накопителя, то есть устройства, установленного в онлай-кассе и хранящего в зашифрованном виде все кассовые документы. В случае необходимости достать накопитель из кассы, например при заполнении его памяти, необходимо быть уверенным в том, что все документы по операциям были переданы в налоговую службу.
Использование журналов при наличии онлайн кассы
Вопрос, нужен ли журнал кассира-операциониста онлайн кассы, вызвал немало дискуссий. Дело в том, что при использовании ККТ старого образца ведение такого документа было обязательным. Но после рассмотрения всех аспектов в Минфине пришли к выводу, что данный журнал не является обязательным условием работы с онлайн кассами. Объяснение такой позиции очень простое: любые сведения, содержащиеся в данной документации, отражены в фискальных документах. Таким образом, необходимая информация всегда передается в налоговую.
Однако по формальным признакам, использование книги является правомерным. Это значит, что кассиры имеют право работать с привычными журналами старого образца.
Продление и замена журнала кассира
Требований к количеству страниц формы КМ-4 не существует, но рано или поздно журнал все равно закончится. Регистрировать новый журнал можно только после полного завершения старого. Для выполнения этой процедуры потребуется заполнить заявление, подготовить новый журнал, предоставить карточку регистрации и копию последнего Z-отчета в налоговую инспекцию. При этом в старом журнале подводится итог, который заверяется подписями директора и главного бухгалтера, а в новый журнал переносится сумма показаний последнего необнуляемого итога. Журнал кассира-операциониста относится к первичной документации, поэтому архив журналов необходимо хранить не менее пяти лет.
Подобные же действия производятся и в случае утери журнала кассира-операциониста. В такой ситуации по усмотрению инспектора может быть назначена проверка.