Внесение записи о службе в армии в трудовую книжку

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Внесение записи о службе в армии в трудовую книжку». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Содержание

1. Как правильно сделать запись в трудовой книжке о службе в армии

2. Что входит в понятие «военная служба»

3. Образец записи в трудовой книжке о службе в армии

4. Какие документы должен предъявить сотрудник?

5. Как вносить запись о наградах и других отличительных знаках, полученных во время службы

6. Электронная трудовая книжка: запись службы в армии делается или нет?

7. Если работодателем является ИП

Кадровикам важно знать, как внести запись в трудовую книжку о службе в армии. Будущий сотрудник организации обязан предоставить руководителю свой военный билет, а также заявление, которое в дальнейшем послужит причиной издания соответствующего приказа, в письменном виде.

Как правильно сделать запись в трудовой книжке о службе в армии

Трудовое законодательство РФ указывает, что сотрудник прошедший военную службу, должен сообщить об этом работодателю, а также в подтверждение данного факта предъявить свой военный билет и заявление о внесении необходимых данных в трудовую. Руководство, ознакомившись с документами, обязано поставить на заявлении визу и издать соответствующий приказ, который для отдела кадров предприятия станет основанием для внесения записей. Специально уполномоченный на ведение и хранение трудовых книжек кадровик перед тем, как сделать запись в трудовую книжку о военной службе, должен изучить распорядительный документ, то есть приказ вышестоящего органа, написать расписку об ознакомлении.

В разделе сведений о работе кадровик должен зафиксировать сроки начала и окончания службы работника в вооруженных силах отечества. В графе, где указываются документы-основания, нужно записать номер и серию предоставленного военного билета. Процедура внесения вышеперечисленных записей предусматривает, в качестве завершения, проставление в трудовой книге печати предприятия и подписи руководящего органа или уполномоченного им лица.

Записи о военной службе вносятся, как правило, до того, как сотрудник официально зачисляется в штат предприятия. Однако, как показывает практика, так бывает не всегда. Например, военный билет в определенный момент пропал или находился на стадии восстановления. В таком случае законом предусмотрено внесение записи о военной службе уже после того, как сделана запись о приеме на должность.

После зачисления сотрудника он имеет право требовать от начальства внесение в трудовую сроков прохождения военной службы. Для этого нужно предоставить руководству для ознакомления военный билет и заявление, а также необходимые бумаги, официально подтверждающие, что военный билет временно утерян или находится на стадии восстановления. Обычно это справка. На ее основании в необходимых внутренних документах компании данная ситуация официально фиксируется.

Если сотрудник находился на срочной службе, то такую запись в трудовой делают отдельно. Также это правило касается и службы по контракту, для подтверждения которой предъявляется не только военный билет, но и сам контракт.

Вопрос, как внести запись, если была допущена ошибка, может заинтересовать не только кадровиков, но и самого бывшего военнослужащего. По закону, любые исправления и перечеркивания на страницах трудовой книжки недопустимы, за редким исключением. Страницы с данными про работы к такому исключению не относятся – тут править нельзя.

Если была допущена ошибка, нужно указать, что эта запись недействительна. Внизу под ней в том же порядке внести правильную. Бывшему служивому переживать по поводу таких ошибок не стоит, главное, чтобы сведения были в итоге внесены правильно. Важное требование есть к почерку того, кто вписывает информацию – это разборчивость, ведь читать придется ее многим другим людям.

Что входит в понятие «военная служба»

Обратимся к Правилам ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденным Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 (далее — Правила ведения трудовых книжек). В п. 21 сказано, что в трудовую книжку по месту работы вносится с указанием соответствующих документов запись о времени военной службы в соответствии с Федеральным законом от 28.03.1998 N 53-ФЗ «О воинской обязанности и военной службе» (далее — Закон о военной службе), а также о времени службы:

в органах внутренних дел;
налоговой полиции;
госструктурах по контролю за оборотом наркотических средств и психотропных веществ;
на таможне.

Военная служба — понятие обобщенное, включает в себя службу:

в Вооруженных силах РФ;
внутренних войсках Министерства внутренних дел РФ;
войсках гражданской обороны;
инженерно-технических и дорожно-строительных воинских формированиях при федеральных органах исполнительной власти;
Службе внешней разведки РФ;
органах Федеральной службы безопасности;
федеральном органе специальной связи и информации;
федеральных органах государственной охраны;
федеральном органе обеспечения мобилизационной подготовки органов государственной власти РФ;
воинских подразделениях федеральной противопожарной службы и создаваемых на военное время специальных формированиях.

Об этом говорится в п. 1 ст. 2 Закона о военной службе.

Перейдем непосредственно к заполнению раздела «Сведения о работе» трудовой книжки. Так как до первого трудоустройства сотрудник проходил военную службу, необходимо отразить это в документе в первую очередь, а затем уже вписывать сведения о приеме на работу в организацию (п. 21 Правил ведения трудовых книжек). Итак, в графе 1 мы указываем, что это первая запись в трудовой книжке. В графе 2 ставим дату оформления документа. Затем вносим в графу 3 сведения о том, что работник служил в армии, и указываем период службы. Текст записи произвольный, однако он должен строго соответствовать формулировке, указанной в документе, на основании которого она производится. В графе 4 даем ссылку на документ. Это может быть не только военный билет, но и справка военного комиссариата, выписка из приказа об увольнении из органов внутренних дел, таможни и т.п.

Теперь в трудовую книжку можно вносить сведения об организации. В графе 3 указываем ее полное и в скобках сокращенное наименование. Оформить эту строку нужно в виде заголовка.

Ниже в этой же графе делаем запись о том, в какое структурное подразделение компании принят работник, и указываем его должность (профессию, специальность), которая должна соответствовать штатному расписанию. Если сотруднику будут положены какие-нибудь льготы или установлены ограничения, связанные с выполнением работ, наименование его должности, специальности или профессии должно соответствовать наименованиям и требованиям, указанным в соответствующем квалификационном справочнике.

Продолжим заполнение. В графе 1 отметим, что это вторая запись в трудовой книжке работника. В графе 2 поставим дату — она будет такой же, как и в первой записи. В графе 4 даем ссылку на документ, на основании которого мы производим запись, например приказ о приеме на работу, а также указываем его номер и дату (п. 3.1 Инструкции по заполнению трудовых книжек).

Запись о прохождении военной службы вносится тем же образом, что и любая другая запись, однако есть ряд особенностей, которые необходимо будет учесть:

В 1 графу вносится порядковый номер записи;
Во 2 дата внесения записи (чч.мм.гггг). В данном случае не стоит указывать срок зачисления на службу. Нужно указать именно дату вносимого в трудовую книжку изменения;
В 3 графу вносится сама информация. Чёткого регламента здесь нет, однако стоит учитывать, что некоторые периоды не входят в срок службы. Так исключают:
- Срок отбывания дисциплинарного наказания;
- Срок пребывания в дисциплинарной воинской части.

Если у сотрудника в военном билете имеется обозначение таких периодов, то срок службы указывается с перерывом. В целом запись будет выглядеть примерно так: «Служба в Вооружённых силах Российской Федерации с 08.09.2016 по 15.09.2017»;

В 4 графу вносится номер военного билета. Если у сотрудника имеются награды, то информация о них указывается здесь же, со ссылкой на номер документа. Если сотрудник проходил службу на контрактной основе, то вносится так же информация о контракте.

Образец записи в трудовой книжке о службе в армии

Записывается информация относительно воинской службы на том же развороте, что и сведения о работе. Перед глазами будет 4 стандартные колонки. Данные в них нужно вносить предельно внимательно, так как любые ошибки и исправления недопустимы.

В первой колонке нужно указать номер записи, он должен быть следующим по порядку.
Вторая колонка – дата внесения записи о службе в армии.
Третий – самый большой столбец – это данные о причинах внесения записи. С формулировкой могут возникнуть определенные проблемы, ведь далеко не все кадровики заполняют трудовую книжку прошедшего воинскую службу. Оптимально – это сформулировать запись по примеру того, что указано в военном билете. Слов там может быть много, их допускается сокращать, но так, чтобы не терялся смысл.
Последняя колонка – это номер военного билета, он вносится обязательно.
Обязательный реквизит – это печать работодателя, который внес соответствующие изменения в трудовую книжку.

Случается такое, что сотрудника призывают в армию, в таком случае тоже важно правильно сформулировать причину увольнения, а именно на это идет большинство работодателей. Пример записи, которая должна быть внесена: «Уволен с должности «…» по причине, которая не зависит от воли сторон, а именно призовом на военную службу, в соответствии со ст. 83 ТК».

В трудовую книжку вносится информация не только про саму службы, но и про награды, звания, медали. Порядок внесения специфический, его нужно соблюдать, а именно:

В первой колонке – номер записи по порядку. Она идет отдельно от данных про прохождение службы, так как потребуется занесение информации, на основании каких документов совершается запись.
Во второй – дата награждения, внесение сведений, а именно награждения. Даже если это было во время прохождения службы.
В следующей графе — ФИО того, кто награждал, за какие заслуги.
Последняя колонка – дата, номер, серия документа, на основании которого была выдана награда.

После внесения данных в трудовую специалист отдела кадров обязан показать бывшему военному заполненный бланк. Он, в свою очередь, может сверить все важные реквизиты, в том числе название воинской части и номер военного билета. Свежими глазами увидеть ошибку легче. Если все в порядке, то оформление бланка завершается и вносится запись о приеме на работу.

Пример 2. Воспользуемся данными примера 1. Как на их основании заполнить раздел «Сведения о работе» трудовой книжки Р.П. Гусарова?

Решение. До призыва в армию у Р.П. Гусарова не было трудового стажа, поэтому первая запись будет содержать информацию о периоде службы в Вооруженных силах РФ. При этом дата внесения записи будет соответствовать дню приема сотрудника на работу (см. пример 1). В графе 4 нужно сослаться на документ, на основании которого в трудовую книжку внесены сведения о периоде службы в армии, в нашем случае — на военный билет. Как видно из примера 1, Р.П. Гусаров до службы в армии обучался в колледже. Однако эту информацию отражать в трудовой книжке не нужно.

Затем вносим в документ вторую запись, свидетельствующую о трудоустройстве работника. Основанием для внесения записи послужит приказ о приеме сотрудника на работу.

Перед внесением записи в трудовую книжку о службе в армии руководителем организации должен быть подписан приказ, разрешающий внесение соответствующей записи. После того как приказ утвержден, начальник по кадровой службе должен ознакомиться с ним и написать расписку об ознакомлении или поставить свою подпись на приказе с визой «Ознакомлен».

Перед началом заполнения проверяем документы сотрудника, сверяем даты в военном билете, проверяем документы, подтверждающие наличие наград или других отличительных знаков.
В графе 1 ставить номер по порядку. Так, если предыдущая запись была, например, № 9, то запись о службе в армии будет по № 10. Если в трудовой книжке работника записей еще нет, то ставите № 1.
В графе 2 указываете дату внесения записи. Будьте очень внимательны – вносится именно дата заполнения трудовой книжки, а не дата начала службы в армии.
В графе 3, непосредственно, делается запись о службе в армии. Обязательно указывается даты начала и окончания службы в формате ДД.ММ.ГГГГ и только арабскими цифрами. Примеры записей приведены ниже.

Какие документы должен предъявить сотрудник?

Чтобы начальник кадровой службы мог внести запись о службе в армию в трудовую работника, работник должен предъявить военный билет, а также написанное сотрудником заявление о просьбе сделать запись в трудовой.

Если у работника имеются награды, полученные во время службы, то для внесения записи он должен предъявить документы, подтверждающие наличие награды – медали или ордена.

Важно!!! Запись в трудовую книжку вносится только начальником кадровой службы и только на основании подтверждающих это документов.

Итак, перечислим основные документы, на которые опирается начальник кадровой службы, внося запись в трудовую сотрудника, проходившего службу в армии:

военный билет, который является подтверждающим документом;
заявление о просьбе сделать запись;
правила заполнения трудовых книжек и вкладышей;
если сотрудник нес службу по контракту, то предъявляется и контракт;
если имеются награды, медали и ордена, документы, подтверждающие их наличие.

Как вносить запись о наградах и других отличительных знаках, полученных во время службы

Также в трудовой книжке записываются сведения об имеющихся наградах и других отличительных знаках, полученных во время прохождения службы. Запись о наградах пишется отдельной строчкой, чтобы напротив записи о наградах вписать документ, подтверждающий их наличие. Вносится запись о поощрения в трудовую книжку так же как и запись о службе в армии:

В графе 1 пишется порядковый номер записи.
В графе 2 ставится дата награждения. Если награждение было в период службы в армии, указывается именно дата награждения.
В графе 3 указывается, кто награждал сотрудника, за что и какая именно награда.
В графе 4 указываются название, дата, номер и серия документа, подтверждающего наличие награды.

Электронная трудовая книжка: запись службы в армии делается или нет?

Официальные разъяснения по этому вопросу (и другим вопросам по электронным трудовым книжкам) дал Пенсионный фонд Российской Федерации.

В частности, представители ПФР пояснили, что сведения о службе в армии в ЭТК работодатель не вносит (п. 8 Разъяснений). В отчетности по форме СЗВ-ТД, предоставляемой в это ведомство, подобных записей не предусмотрено.

Это не означает, что служба в армии не будет учитываться при страховом стаже. Но если работник сделал выбор в пользу ЭТК, или она открыта безальтернативным способом (для впервые устраивающихся на работу в 2022 году и позднее), ему придется самостоятельно обращаться в ПФР с заявлением о корректировке стажа и внесении в него армейского периода.
Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс. Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Если работодателем является ИП

Работодателем бывшего военного может стать индивидуальный предприниматель. Он обязан вести трудовые книжки на каждого работника в порядке, установленном Трудовым кодексом и иными нормативными правовыми актами. Об этом говорится в п. 3 Правил ведения трудовых книжек. Следовательно, предприниматель руководствуется общими нормами, установленными в Инструкции по заполнению трудовых книжек и Правилах ведения трудовых книжек.

Если у предпринимателя есть печать, он ставит ее на титульном листе и на остальных листах документа (при увольнении работника). Если печати нет — заверяет внесенные записи только подписью. Наименование индивидуального предпринимателя, указанное в трудовой книжке, должно соответствовать регистрационным документам, подтверждающим его правовой статус.

В графе 4 указывают реквизиты документа, на основании которого сделана запись в трудовую книжку. Как правило, это приказ о приеме на работу (форма N Т-1). Однако заполнять формы первичной учетной документации (в том числе и приказы о приеме на работу), утвержденные Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1, предприниматели не обязаны, так как не поименованы в п. 2 данного документа. В то же время предпринимателям прямо не запрещено использовать унифицированные бланки. В ст. 3.1 Инструкции по заполнению трудовых книжек предусмотрено, что в графе 4 могут быть указаны реквизиты не только приказа, но и иного документа, в котором выражено решение работодателя, согласно которому сотрудника приняли на работу. Таким документом может быть, например, трудовой договор. Итак, в графе 4 трудовой книжки указывают реквизиты трудового договора либо приказа о приеме на работу.

Рассмотрим на примере, как заполнить трудовую книжку бывшего военнослужащего, принятого на работу индивидуальным предпринимателем.

Пример 3. О.И. Ратников с 21 сентября 1998 по 19 апреля 2008 г. служил в Вооруженных силах Российской Федерации, участвовал в миротворческих операциях ООН по поддержанию мира и безопасности в зонах вооруженных конфликтов на территории бывшей Югославии, а затем в странах СНГ. Уволившись в запас, он 5 мая 2008 г. устроился на работу к индивидуальному предпринимателю Л.В. Трубачу в кондитерский цех на должность художника-оформителя. До службы в армии О.И. Ратников не имел трудового стажа. Как заполнить титульный лист и раздел «Сведения о работе» трудовой книжки О.И. Ратникова?

Решение. Порядок оформления титульного листа трудовой книжки при трудоустройстве к работодателю — индивидуальному предпринимателю не имеет особенностей. А вот раздел «Сведения о работе» мы заполним следующим образом. Первая запись будет содержать сведения о военной службе работника (в нашем примере — на основании военного билета), вторая — информацию о трудоустройстве. Наименование ИП должно соответствовать регистрационным документам. Поскольку Л.В. Трубач ведет кадровое делопроизводство, он составил приказ о приеме на работу О.И. Ратникова по форме N Т-1, соответственно, в графе 4 будет дана ссылка на этот документ. Все записи датированы днем трудоустройства сотрудника, а именно 5 мая 2008 г.