Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Рабочая инструкция и регламент: их отличия и применение». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Должностная инструкция — это документ, который определяет обязанности работника компании на занимаемой должности, его полномочия, ответственность, права, требования к его квалификации и формы его поощрения. Стоит отметить, что инструкция пишется не на конкретного человека, а на должность, то есть она не именная.
Должностные инструкции разрабатывают и согласовывают с юристами (юридическим отделом) руководители отделов или их заместители. Также должностная инструкция может быть разработана кадровой службой. В таком случае их необходимо согласовывать с соответствующими подразделениями или должностными лицами, курирующими соответствующее направление организации.
Форму регламента рекомендуется разрабатывать в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» [10].
Обязательными реквизитами регламента являются: наименование организации, наименование вида документа об утверждении, его дата и номер, место составления, гриф утверждения. Они помещаются в начале текста регламента.
Подписи лиц, согласующих проект регламента, помещаются либо в конце текста документа, либо на отдельном листе согласования, реквизиты которого должны однозначно определять, какой документ был согласован.
В конце текста регламента или на отдельном листе ознакомления заинтересованные работники проставляют свои подписи об ознакомлении с документом и получении его копии на руки.
Рабочая инструкция позволяет сотруднику, следуя указанному алгоритму выполнить работу. Качественно, без ошибок.
Рабочая инструкция — это кратчайший путь к достижению результата. Работнику нет необходимости придумывать как выполнить работу, обращаться с этими вопросами к коллегам, пытаться найти советы в других источниках.
Помимо алгоритма работы рабочая инструкция может содержать правила, позволяющие избежать ошибок, правила действий при различных внештатных ситуациях, перечень используемого оборудования, сырья, инструментов и другую информацию, необходимую работнику.
Немаловажную роль рабочие инструкции играют в случае найма нового сотрудника или временной замены. Рабочие инструкции позволяют избегать ситуаций, когда работник ушел в отпуск, а как выполнить тут или иную работу за него никто не знает.
РАБОЧАЯ ИНСТРУКЦИЯ, РЕГЛАМЕНТ И ПРОЦЕСС: В ЧЕМ ОТЛИЧИЯ
Термин «рабочая инструкция» неотрывно связан с термином «рабочий регламент». Регламент — это документ, который регулирует бизнес-процесс.
Таким образом все три понятия — процесс, регламент и инструкция — являются взаимосвязанными. Эти термины используются в современном менеджменте по управлению процессами организации — Business Process Management (BPM).
Многие руководители часто путают эти три термина. Большинство руководителей пишут рабочие инструкции и называют их регламентами (в английской терминологии регламенты называются процедурами) или определяют регламент как процесс.
► Что такое Бизнес-процесс?
Стандарт ISO 9001 (Системы менеджмента качества) определяет понятие Бизнес-процесса как «Набор связанных или взаимодействующих действий, которые преобразуют входы в выходы».
Можно уточнить: процесс — это последовательность действий с порядком реализации во времени, которая преобразует заданные входные данные в выход (результат, продукт).
Любое действие или набор действий, которые используют ресурсы для преобразования входных элементов в результаты, можно рассматривать как процесс.
Бизнес-процессы моделируются на основе стандарта модели бизнес-процессов и нотации BPMN (Business Process Management Notation).
Сравнительная таблица
Чтобы разобраться, в чем именно разница между документами, стоит обратить внимание на таблицу:
| Инструкция | Регламент |
| Представляет собой документ, который устанавливает определенную последовательность действий или операций. Они направлены на выполнение конкретного вида работ. | Представляет собой документ, который определяет, какие именно работы требуется выполнять. |
| Носит прикладной характер. | Отличается еще большей детализацией. |
| Касается сотрудников предприятия или работы организации. | Часто затрагивает работу предприятия или определяет порядок проведения конкретных мероприятий. |
КАК НАПИСАТЬ РАБОЧУЮ ИНСТРУКЦИЮ ЗА 12 ШАГОВ
Чтобы вы смогли быстро написать рабочую инструкцию, воспользуйтесь нашим алгоритмом действий. Распечатайте этот список, он поможет вам пошагово разработать любую инструкцию:
- Идентифицируйте процесс, этап и задачу, для выполнения которой вы создаете рабочую инструкцию;***
- Определите результат, который должен получить сотрудник как итог выполнения задачи;***
- Оцените масштаб задачи;***
- Определите функционал сотрудника, который должен отвечать за выполнение задачи, и его должность;***
- Определите (или разработайте) необходимые инструменты, необходимые для выполнения задачи;***
- Упомяните о любых требованиях безопасности (для производственного процесса);***
- Выберите подходящий и удобный формат изложения текста;
- Используйте полезные наглядные пособия;***
- Проверьте текст на предмет простоты и краткости изложения;
- Удалите ненужный жаргон и технические термины;***
- Проверьте инструкцию на сотруднике, который ее будет исполнять;***
- Исправьте ошибки.
Используйтесь изложенными в статье алгоритмами для того, чтобы разрабатывать регламенты и должностные инструкции с целью повышения эффективности работы вашего подразделения.
АДМИНИСТРАТИВНО-ОРГАНИЗАЦИОННЫЕ ДОКУМЕНТЫ
Административно-организационные документы предназначены для обеспечения решения широкого круга задач управления людьми и экономическими объектами как глобального (межгосударственного и государственного) уровня, так и локального — предприятиями, организациями, производственными коллективами и т. п.
К административно-организационным документам относятся: положения, планы, уставы, правила, отчеты, контракты, договоры, инструкции и пр.
ПОЛОЖЕНИЕ, ПРАВИЛО, ИНСТРУКЦИЯ
Положение — нормативный акт, имеющий сводный характер и определяющий структуру, функции, компетенцию органа или системы органов ( Положение об отделе главного конструктора, Положение о гимназии ), либо порядок их действий в определённых случаях ( Положение о порядке созыва и проведения общего собрания акционеров закрытого акционерного общества ), либо регулирующий совокупность организационных, имущественных, трудовых отношений по конкретному вопросу ( Положение о порядке заключения и исполнения договоров, Положение о порядке аккредитации журналистов).
Правила — нормативный акт, которым регулируется организация и порядок деятельности в какой-либо определённой сфере отношений. В частности, правилами устанавливается организация и порядок деятельности государственного или иного органа, предприятия, учреждения (например, Правила внутреннего трудового распорядка предприятия ). В правилах устанавливаются нормы и требования, обязательные для выполнения.
Инструкция (от лат. instructio — устройство, наставление):
1. Акт управления, содержащий нормы и правила, регулирующие порядок и условия осуществления какой-либо деятельности, а также нормы, определяющие порядок и условия реализации нормативных актов, изданных данным или вышестоящим органом (например, Инструкция о порядке санаторно-курортного обеспечения в федеральных органах правительственной связи и информации ).
2. Нормативный акт, определяющий порядок и способы осуществления какой-либо деятельности (например, Должностная инструкция заведующего складом ).
Текст проекта положения (правил, инструкции) печатается на общем бланке.
Общая структура документа :
1. Наименование органа, организации, учреждения, выпустившего данный документ.
2. Гриф утверждения.
3. Заголовок.
4. Констатирующая часть.
5. Основной текст.
6. Подпись лица, подготовившего проект документа, дата.
Обязательными являются пункты 2 — 5. В ряде документов наименование организации включается в пункт 2 и не дублируется в пункте 1.
Пункт 6 обычно используется, если документ готовится и подписывается руководителем подразделения, а утверждается вышестоящей организацией.
Основные правила оформления грифа утверждения, заголовка и подписи рассмотрены в разделе «Требования к оформлению реквизитов документа». Здесь мы остановимся только на особенностях оформления, присущих рассматриваемым документам.
Заголовок к тексту положения (правил, инструкции) отвечает на вопрос «о чем?», например: Положение о порядке заключения и исполнения договоров; Положение о персонале; Инструкция о порядке подготовки проектов приказа .
Заголовок к инструкции , содержащей должностные требования и порядок проведения работ (должностная инструкция), отвечает на вопрос «кого?, чья?», например: Должностная инструкция главного специалиста; Должностная инструкция заведующего складом .
В констатирующей части положения (правил, инструкции) указываются основания разработки, основное назначение нормативного акта и сфера его распространения, ответственность за нарушение установленных правил и технологий и т. п.
Констатирующая часть оформляется либо в виде отдельного абзаца перед основным текстом документа, либо как раздел «Общие положения» документа (см. примеры).
Основной текст положения (правил, инструкции) имеет следующие языковые особенности:
- употребление специальных терминов, отыменных предлогов, слов, принадлежащих канцелярской речи;
- преимущественное использование страдательных конструкций;
- трафаретность в изложении текста;
- применение рубрицирования, необходимого при перечислении положений устава, пунктов плана и отчета, обязательств и прав договора и контракта. Текст документа может делиться на главы, пункты и подпункты. Главы должны иметь названия. Главы нумеруются римскими цифрами. Нумерация пунктов и подпунктов производится арабскими цифрами;
- изложение в сжатой форме от третьего лица единственного или множественного числа. Типовые глаголы, используемые в тексте: «должен», «следует», «необходимо», «запрещается», «не допускается», «устанавливает», «разработано», «признается», «возлагается» и т. п.
РАБОЧАЯ ИНСТРУКЦИЯ, РЕГЛАМЕНТ И ПРОЦЕСС: В ЧЕМ ОТЛИЧИЯ
Термин «рабочая инструкция» неотрывно связан с термином «рабочий регламент». Регламент — это документ, который регулирует бизнес-процесс.
Таким образом все три понятия — процесс, регламент и инструкция — являются взаимосвязанными. Эти термины используются в современном менеджменте по управлению процессами организации — Business Process Management (BPM).
Многие руководители часто путают эти три термина. Большинство руководителей пишут рабочие инструкции и называют их регламентами (в английской терминологии регламенты называются процедурами) или определяют регламент как процесс.
► Что такое Бизнес-процесс?
Стандарт ISO 9001 (Системы менеджмента качества) определяет понятие Бизнес-процесса как «Набор связанных или взаимодействующих действий, которые преобразуют входы в выходы».
Можно уточнить: процесс — это последовательность действий с порядком реализации во времени, которая преобразует заданные входные данные в выход (результат, продукт).
Любое действие или набор действий, которые используют ресурсы для преобразования входных элементов в результаты, можно рассматривать как процесс.
Бизнес-процессы моделируются на основе стандарта модели бизнес-процессов и нотации BPMN (Business Process Management Notation).
Нужен ли вообще контроль над подчинёнными?
Сейчас в моде Agile, Scrum и другие методологии организации труда, которые отходят от традиционной иерархии управления в пользу горизонтально ориентированных систем. Это отличные подходы, но именно с их популярностью связана одна из ключевых ошибок современного менеджмента.
10-й принцип манифеста Agile – основного документа, раскрывающего идеи методологии – гласит: «Самоорганизация и самоконтроль команды проекта». Именно этот пункт многие руководители, только начинающие работать с гибкими системами, воспринимают как «не нужно контролировать своих сотрудников вообще».
На самом деле, конечно, это не так. Самоконтроль в данном случае – ключевое слово, и задачей руководителя становится создать возможности для беспроблемного осуществления этого самоконтроля своими сотрудниками. Кроме того, формирование мотивации (9-й принцип того же манифеста) и тесное ежедневное общение исполнителей с заказчиком (8-й принцип) – это тоже разновидности контроля, пусть и неочевидные.
Так что контролировать своих сотрудников нужно в любом случае, даже при самом гибком подходе. Ну а если вы работаете по традиционным подходам, контроль задач сотрудников и контроль персонала вообще становится основным инструментом управления.
Способы оценки персонала
Среди методов и критериев оценки работы специалистов есть сотни способов, но в любом случае все сводится к трем:
- Ручное получение и обработка данных — чаще всего подразумевается собеседование с сотрудниками, групповое или личное. Плюс такого метода — внимательная оценка навыков и способностей специалистов. Минусы — необходимо много ресурсов на проведение, есть вероятность погрешностей в оценке и личного фактора.
- Автоматическая оценка — проводятся тесты, зачастую с помощью компьютерных программ. Данные анализируются системой. Это быстрый и эффективный метод, более того, достаточно один раз разработать тесты и затем система может масштабироваться на неопределенное количество участников. Минус — сложно оценивать индивидуальные особенности. Хорошо подходит для должностей с формализованными обязанностями.
- Комбинированный метод — когда с помощью тестов проверяются компетенции, а дополнительно, с помощью собеседований и других способов, оцениваются индивидуальные особенности объекта оценки.
Как оформить должностную инструкцию
Раздел должен содержать конкретный перечень задач, выполняемых работников, допустим: участие в судебных процессах, подготовка документации и т.д.
В разделе необходимо прописать права сотрудника, возникающие при выполнении им трудовой функции. Например: право на получение информации, необходимой для выполнения работы.
Раздел может включать в себя следующие обязанности: соблюдение трудового распорядка, неразглашение служебной информации и т.п.
В разделе прописываются меры ответственности работника за результат выполняемой работы, меры по соблюдению техники безопасности и т.д.
Раздел включает в себя особенности взаимоотношений работника с другими структурными подразделениями, должностными лицами.
Инструкции по эксплуатации оборудования содержат сведения о конструктивных особенностях, вариантах применения и составных частях изделий. Также в них указываются требования к безопасности в процессе использования продукции. Данная сопроводительная документация является одним из наиболее важных технических документов, который должен составляться для любого технологического оборудования.
Наличие руководства нужно не только для безопасной эксплуатации техники – оно также потребуется для проведения оценки соответствия устройства в рамках системы ТР ТС или ГОСТ Р.
Получить руководство можно, основываясь на положениях приказа Ростехнадзора №112, утвержденного и принятого 29.02.2008 г. Инструкция позволяет дать представление пользователям и потребителям данной категории продукции о правилах ее использования, сфере применения и особенностях работы.
Данный раздел лучше разбить на подразделы – так проще структурировать документ. Например:
1.1. Назначение документа;
1.2. Цели документа;
1.3. Задачи документа;
1.4. Область применения;
1.5. Период действия документа и порядок внесения изменений и дополнений.
Для чего нужен инструктаж
Практически на любом рабочем месте работник может столкнуться с факторами, представляющими опасность для его здоровья или угрозу сохранности имущества, предоставленного ему работодателем. В чрезвычайных ситуациях возможно возникновение опасности для жизни работника.
Для снижения негативного влияния факторов производства и вероятности возникновения опасных ситуаций каждого работника знакомят с правилами техники безопасности на рабочем месте. В результате он получает представление о:
- характере деятельности предприятия, роли своего рабочего места, оборудовании и материалах, используемых на нем;
- факторах, которые на этом месте могут представлять опасность или вред;
- правилах поведения на территории работодателя и конкретном рабочем месте;
- принципах безопасной работы на имеющемся оборудовании;
- порядке подготовки рабочего места к работе и правилах ее завершения;
- использовании средств индивидуальной защиты;
- мерах по предупреждению пожаров и аварий;
- поведении в случае опасности или аварии;
- методах оказания первой помощи пострадавшим.
О том, какие факторы могут представлять опасность или вред, читайте в статье «Опасные и вредные производственные факторы (перечень)».
Предполагается, что в результате проведенного инструктажа работник приобретает все необходимые знания о правилах поведения на рабочем месте и становится ответственным за последствия нарушения им этих правил. Поскольку соблюдение техники безопасности является одной из обязанностей работника (ст. 214 ТК РФ) и относится к дисциплине труда (ст. 189 ТК РФ), за ее нарушение он может быть наказан работодателем путем вынесения ему замечания или выговора, а при наличии умысла в действиях, создании угрозы или наступлении тяжелых последствий — уволен (ст. 192 ТК РФ).
Если несоблюдение техники безопасности привело к материальным потерям для работодателя, то одновременно с дисциплинарной работника можно привлечь к материальной ответственности (ст. 248 ТК РФ). А в случаях серьезных последствий для здоровья или жизни людей возможна уголовная ответственность по ст. 143, 216, 217, 219 УК РФ, которая в зависимости от тяжести этих последствий варьируется от штрафа до тюремного заключения.
Зачем разрабатывать регламент
Регламент разрабатывается под какую-то конкретную должность – «регламент продавца», «регламент риэлтора», «регламент менеджера по закупкам» и т.д.
Проект по разработке регламента и его внедрению требует, в первую очередь, волевого решения собственника. Работа занимает довольно много времени, требует пристального внимания к деталям и терпения. Однако, как показывает практика, это окупается сторицей.
Очень многие компании поначалу сомневаются в необходимости такого описания и считают, что контроль процессов – это неважные вещи. Некоторые планируют заказать несколько крутых (и недешевых) регламентов в консалтинговом агентстве исключительно потому что это модно и престижно, или потому что, по слухам, регламенты есть в компаниях-конкурентах. Создавать регламенты из этих соображений точно не стоит.
Регламент по эксплуатации, техническому обслуживанию и ремонту систем противопожарной защиты в 2021 году
С января 2021 года в России действуют новые правила противопожарного режима. Они утверждены Постановлением Правительства РФ № 1479, распространяются на все виды объектов, предприятий, систем и мер противопожарной защиты. Основной объем требований по противопожарному режиму не изменился или был незначительно уточнен, по сравнению с ранее действовавшим Постановлением № 390. Одним из важнейших нововведений стала обязанность руководителя организации разработать и утвердить регламент по эксплуатации, техническому обслуживанию и ремонту систем противопожарной защиты.
Читайте в статье, что представляет собой регламент по эксплуатации, техническому обслуживанию и ремонту систем противопожарной защиты, кто обязан его разрабатывать, где взять образец документа и как правильно его заполнить.
Что такое регламент по эксплуатации, техническому обслуживанию и ремонту систем противопожарной защиты
Регламент – это документ, локальный акт предприятия. Он может разрабатываться по различным направлениям деятельности компании. Согласно п. 54 Постановления № 1479, с января 2021 года у каждой организации, где есть системы противопожарной защиты, должен быть регламент на их эксплуатацию, обслуживание и ремонт. Таким образом, регламент может разрабатываться:
- на пожарно-охранную сигнализацию;
- на систему оповещения и управления эвакуацией;
- на технические установки пожаротушения;
- на внутренний пожарный водопровод;
- по другим системам, используемых на объектах;
- сразу на все системы защиты, которые установлены на объекте.
Постановление № 1479 не обязывает делать отдельный регламент под каждую систему. Более того, в одном документе проще описать требования, которые одинаковы или несущественно отличаются для разных систем. Так как системы защиты обеспечивают безопасность объекта в комплексе, можно иметь единый регламент.
Отличие регламента от положения заключается в следующем:
Круг обсуждаемых вопросов. Положение устанавливает общие правила, а регламент – уточняет отдельные вопросы.
Степень детализации. Регламенты, в отличие от положений, могут конкретизировать отдельные условия положения, внося ясность в спорные вопросы.
Сущность. Положение очерчивает круг вопросов, процедуру, в то время как регламент – конкретные правила, требования, обязательные для исполнения.
Наличие технических требований. Положение носит общий характер, в то время как регламент обязательно содержит конкретные вопросы – процедуру, максимально допустимые значения и т.д.
Согласно наиболее распространенному определению, регламент представляет собой специальный нормативно-правовой акт внутреннего применения, который регламентирует порядок деятельности определенного государственного органа, описывает его внутреннюю организацию. Так, в РФ существуют регламенты для Государственной Думы, Совета Федерации, высших судебных органов, Генеральной прокуратуры, Центральной избирательной комиссии и ряда других органов.
Так, регламент работы Государственной Думы определяет порядок и периодичность ее деятельности, формы работы, наличие комиссий и комитетов, особенности их создания и упразднения и многие другие вопросы. Для граждан, прямо не связанных с данными органами, регламенты имеют второстепенное значение, однако их положениями можно руководствоваться при оспаривании отдельных действий, решений, актов соответствующих структур.
Этапы составления регламента
Написание регламента можно разделить на несколько этапов. Сперва необходимо сформировать карту рабочего дня. Для этого необходимо отобрать нескольких менеджеров и проконтролировать, что они делают и сколько времени занимают рабочие действия. Если решено формировать двух- или трехступенчатый регламент, то среди отобранных сотрудников должны быть представители и хантеров, и клоузеров, и фермеров. Срез рабочего дня даст РОПу следующее:
- возможность оптимизировать рабочее время. Тогда в регламент будет занесен уже «правильный» распорядок дня;
- возможность сформировать распорядок так, чтобы он был понятен менеджерам.
Внедрение регламента считается успешным, если в отделе продаж по нему работают все, от руководителя до линейного персонала. На первых порах необходимо мотивировать подчиненных с помощью премий. Например, ввести KPI, который характеризовал бы работу менеджеров, с точки зрения регламента. Чтобы проверить, правильно ли работает сотрудник, можно делать так:
- ставить планы на неделю, день, месяц на планерках;
- проверять действия менеджеров по чек-листам развития.
Если менеджер выполнит план и получит высокую оценку по чек-листу, то работодатель выплачивает премию в дополнению к окладу. Также можно сделать следующее:
- заставлять изучать регламент на начальных этапах трудоустройства менеджеров;
- в соответствии с регламентом проводить обучения, планерки и другие мероприятия, чтобы своим примером стимулировать продавцов.