Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Договор о передаче материальных ценностей». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Компания любой ОПФ обладает какими-то активами, и их важно не только надежно охранять, но и эффективно эксплуатировать. Для этого следует четко их контролировать, передавать их во временное владение другим юридическим лицам (без смены права собственности), если это будет экономически выгодно, и отражать данный факт в сопутствующей документации предприятия.
Внимание, законодательство не обязывает использовать какую-то одну стандартную форму. Любая организация вправе разработать собственный, удобный для сотрудников и в принципе простой образец акта приема-передачи ТМЦ (товарно-материальных ценностей) — главное, чтобы бланк содержал все обязательные реквизиты, полный список которых мы приведем ниже. Если же на это нет времени, можно поступить еще логичнее, и заполнять форму МХ-1, ведь она обладает сразу несколькими преимуществами:
- традиционная для практики документооборота и поэтому привычная для представителей самых разных инстанций;
- унифицированная и за счет этого понятная;
- удобная для корректировки — не проблема добавить в нее нужные данные или удалить лишние.
На практике именно ей отдает предпочтение большинство компаний, поэтому ее можно считать стандартом. Помните только, что ее необходимо в любом случае заверить, чтобы она соответствовала учетной политике предприятия.
Материально ответственное лицо
С материально ответственным лицом (МОЛ) работодатель заключает договор о полной материальной ответственности. В соответствии с этим документом работник должен будет из своего кармана возместить стоимость товарно-материальных ценностей в случае их утраты, порчи. Обычно такими сотрудниками являются заведующие хозяйством, кладовщики.
МОЛ всегда присутствует при проведении инвентаризации в помещении, в котором хранятся вверенные ему объекты. Завхоз не входит в состав комиссии, проводящей проверку, однако следит за правильность и законностью проведения процедуры. По факту окончания мероприятия сотруднику вручают один экземпляр акта.
Смена лица на должности
Передача материальных ценностей от одного МОЛ другому происходит всегда при смене сотрудника на должности. Старый работник может уволиться, перевестись и так далее. Как только будет найден соискатель, необходимо провести определённую процедуру.
По факту смены МОЛ производится инвентаризация всех имеющихся на складе объектов. Так предприятие получит полную опись хранящегося имущества. Новый сотрудник не заинтересован в том, чтобы брать ответственность за фактически отсутствующие на складе товары. Именно поэтому лицо должно со всей внимательностью подойти к составлению акта приёма-передачи. Расписываться нужно только за то имущество, которое действительно в наличии.
Акт установки материальных ценностей
Завершающим этапом установки материальных ценностей, который закрепляет, что работы по установке проведены в полном объеме, является акт установки матценностей. Для его составления привлекается комиссия. Собственный образец акта закрепляется в учетной политике компании. Условно любой акт установки делится на три части:
- вводная или идентифицирующая (название и номер документа, дата составления и подписания, информация о компании и членах комиссии);
- основная. Описываются установленные активы и место установки. Если используется несколько наименований – можно оформить эту часть в виде таблицы;
- заключительная. Это подписи членов комиссии и руководителя организации.
В начале процедуры по смене материально ответственного лица руководитель предприятия издаёт приказ о создании комиссии. Целью формирования комиссии является проведение инвентаризации материальных ценностей. Проходит инвентаризация, в ходе неё документируется количество и состояние материалов, оборудования или иных ценностей, материальную ответственность за которые нёс предыдущий сотрудник. Такая проверка позволяет, в частности, выявить возможную пропажу объектов ответственности. При проверке в обязательном порядке должны присутствовать оба сотрудника, прежнее и новое материально ответственное лицо. Акт передачи в этом случае формируют в трёх равнозначных заверенных копиях, по одной для сотрудников и один экземпляр для бухгалтерского отдела организации.
Существуют два возможных варианта перехода материальной ответственности. Передача может осуществляться прямо, когда прежний ответственный сотрудник передаёт объекты другому сотруднику, или она происходит путём возврата материалов или оборудования предприятию, с последующей передачей новому работнику.
Мы рассмотрим прямую передачу объектов.
В этом случае акт зафиксирует факт прямой передачи прежним материально ответственным лицом новому всех объектов в должной сохранности. Акт констатирует отсутствие у руководства предприятия материальных претензий к сотруднику, который увольняется или переводится на новую должность.
Важно! При приёме на работу нового сотрудника, заключение с ним договора о материальной ответственности является обязательным.
Что содержится в акте приема-передачи
Лица, ответственные за оформление данного акта, должны позаботиться о том, чтобы он был составлен в дух экземплярах. Соответственно, каждый из них предназначен для одной из сторон. Чтобы была возможность решать споры через суд, необходимо позаботиться о правильном оформлении документа. Для этого здесь понадобится указать определенную информацию:
- название документа;
- место и дату оформления сделки;
- подробная информация об участниках сделки. Для юрлиц указываются реквизиты;
- если акт сопровождается договором, укажите информацию и о нем;
- данные об имуществе, его состояние, количество и качество;
- если имеются дефекты, они также должны быть внесены в документ;
- если имущество арендуется на определенный период, его нужно указать. И вообще, здесь указываются все сроки, которые обе стороны должны соблюдать;
- если имеются претензии по качеству и количеству ценностей у принимающей стороны, они вносятся в документ;
- при наличии печатей они проставляются в документе;
- укажите название операции, которая сопровождается оформлением данного акта;
- информация о конкретном человеке, который является ответственным за передачу ценностей;
- информация о лице, получающем имущество;
- указывается количество составленных экземпляров. Как правило, их два. Но, если в этом возникает необходимость, их количество может быть увеличено;
- необходимо указать стоимость передаваемого имущества.
Стоит отметить, пункт, предназначенный для указания претензий, является обязательным. Ведь в будущем владелец имущества имеет право потребовать возмещения ущерба, если он будет причинен имуществу. Нередко акт составляется при приеме-передаче не одной единицы имущества, а в отношении целой группы материальных ценностей. Этот факт также обязательно должен быть указать в документе.
Документ составляется минимум в двух экземплярах для каждой стороны в момент передачи товарно-материальных ценностей. Подписывать его могут только уполномоченные лица. В случае, если покупатель — юридическое лицо, то полномочия представителя — физического лица подтверждаются доверенностью.
Следует обратить внимание, что обязательство по передаче материальных ценностей с оформлением акта обязательно отражается в договоре. Саму форму желательно сделать как приложение к договору. В этом случае простой образец акта приема-передачи товара имеет такую же юридическую силу, как и сам договор. При наличии такого образца можно заблаговременно ознакомиться с основными графами, которые в обязательном порядке подлежат заполнению.
Наличие такого документа, как акт передачи материальных ценностей, оказывается очень важным для урегулирования спорных вопросов в суде. В нем указываются факт приемки-передачи активов надлежащего качества и соблюдение всей процедуры передачи и приема товаров. Доказательством отсутствия нарушений в процессе приема товаров являются следующие факты, отраженные в документе:
- материальные ценности были осмотрены и приняты в присутствии уполномоченного представителя поставщика;
- отсутствует расхождение по качеству и количеству;
- доставка была осуществлена в установленные сроки и без нарушений условий поставки;
- претензий к контрагенту (поставщику, покупателю, экспедитору, посреднику) не имеется.
Как правильно составить
Форма акта – письменная, но может быть и электронная. В любом случае по требованию проверяющих или партнера организация всегда должна быть в готовности издать оригинал, заверив его лицами из круга подписантов.
При составлении документа следует руководствоваться Федеральным Законом 2011 402. В акте надлежит указать обязательные реквизиты:
- Дата и наименование;
- Составитель документа;
- Предмет сделки, материальная ценность;
- Величина предмета, группы вещей по объему, весу или иной единице измерения;
- Подписанты из круга лиц, ответственных за оформление и разрешающих передачу;
- Иные сведения.
Акт приема передачи материальных ценностей при увольнении
Материально ответственные лица в компании могут меняться или отсутствовать по разным причинам. Необходимо помнить, что само понятие «материальная ответственность работника перед работодателем» обозначает его обязанность возместить работодателю реальный причиненный ущерб. Безусловно, работника можно привлечь к ответственности, но, как правило, работники несут ограниченную ответственность (в пределах среднего месячного заработка).
Поэтому передача ТМЦ при смене МОЛ (материально ответственного лица) обязательно сопровождается проведением инвентаризации – то есть определения реального состояния и количества передаваемых под ответственность другого работника материальных ценностей. Это происходит и в случае увольнения ответственного работника, и в случае его ухода в отпуск. Передача ТМЦ материально ответственному лицу при инвентаризации происходит при участии «старого» ответственного работника и «нового» – того, кто будет его замещать.
Обязанность проведения инвентаризации в таких случаях не зависит от применяемой системы налогообложения. Если правильно не оформить прием-передачу товарно-материальных ценностей, акт о материальной ответственности работника (образец вы найдете в конце статьи), у работодателя в случае причинения ущерба имуществу или его пропажи возникнут трудности с определением виновного лица. Да, договор о полной материальной ответственности действует и во время отпуска работника, ответственность за ценности продолжает оставаться на нем. Передача основных средств от одного МОЛ другому должна быть оформлена корректно, и это не только в интересах работодателя, но и в интересах работника: если что-то произойдет в период отпуска работника – он сможет доказать свое отсутствие и непричастность к пропаже. В таком случае работодателю очень сложно будет найти и доказать причастность действительно виновного лица.
Работодателю необходимо помнить, что для того, чтобы заключить с работником договор о полной материальной ответственности, должность работника должна содержаться в специальном закрытом перечне, утвержденном специальным постановлением Минтруда от 31.12.2002 №85. Если должность работника не указана в перечне, то заключить с ним договор о полной материальной ответственности нельзя.
Акт материальной ответственности (бланк), которым будет оформляться передача ценностей от одного работника к другому работнику, можно оформить напрямую между материально ответственными лицами. Для разработки такого документа можно взять за основу, например, унифицированную форму №ОП-18.
Передаваться товарно-материальные ценности от одного к другому ответственному лицу могут и с помощью еще одной стороны – непосредственно компании -работодателя, которая выступает в данном случае как посредник: компания принимает ценности от «старого» ответственного лица обратно и затем отдает их «новому» под ответственность. В таком случае акт, которым оформляется передача материальных ценностей, оформляется минимум в двух экземплярах (один для работодателя и один для работника) и будет подтверждать передачу имущества компании и отсутствие имущественных претензий к работнику, который увольняется, со стороны компании-работодателя. После этого, для того чтобы передать имущество в «ведение» нового МОЛ, оформляются 2 экземпляра акта на передачу ценностей новому материально ответственному лицу.
Акт приема-передачи материальных ценностей – это официальный документ, на который в случае возникновения конфликта может опереться суд. К информации, которая содержится в данной бумаге, может прилагаться полный пакет документации, в том числе и на товарно-материальные ценности.
Образец акта приема-передачи ценностей в обязательном порядке должен содержать информацию следующего характера:
- наименование передаточного документа;
- место и дата составления указанной бумаги;
- полное описание состава материальных ценностей;
- участники сделки и полная информация о них, в том числе и паспортные данные;
- подтверждение отсутствия претензий как с одной, так и с другой стороны;
- основания для оформления акта приема-передачи;
- подписи двух сторон сделки.
Товарно-материальные ценности, согласно законодательной базе РФ, могут подразделяться на несколько видов, в том числе:
- готовая продукция;
- сырье;
- незавершенная продукция.
Передаточный акт ТМЦ — документ, который имеет двухстороннюю структуру. Перед тем как передавать вышеуказанные ТМЦ от одной компании в другую, необходимо предоставить письменное подтверждение, в котором указана возможность осмотреть товар или сырье. В качестве следующего подтверждения могут быть:
- доверенность, выданная руководителем компании материально ответственному лицу;
- нотариально заверенное подтверждение руководителя компании с правом подписи.
Необходимо помнить, что акт приема-передачи не должен содержать ошибок или помарок. В случае возникновения неточностей документ следует переделать.
Основные сведения о каждом из участников заполняются в строках, расположенных вверху. Полное указание ФИО требуется в случае участия физических лиц. Номер договора с его датой так же отображаются в верхней части.
Как открыть интернет-магазин с нуля и преуспеть…узнаете
После этого пишут о том, где именно хранятся материальные ценности у одной из сторон. Нужно написать, под каким номером полка, стеллаж, место и другие подобные объекты хранения. Срок хранения при необходимости берётся из основного договора.
Для полученных ценностей указываются все особенности, включающие:
- Оценку в рублях.
- Основные характеристики.
- Состояние.
- Количество.
- Наименование.
- Дефекты.
- Поломки.
- Износ.
Для чего нужен акт приема-передачи ТМЦ
В бухгалтерском учете описаны обстоятельства, при которых помимо накладной требуется наличие образца акта приема-передачи ТМЦ:
- Когда товар поступил на склад без сопровождающих документов;
- Если ТМЦ отдаются на ответственное хранение;
- Когда активы передаются согласно договору комиссии;
- Передача товаров происходит внутри фирмы: от подразделения к подразделению, либо от одного уполномоченного лица другому;
- Ценности передаются в пользование на короткий срок (пара дней или несколько часов).
Образец акта о передаче материальных ценностей может понадобиться при совершении следующих сделок:
- Доставка ТМЦ;
- Купля-продажа ценностей или активов;
- Сдача в аренду объектов недвижимости или другого имущества;
- Дарение;
- Сдача на хранение.
Особенности заполнения формы МХ-1
Не все компании имеют собственный склад, где могут хранить материальные ценности. Поэтому они вынуждены передавать их с целью обеспечения сохранности в другие учреждения. Подобные действия оформляются специальным документом – Формой МХ-1.
Она считается существенным дополнением договора, заключенного между передающей и принимающей сторонами.
Постановлением №66 Госкомстата России от 09.08.1999 г. закреплена унифицированная форма данного документа, который, однако, не требует обязательного ее применения. При желании фирма вправе работать со своим личным бланком, утвержденным приказом по предприятию.
Заполняет бланк МХ-1 сторона, принимающая ТМЦ для хранения. Для этого передающая сторона предоставляет все нужные сведения.
- Пример обязательных пунктов, которые должна отражать форма МХ-1:
- Исчерпывающие сведения о стороне, принимающей предметы на хранение (наименование, организационно-правовая форма, телефон, адрес);
- Такая же информация о передающей стороне;
- Данные договора, который служит основанием передачи товаров для сохранности;
- Исчерпывающее описание предметов, сдаваемых на склад (название, ед. изм., существенные характеристики, количество, стоимостная оценка);
- Условия, которые должны быть обеспечены предметам на складе;
- Информация о лице, сдавшем товары (ФИО, подпись, должность);
- Информация о лице, которое приняло товары на хранение (ФИО, подпись, должность).
Как оформить передачу товара безвозмездно
Каждая операция в хозяйственной деятельности, как известно, подтверждается первичными учетными документами, в которых должны быть натуральные и денежные измерители — это требование ст. 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухучете». И безвозмездная передача товаров — не исключение. Начиная с 1 января 2013 года упомянутый закон отменил применение унифицированных форм «первички». Формы таких документов разрабатывают и утверждают руководители организаций.
При этом, в силу п. 2 ст. 9 закона № 402-ФЗ, в первичных документах должны быть обязательные реквизиты, одним из которых является дата составления. Дело в том, что именно этот реквизит, по п. 1 ст. 167 НК РФ, определит момент возникновения налоговой базы по НДС у стороны, осуществляющей безвозмездную передачу товара.
Поскольку речь идет о товарах, первичным документом, подтверждающим факт их передачи, может быть накладная (например, по форме № ТОРГ-12).
Согласно ч. 4 ст. 9 закона № 402-ФЗ и п. 4 ПБУ 1/2008, факт применения той или иной формы в качестве «первички» нужно отразить в учетной политике организации.
Так как безвозмездная передача товаров признается реализацией, передающая сторона должна выписать счет-фактуру в порядке, определенном п. 3 ст. 168 НК РФ. Специальных правил заполнения счета-фактуры при безвозмездной передаче товаров не существует, поэтому его можно составить в общем порядке (форма и порядок составления счетов-фактур установлены Постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137).
В счете-фактуре нужно указать рыночную стоимость переданных товаров и сумму НДС, исчисленную к уплате в бюджет. Этот счет-фактура регистрируется в книге продаж в том периоде, когда была осуществлена отгрузка товаров. Выставить счет-фактуру нужно в течение 5 дней с момента отгрузки.
Счет-фактуру можно заполнить в одном экземпляре. Дело в том, что получатель товара на безвозмездной основе НДС к вычету принять не может (письма Минфина РФ от 13.12.2016 № 03-03-05/74496, от 30.11.2016 № 03-07-11/70848). Поэтому и счет-фактура ему не нужен.
Передача товаров в рамках благотворительной деятельности, согласно пп. 12 п. 3 ст. 149 НК РФ, от обложения НДС освобождается. Это положение не распространяется на передачу подакцизных товаров.
Понятие благотворительности приведено в ст. 1 закона № 135-ФЗ: это добровольная деятельность граждан и юрлиц по безвозмездной (или на льготных условиях) передаче гражданам или юрлицам имущества. Для освобождения от НДС необходимо иметь:
- договор или контракт о безвозмездной передаче товаров;
- акт приема-передачи товаров.
Акт приема-передачи материалов
В этом случае взыскание с виновного сотрудника суммы причиненного ущерба производится по распоряжению руководителя.
Распоряжение о взыскании должно быть сделано не позднее одного месяца со дня окончательного установления размера причиненного сотрудником ущерба.
Если же сотрудник причинил ущерб при форс-мажорных обстоятельствах (пожар, наводнение, иное стихийное бедствие), его ответственность исключается.
Он не будет признан виновным и в том случае, если причинил ущерб имуществу организации, используя его для необходимой самообороны.
Для этого предусмотрен специальный раздел в инвентаризационной описи (акте).Такие требования содержатся в пункте 2.4 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49.