Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как вежливо отказать в тендере». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Вы стали победителем контракта на выполнение заказа. Однако в ходе согласования с заказчиком были обнаружены определенные моменты, изначально не указанные в спецификации. Например, заказчик уточнил, что требуется не только поставка техники, но и ее полная сборка. В итоге расходы на выполнение обязательств стали выше, а вам это невыгодно. Как правильно поступить?
Отказ после подачи заявки
Различные способы определения исполнителя предполагают свои особенности выхода из конкурентной борьбы. Но всегда нужно успеть отказаться до окончания приема предложений.
- Самый простой отказ предусмотрен для электронных закупок. Достаточно будет зайти в личный кабинет на ЭТП и нажать кнопку «Отозвать». Деньги, внесенные в качестве обеспечения заявки разблокируются в течение 1 дня.
- Сложнее дело обстоит с «бумажным» запросом котировок. Отказаться можно будет, только если заказчик внес изменения в извещение. Однако лазейка в законодательстве все же есть: заказчик обязан отклонить участника, который прислал более одной заявки. Направьте вторую и вас отклонят.
- Чтобы отказаться от открытого конкурса, необходимо уведомить об этом заказчика. Успеть нужно до окончания приема заявок, в той же форме, в какой была получена конкурсная документация: бумажной или электронной. В первом случае правильнее будет отправить уведомление курьером, а не отправлять бумаги почтой, так как можно не уложиться в отведенное время. Также курьер сможет сразу забрать регистрацию отказа от участия в тендере у заказчика. Обеспечение заявки при этом заказчик обязан вернуть в 5-дневный срок.
Участник может отозвать заявку, если она уже отправлена, или не принять приглашение, если оно поступило от организатора торгов. Законодательно определено право организации не участвовать в закупке, если это не соответствует ее интересам. Письменное уведомление заказчика об отказе участвовать в процедуре применяется, как правило, при организации торгов в «бумажном» варианте.
После введения обязательной процедуры электронных торговых взаимоотношений, уведомление не является обязательным, так же как и обоснование причины отказа. Отказаться от участия можно используя возможности электронной площадки.
Законодательно определены процедуры, которые проводятся на бумажном носителе п. 44 ст. 112 44-ФЗ, кроме того взаимоуважительные отношения предполагают письменное уведомление, в том числе в электронном виде.
Чаще всего причиной отказа является неготовность поставщика выполнить условия договора, загруженность производственных мощностей в период исполнения договорных отношений, при несоблюдении обязательных условий при организации процедуры закупки заказчиком и т.п.
Как оформить письмо-отказ?
Реквизиты любого делового письма с официальным отказом соответствуют обычным реквизитам для делового письма фирмы. Если вы отсылаете письмо по почте или с помощью факса, обязательно придерживайтесь следующих правил:
- Пишите ответ только на фирменном бланке организации.
- Убедитесь, что отказ заверен либо генеральным директором, либо лицом, имеющим соответствующие полномочия.
- Обязательно зарегистрируйте отказ, чтобы он имел официальную силу.
Отказ от подписания контракта
Вы стали победителем контракта на выполнение заказа. Однако в ходе согласования с заказчиком были обнаружены определенные моменты, изначально не указанные в спецификации. Например, заказчик уточнил, что требуется не только поставка техники, но и ее полная сборка. В итоге расходы на выполнение обязательств стали выше, а вам это невыгодно. Как правильно поступить?
Говоря строго, выигравший участник не может отказаться от подписания договора с заказчиком. Даже указанное повышение затрат не служит для этого веской причиной. Предусмотрено, что все непонятные моменты участник должен был уточнить у заказчика на этапе подачи предложений. А если заявка была подана, то участник продумал все риски и согласился с условиями контракта.
Отказ от участия в тендере на этом этапе считается уклонением – сведения о поставщике будут включены РНП. Это плохо отразится на его репутации и лишит возможности участвовать в закупках на 2 года.
Рассмотрим 3 неофициальных способа отказа от подписания контракта. Но следует помнить, что все они связаны с риском попадания в РНП.
- Проще всего будет попытаться договориться с заказчиком о расторжении контракта по взаимному соглашению сразу же после его подписания. Есть вероятность, что заказчик не будет против. Хотя, как правило, он также не заинтересован в доведении ситуации до ФАС.
- Найдите несоответствие документации в своей заявке, которую вы отправляли на выигранный тендер. Вы можете обратиться в ФАС с жалобой на действия заказчика, обвинив его в том, что он обязан был отклонить вашу заявку. Жалоба подается в течение 5-ти дней после публикации протокола рассмотрения заявок.
- Пропустите срок подписания контракта, заранее подготовив доказательства своей невиновности в этом. Например, справка о болезни руководителя, взлом корпоративной сети. В этом случае у вас будет возможность отстоять свою невиновность перед комиссией ФАС, и в РНП вас не включат. Но помните, что это фальсификация, а комиссия нередко принимает сторону заказчика.
Все изделия, перечисленные в Постановлении Правительства РФ от 01.12.2009 № 982 «Об утверждении единого перечня продукции, подлежащей обязательной сертификации, и единого перечня продукции, подтверждение соответствия которой осуществляется в форме принятия декларации о соответствии», должны иметь при себе подтверждающие их безопасность и качество декларации или сертификаты. Аналогичное требование применяется к продукции, упоминаемой в технических регламентах Евразийского экономического союза. Для того чтобы узнать, подлежит ли сертификации товар, следует сначала изучить требования этих нормативных актов. Отсюда вытекает ответ на вопрос, что такое отказное письмо на товар или изделие. Если продукт не внесен в эти списки (как правило, это комплектующие или части будущего изделия — например, мебельные ножки), об этом придется оповестить соответствующие органы. Оформление ОП является добровольной процедурой. Назначение оповещения зависит от его вида.
Когда можно отказаться от участия:
При первом случае компания-заказчик может искать исполнителей не только на специальных онлайн-площадках. Исполнителю (или поставщику) можно отправить приглашение на участие в торгах. Если у того нет желания, производственные мощности не справятся, сложный заказ или уже имеется большой объем работ, то важно отправить обоснованный отказ. В нем первым делом выражают благодарность за выбор своей кандидатуры, а затем пишут о причинах отказа.
Во втором случае отказаться можно так:
Таким образом, в зависимости от ситуации исполнитель может отправить письмо-отказ или уведомление об отзыве заявки на конкурс. Для обоих документов правила написания будут похожими.
Для справок! Государственные закупки регулирует ФЗ от 5 апреля 2013 года № 44-ФЗ, а закупки для юридических лиц — ФЗ от 18 июля 2011 года № 223-ФЗ.
По каким поводам происходит деловая переписка
Таковых может быть множество, как внешних, так и внутренних. Предложения о сотрудничестве, приглашение на участие в каких-то мероприятиях, бизнес-идеи и просьбы о спонсорстве, резюме кандидатов на вакансии, рекламные предложения, претензии, рекламации, запросы и т.д. и т.п. Сюда же относятся и просьбы сотрудников об внеочередном или очередном отпуске, повышении оклада, переводе на другую должность. Мы перечислили далеко не все. Как уже упоминалось, чаще всего ответа на подобную корреспонденцию не следует. Но есть ситуации, когда отмолчаться или не получится, или нецелесообразно. Например, организацию заинтересовало лицо, от которого поступило предложение, а само предложение пока не подошло, или когда автором послания является сотрудник фирмы.
Как избежать попадания в реестр недобросовестных поставщиков
Поставщик может избежать попадания в РНП, если ему удастся доказать, что в том, что им не был подписан договор с заказчиком, нет его вины. Пытаться договориться с заказчиком о том, чтобы он не передавал информацию в реестр, не стоит. По закону тот передает сведения в реестр не по своему усмотрению: он обязан это сделать при наличии оснований.
Информация будет числиться в реестре в течение 2 дней. Для того чтобы оспорить попадание в реестр, поставщику следует обратиться с жалобой в ФАС или с исковым заявлением в суд.
Таким образом, заказчик наделен правом отказа от подписания договора, но в строго ограниченных 44-ФЗ случаях. Отказ должен быть мотивированным и обоснованным, а поставщик – уведомлен о принятом решении в письменной форме. Поставщик имеет право обжалования действий заказчика в ФАС или в суде. Исполнитель также может уклониться от подписания невыгодного договора, но за это он попадет в реестр недобросовестных поставщиков. Исключить неблагоприятные последствия отказа поставщик может, если докажет возникновение обстоятельств непреодолимой силы, которые препятствуют подписанию договора или вину заказчика.
Не нашли ответа на свой вопрос? Звоните на телефоны горячей линии. 24 часа бесплатно!
Перед подачей категоричного заявления нужно знать о последствиях отказа. Статья 1157 ГК РФ пунктом третьим закрепляет невозможность отказа от заявления.
Пункт 2 статьи 1157 ГК РФ допускает отзыв заявления, если с момента, когда было открыто наследства не прошло шесть месяцев. Отказная собственность будет передана другим родственникам, претендующим на нее. Право на законное пользование и распоряжение имуществом полностью будет утрачено.
Предлагаем вам ознакомиться с другими документами, которые могут составляться при процедуре наследования и бумагами, необходимыми для оформления наследования у нотариуса:
- исковые заявления об установлении факта принятия, о вступлении в наследство и о признании права собственности;
- доверенность на оформление;
- заявление о принятии наследства.
Образец письма-отказа от участия в тендере
Генеральному директору ООО «Нота»
Горбунову Евгению Евгеньевичу
(сведения о компании-заказчике) Общие сведения
Образец уведомления об отзыве заявкиМы изучили конкурсную документацию и приняли решение об отказе от участия, так как на данный момент наши внутренние бизнес-процессы не дают нам возможности выполнить несколько условий предложенного контракта.Генеральному директору
ООО «Хризантема»
Николаеву Семену Семеновичу
(сведения об организации-заказчике)
по причине изменения экономической стратегии компании.
Помимо полного соответствия правилам деловой переписки, письмо-отказ подчиняется еще некоторым правилам.
- Отказ не должен быть обидным для первоначального отправителя. Более того, оно должно содержать в себе благодарность за то, что отправитель выбрал именно вашу организацию. Во-первых, это диктуется деловым этикетом, а, во-вторых, не исключено, что в дальнейшем партнерство и сотрудничество все-таки станут возможны.
- По этой же причине отказ не должен быть категорическим. Наоборот, очень благоприятное впечатление производит указание условий, которые позволят в дальнейшем установить деловые отношения. Одновременно это покажет, что полученное предложение было максимально подробно изучено.
- Хотя немотивированный отказ вполне допустим, лучше, все-таки, привести причины, которые вынудили отказаться от предложения и обязательно высказать похвалу по поводу предложения или его автора.
- Если возможно, то рекомендуется посоветовать другие организации, которые могут заинтересоваться высказанным предложением. Это продемонстрирует адресату вашу благожелательность.
Как написать отказ на коммерческое предложение пример
Письмо можно отправить разными способами, при этом лучше всего выбрать тот, посредством которого дошло изначальное послание. Наиболее приемлема отправка через почту России, но в этом случае следует взять заказное с уведомлением о вручении, также можно применить передачу через представителя или курьера (такой метод гарантирует более быструю доставку). Допустимо и использование факса, электронных средств связи и даже социальных сетей или мессенджеров (но только при условии, что отправитель первоначального письма сам пользуется таким путем коммуникации).
Если вам потребовалось сформировать письмо-отказ от сотрудничества, посмотрите его образец и комментарии к нему.
- В начале письма напишите, для кого оно предназначено: укажите название организации, должность и ФИО ее представителя, на имя которого составляете ответ. Используйте вежливую форму обращения, поблагодарите за проявленного внимание к вашей компании и после этого переходите к сути послания.
- Обязательно сошлитесь на то письмо, в ответ на которое вы пишете отказ, укажите обстоятельства, которыми вызвана отрицательная реакция. Если вашим оппонентом к его предложению были приложены какие-то дополнительные бумаги, обозначьте то, что вы с ними ознакомились.
- При возможности, выскажите в письме выражение надежды на то, что сотрудничество все же состоится, не преминув внести условия, которые для этого должны быть выполнены.
- В заключение подпишите письмо и датируйте.
Не только от предприятия может поступить письмо-отказ. В некоторых случаях его может выразить лицо, не имеющее к компании никакого отношения: например, соискатель на какую-либо должность. Если вы являетесь именно таким человеком, формируйте отказ также сообразно с правилами и нормами деловой документации. Используйте вежливое обращение, укажите наименование предложенной вам вакансии, а также причину, по которой вы от нее отказываетесь (не забывайте о том, что потенциальный работодатель может пересмотреть условия предлагаемой вам работы). В конце обязательно подпишитесь и поставьте дату.
Шаблон стандартного письма-отказа от участия в тендере: скачать образец
Что должно быть в письме:
- Персональное обращение: вежливое, официальное, полное
- Поблагодарите человека за любое участие или заинтересованность.
- Задайте контекст
- Объясните и покажите, что вы владеете всей и только полной информацией об актуальном вопросе.
- Сообщите о том, что решение принялось, в соответствии с нормами, требованиями.
- Выразите искреннее и деликатное сочувствие
- Не забудьте отметить достоинств человека
- Не грубо и «красиво» откажите человеку
- Предложите возможные альтернативы
Важные особенности:
- Правила написания письма схожи с теми, которые требуются для других официальных писем.
- Отказ пишется с учетом поступившего предложения участия в любом из мероприятий.
- Обязательно сошлитесь на обстоятельства, которые помешали Вам присутствовать на мероприятии.
Не только от предприятия может поступить письмо-отказ. В некоторых случаях его может выразить лицо, не имеющее к компании никакого отношения: например, соискатель на какую-либо должность. Если вы являетесь именно таким человеком, формируйте отказ также сообразно с правилами и нормами деловой документации. Используйте вежливое обращение, укажите наименование предложенной вам вакансии, а также причину, по которой вы от нее отказываетесь (не забывайте о том, что потенциальный работодатель может пересмотреть условия предлагаемой вам работы). В конце обязательно подпишитесь и поставьте дату.
Такое письмо нужно написать в лаконичном и сдержанном деловом стиле. По возможности надо избегать перегруженных знаками препинания и сложных для восприятия предложений. Не рекомендуется использовать сложную профессиональную лексику. Исключением могут быть случаи, когда Вы с адресатом работаете в одной сфере и точно уверены, что получателю понятна терминология. Отказаться от чего бы то ни было, будь то приглашение к сотрудничеству или на мероприятие, необходимо максимально корректно. Недопустимы разговорные и грубые слова, даже если Вы крайне негативно настроены по отношению к адресату или совсем не интересуетесь предлагаемыми услугами. Важно написать письмо грамотно: обязательно учитывать нормы русского языка в плане грамматики, стилистики, орфографии. Помните, что культура письменной речи влияет на общее впечатление, которое адресат составит о Вашей компании.
Письмо-отказ от сотрудничества
Если вам потребовалось сформировать письмо-отказ от сотрудничества, посмотрите его образец и комментарии к нему.
- В начале письма напишите, для кого оно предназначено: укажите название организации, должность и ФИО ее представителя, на имя которого составляете ответ. Используйте вежливую форму обращения, поблагодарите за проявленного внимание к вашей компании и после этого переходите к сути послания.
- Обязательно сошлитесь на то письмо, в ответ на которое вы пишете отказ, укажите обстоятельства, которыми вызвана отрицательная реакция. Если вашим оппонентом к его предложению были приложены какие-то дополнительные бумаги, обозначьте то, что вы с ними ознакомились.
- При возможности, выскажите в письме выражение надежды на то, что сотрудничество все же состоится, не преминув внести условия, которые для этого должны быть выполнены.
- В заключение подпишите письмо и датируйте.