Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Заявление на аванс проезда в отпуск». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Распоряжения и нормы, используемые при определении размера и порядка оплаты денег на транспортные траты для работающих на предприятиях и организациях Крайнего Севера РФ, должны быть отражены в документах внутреннего распорядка организации и на законодательном уровне.
Как оформить компенсацию оплаты проезда в отпуск
Для того, чтобы рассчитывать на возмещение денег за оплату проезда в отпуск, уходящему в него работнику северных предприятий следует написать своему руководству заявление. Он все равно будет писать его в обязательном порядке для ухода в отпуск. Нужно только, помимо обычных обязательных моментов, дополнительно включить туда некоторые данные:
- место, куда человек собирается ехать в отпуск;
- вид транспорта, на котором он будет туда следовать;
- стоимость проезда по самой короткой траектории;
- ссылки на законодательные акты, согласно которым ему положена эта выплата.
Нужно обязательно приложить копии билетов или посадочные талоны до места отпуска (на самолет, поезд, водный транспорт), а также чеки на оплату перевозки багажа.
Если человек едет на собственном авто, к заявлению нужно будет приложить:
- справку о том, что он действительно побывал в заявленном месте отдыха;
- копию прав и техпаспорта на автомобиль;
- чеки за бензин, полученные на АЗС в пути.
По получении данного заявления руководитель организации издает специальный приказ, который является основой для отдела кадров и бухгалтерии при начислении и выплате отпускных средств.
Подтверждение расходов нужно подать минимум за три дня до отъезда. После возвращения может быть произведен перерасчет.
Как доказать размер компенсационной выплаты нанимателю
Подтверждением затрат на проезд к месту проведения отпуска служат:
- квитанции и проездные чеки транспортных компаний;
- чеки с АЗС;
- справки автовокзалов о кратчайшем маршруте проезда к месту следования и в обратном направлении;
- справки автомобильных предприятий (автовокзалов) о нормах топливного расхода для автотранспорта, который осуществлял перевозку к месту назначения;
- документальные подтверждения местонахождения сотрудника в указанном месте проведения отпуска — зарегистрированные путевки, выписки о регистрации в отелях и пансионатах, домах отдыха, а также справки местных муниципальных советов о проживании лица в населенном пункте.
Если наниматель в одностороннем порядке отменяет оплату проезда к месту проведения отпуска, либо фиксирует размер выплаты ниже ее реальной стоимости, это является поводом для обращения в суд. Данная ситуация нарушает трудовое законодательство и будет рассмотрена в пользу сотрудника.
Кому и когда оплачивается проезд до места отдыха?
Мнение эксперта
Михайлов Владислав Иванович
Юрист с 6-летним стажем. Специализируется в области семейного права. Знает о законе все.
Согласно статьи 325 Трудового Кодекса РФ, работодатели обязаны компенсировать затраты работника на проезд к месту отдыха и обратно в том случае, если соблюдаются такие условия:
- компания, где работает гражданин, осуществляет свою деятельность в условиях Крайнего Севера или в районах, приравненных к ним – перечень таких местностей установлен Советом Министров СССР от 10.11.1967 № 1029 и с ним может ознакомиться каждый желающий;
- на получение компенсации можно рассчитывать не чаще, чем 1 раз в 24 месяца;
- место отдыха должно находиться на территории РФ.
Основание на возмещение затрат на проезд возникает одновременно с правом на очередной отпуск.
Компенсируются следующие виды расходов:
- на проезд в любом транспортном средстве кроме такси;
- за места в багажном отделении, при этом вес клади не должен превышать 30 кг;
- на проезд и провоз багажа членов семьи, которые не осуществляют трудовую деятельность, то есть компенсацию можно получить за ребенка и других иждивенцев.
Правила выдачи денежных средств в качестве возмещения расходов на проезд в отпуск и обратно, граждан работающих в условиях Крайнего Севера и в местах, приравненных к ним, утверждены Постановлением Правительства РФ от 12.06.2008 № 455.
Командировка и оплата проезда
Для начала следует разграничить понятие командировочных расходов и оплаты проезда.
Командировка — это поездка работника по распоряжению руководителя для осуществления работы (выполнения служебного задания) в месте, отличном от его постоянного рабочего.
Оплата командировочных расходов лежит на работодателе согласно статье 168 ТК РФ, и эта обязанность не зависит от наличия пункта об оплате командировочных расходов в нормативных локальных актах предприятия, это — гарантия, предоставляемая законом работнику, как наиболее уязвимой стороне трудовых отношений.
Нормативными же локальными актами организации могут оговариваться и дополнительные компенсации для своих работников. Эти нормы закрепляются, например, в Правилах внутреннего трудового распорядка. В любом случае при приеме на работу работодатель обязан ознакомить работника с нормативными локальными актами, действующими в организации.
Помимо внутренних документов, право работника требовать от работодателя оплаты проезда до места отпуска и обратно регламентирует Трудовой кодекс РФ, а именно статья 325.
Согласно этой статье право на оплату проезда до места отпуска и обратно, а также на оплату провоза багажа имеют:
- раз в два года — сотрудники организаций, расположенных на Крайнем Севере и в приравненных к нему районах. Компенсация предоставляется при уходе в ежегодный очередной отпуск и касается только расходов в пределах Российской Федерации;
- в соответствии с установленными отдельными нормативными актами сроками — сотрудники ОВД, госслужб и других учреждений.
Помимо этого спортсменам и тренерам оплачивается проезд до места сбора команды и обратно, а также расходы, которые понесены в связи с участием в спортивных событиях в составе этих команд.
Как рассчитать размер компенсации
Чтобы получить денежные средства в соответствии с законодательством, заявление на отпуск с оплатой проезда, образец которого выложен выше, следует предоставить нанимателю заранее. Эта необходимость обусловлена сроками выплаты — ее следует производить не позже, чем за 3 календарных дня до начала фактического очередного отпуска, как указано в статьях 136 и 325 Трудового кодекса.
Выплата проездных расходов как для сотрудника, так и для его семьи, осуществляется в оба направления. При наличии нескольких вариантов проезда оплате подлежит минимальная возможная стоимость наиболее коротким путем. То есть, согласно статье 325 Трудового кодекса, если существует более короткий и бюджетный путь к месту проведения отпуска, оплачена будет именно его стоимость.
Как составить заявление на оплату проезда
Документ составляется после подтверждения фактически понесенных расходов. Работник должен позаботиться о наличии не только самих билетов, но и квитанций, иных финансовых документов.
Для студентов ВУЗов и образовательных учреждений среднего профессионального образования дополнительно потребуется представить справку о прохождении обучения, желательно справку-вызов. В таких случаях оплата проезда является обязанностью работодателя один раз в год, не чаще. Если локальными актами не установлены дополнительные компенсации проезда.
Заявление на оплату проезда в случаях, когда такая льгота прямо предусмотрена законодательством РФ, должно быть удовлетворено путем перечисления на банковскую карту или выдачей наличных денежных средств, в противном случае можно обратиться с жалобой в трудовую инспекцию или прокуратуру.
Как правильно написать заявление на отпуск в 2021 году?
Заявление может быть написано от руки или напечатано по образцу на компьютере, но обязательно заверено личной подписью работника. Первый вариант предпочтительный.
Существуют правила составления документа, которых следует придерживаться:
- в правом верхнем углу указывается наименование организации, должность и ФИО руководителя, кому адресовано заявление;
- ниже адресата прописываются данные работника: должность, структурное подразделение и ФИО;
- по центру листа прописными буквами пишется наименование документа — заявление;
- далее оформляется текст, который является основной частью документа и содержит просьбу о предоставлении отпуска с уточнением конкретной даты начала, количества дней, вида (очередной оплачиваемый). При необходимости не запрещается уточнить обстоятельства, по которым требуется отлучиться с рабочего места и работник желает использовать для этого отпускные дни;
- завершающим этапом проставляется дата составления заявления и личная подпись заявителя.
Как рассчитать размер денежной компенсации?
Чтобы посчитать размер выплат, сотрудник дает работодателю купленные билеты или оплаченную бронь. Сумма должна соответствовать тратам на проезд. После возвращения, отпускник обязан предоставить посадочные талоны или другие документы, подтверждающие присутствие на данном рейсе.
Если траты сотрудника на проезд и провоз багажа отличаются от полученной компенсации, работодатель должен возместить разницу в ближайших выплатах.
В том случае, если гражданин в силу тех или иных обстоятельств не смог представить документы, удостоверяющие сумму расходов на билеты, то компенсация выплачивается по определенным правилам, в зависимости от типа транспорта:
- ж/д – по тарифу плацкартного вагона;
- самолет – по тарификации экономкласса;
- водный — согласно тарифному плану кают: Х категории морского судна, III группы речного судна;
- автомобильный — по тарифу автобуса.
Как доказать размер компенсационной выплаты нанимателю
Подтверждением затрат на проезд к месту проведения отпуска служат:
- квитанции и проездные чеки транспортных компаний;
- чеки с АЗС;
- справки автовокзалов о кратчайшем маршруте проезда к месту следования и в обратном направлении;
- справки автомобильных предприятий (автовокзалов) о нормах топливного расхода для автотранспорта, который осуществлял перевозку к месту назначения;
- документальные подтверждения местонахождения сотрудника в указанном месте проведения отпуска — зарегистрированные путевки, выписки о регистрации в отелях и пансионатах, домах отдыха, а также справки местных муниципальных советов о проживании лица в населенном пункте.
Если наниматель в одностороннем порядке отменяет оплату проезда к месту проведения отпуска, либо фиксирует размер выплаты ниже ее реальной стоимости, это является поводом для обращения в суд. Данная ситуация нарушает трудовое законодательство и будет рассмотрена в пользу сотрудника.
Кому положена оплата проезда в отпуск?
В ст. 325 ТК РФ указаны лица, которые имеют право на то, чтобы работодатель оплатил им проезд в отпуск. К указанным лицам относятся:
- работающие в организациях района Крайнего Севера и в местностях приравненных к ним. Оплата проезда в отпуск в пределах территории РФ и обратно производится 1 раз в 2 года.
- работники федеральных гос. органов, государственных внебюджетных фондов РФ, федеральных гос. учреждений имеют право на оплату проезда в отпуск на территории РФ и обратно любым видом транспорта, за исключением такси. Кроме того, помимо работника оплату проезда осуществят и неработающему члену семьи работника
Кроме указанных лиц, право на оплату проезда в отпуск имеют:
- сотрудники полиции
- военнослужащие по контракту
Возмещение стоимости проезда в отпуск работникам прочих организаций
Кроме работников организаций, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, возможность оплаты стоимости проезда работников и (или) членов их семьи в отпуск на автотранспорте может быть предусмотрена положениями отраслевых (профессиональных) тарифных соглашений, коллективных договоров (соглашений) между администрацией организации и трудовым коллективом (профсоюзным органом) или непосредственно трудовым договором между работодателем и работником.
В том случае, если оплата проезда в отпуск предусмотрена отраслевым или профессиональным тарифным соглашением, то каждой организацией, на которую распространяется действие соглашения, должно закрепляться условие об оплате проезда в отпуск в заключаемом с трудовым коллективом (профсоюзным органом) коллективном договоре.
Так, например, в соответствии с п.7.7 Отраслевого тарифного соглашения по угольной промышленности Российской Федерации (зарегистрировано в Минтруде России 25.01.2001 под N 608-ВЯ) руководители организаций угольной промышленности, расположенных в районах республик Бурятии, Хакасии, Приморского, Хабаровского, Красноярского краев, Читинской, Иркутской и Кемеровской областей, не вошедших в перечень районов Севера, должны производить оплату стоимости проезда к месту использования ежегодного отпуска и обратно один раз в три года самого работника и двух членов его семьи (супруг, дети) в зависимости от фактически использованного ими транспорта.
Организации, расположенные в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, оплачивают стоимость проезда в отпуск своих работников и членов их семей в порядке, определенном Законом N 4520-1 и п.п.7.8 и 7.9 Отраслевого соглашения. При этом п.7.8 Соглашения уточнено, что к членам семьи работника, на которых оплачивается проезд, относятся жена (муж) и несовершеннолетние дети.
Кроме того, оплата проезда должна производиться исходя из норм, установленных в коллективных договорах организаций отрасли.
В том случае, если муж и жена работают в одной организации, то льготами по оплате проезда в полном объеме пользуется каждый из супругов. Например, в одном из двух годов оплате подлежит стоимость проезда мужа и жены (детей) как членов семьи мужа, а в другом году — стоимость проезда жены и мужа (детей) как членов семьи жены.
Оплата проезда в отпуск в районах Крайнего Севера
В ст. 325 ТК РФ сказано, что те предприятия, которые располагаются в районах Крайнего Севера или в местностях, которые имеют аналогичный статус, должны оплачивать своим сотрудникам дорогу в отпуск и обратно. Такая обязанность возникает лишь у тех предприятий, которые финансируются из государственного бюджета.
Компенсация расходов на дорогу положена не каждый год, а лишь 1 раз в 2 года и только по территории России. Вид транспорта не имеет значения. Это может быть как собственный автомобиль, так и иной вид транспорта. Путешественник имеет право на оплату провоза своего багажа, если его общий вес не превышает 30 кг.
Есть ещё один нюанс – такие работники могут получить компенсацию расходов и на дорогу своего несовершеннолетнего ребёнка и его багажа. Но работник не имеет права требовать просто некую сумму денежных средств. Компенсация должна быть оправдана проездными документами. Кроме того, каждая компания имеет право самостоятельно установить порядок назначения и выплаты компенсации за проезд. Однако этот порядок должен быть прописан в локальных документах и не должен противоречить действующему законодательству.
Для получения компенсации своих расходов на дорогу до места отдыха и обратно работник должен написать заявление на имя работодателя и приложить к нему свои проездные билеты, на которых указана стоимость проезда. Если он отдыхал со своим ребёнком, то в заявлении он должен указать не только своё имя, но и имя своего несовершеннолетнего ребёнка. Тогда нужно приложить 2 комплекта проездных документов – своих и ребёнка.
Оплата проезда в отпуск МВД
Сотрудники МВД также имеют право на компенсацию расходов до места своего отдыха и обратно. Правила и порядок точно такой же, как и у военнослужащих.
Сотрудники МВД имеют точно такие же льготы, что и военнослужащие, и правила на компенсацию расходов действуют такие же. То есть сотрудник министерства не может купить билет в поезд класса СВ и попросить компенсировать его стоимость. Компенсация возможна лишь в том случае, если билет будет класса «простой плацкартный».
Сотрудник МВД также имеет право взять с собой в путешествие одного члена семьи – либо ребёнка, либо супруга / супругу. Этому члену семьи также будет оплачен проезд. Также есть возможность компенсировать провоз багажа, если его вес не превышает 30 кг на 1 человека.
Как рассчитать размер денежной компенсации?
Чтобы посчитать размер выплат, сотрудник дает работодателю купленные билеты или оплаченную бронь. Сумма должна соответствовать тратам на проезд. После возвращения, отпускник обязан предоставить посадочные талоны или другие документы, подтверждающие присутствие на данном рейсе.
В том случае, если гражданин в силу тех или иных обстоятельств не смог представить документы, удостоверяющие сумму расходов на билеты, то компенсация выплачивается по определенным правилам, в зависимости от типа транспорта:
- ж/д – по тарифу плацкартного вагона;
- самолет – по тарификации экономкласса;
- водный — согласно тарифному плану кают: Х категории морского судна, III группы речного судна;
- автомобильный — по тарифу автобуса.
Расчет компенсации проезда в отпуск
Заявление на оплату проезда в отпуск должно быть направлено работником заблаговременно, учитывая, что по закону работодатель обязан произвести выплату отпускных и компенсации на проезд сотрудника не позднее 3 дней до отпуска (ст. 136, 325 ТК РФ).
Для расчета компенсации работник представляет имеющиеся на руках оплаченные билеты или брони, а по возвращении подтверждает их маршрутными квитанциями. Если итоговая сумма, потраченная работником на проезд и провоз багажа, отличается от уже полученной от работодателя, бухгалтерия должна произвести расчет и доначислить разницу.
При этом для отдельной категории работников (федеральных госорганов и госучреждений, а также государственных внебюджетных фондов) законом предусмотрена формула расчета размера компенсации, если работник не смог представить подтверждающие документы, в зависимости от вида транспорта, курсирующего между местом жительства и местом отдыха (п. 5 Правил, утв. постановлением Правительства РФ от 12.06.2008 № 455):
- для железнодорожного транспорта — по тарифу плацкартного вагона;
- авиатранспорта — по тарифу экономического класса;
- водного транспорта — по тарифу каюты Х группы морского судна или каюты III категории речного судна;
- автомобильного транспорта — по тарифу автобуса.
Образец написания заявления на отпуск с проездом
Образец написания заявления на отпуск с проездом вы найдете в статье «Заявление на отпуск с оплатой проезда – образец».
На практике сложились следующие требования к оформлению заявления:
- Ф. И. О., должность работника;
- Ф. И. О., должность руководителя организации;
- просьба о предоставлении отпуска (указываются даты отдыха) и компенсации расходов на проезд и провоз багажа;
- указание маршрута;
- указание Ф. И. О. неработающих мужа/жены, несовершеннолетних детей, чей проезд также необходимо компенсировать (если законом или локальными актами предусмотрена возможность компенсации);
- ссылка на список приложений к заявлению (копии документов, подтверждающих оплату проезда).
Заявление на отпуск с оплатой проезда — кадровый документ, необходимый для расчета и компенсации понесенных затрат работника в связи со следованием на место проведения отпуска и обратно. Воспользоваться правом на компенсацию работник может на определенных условиях и в определенные сроки.