Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как отразить в 1С пособие по беременности и родам». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Бумажные листки нетрудоспособности оформляются все реже, так как теперь пациент вправе выбрать электронный документ. Это удобно, если работник находится на карантине, на удаленном режиме работы, заболел в командировке или проходит лечение в другом городе.
Что заполняет медучреждение
Первые записи в больничный листок вносит врач или иной ответственный работник медицинского учреждения. Медработник заполняет первый раздел документа. Вот ключевые принципы заполнения, действующие для медорганизации:
- Сделайте отметку, какой документ выдается: первичный или дубликат.
- Укажите краткое название медучреждения, адрес местонахождения и ОГРН.
- Запишите дату, когда документ выдали больному.
- Внесите Ф. И. О. пациента и дату его рождения.
- Название организации-работодателя впишите со слов больного.
- Укажите, основное это место работы для пациента или он трудится по совместительству.
- Зарегистрируйте код степени родства, если ЛН выдан по уходу за родственником (потребуется вписать его Ф. И. О.).
- В табличной части впишите периоды освобождения от работы. Затем — должность врача, его Ф. И. О., заверьте подписью и печатью лечащего специалиста.
- Укажите дату, когда пациенту приступить к работе.
Выдача больничного при карантине.
Раздел о выдаче листка нетрудоспособности в период карантина изменится в связи с распространением коронавирусной инфекции и введением в России ограничительных мер.
В частности, установлено, что листок нетрудоспособности выдается гражданам, которые должны быть временно отстранены от работы или находиться на самоизоляции в случае введения ограничительных мер (карантина) (п. 48 Порядка № 925н).
Получить больничный лист, в том числе по беременности и родам, можно будет без личного посещения врача, с использованием телемедицинских технологий. В этом случае листок нетрудоспособности формируется только в электронном виде. Его сможет выдавать лечащий врач (фельдшер), если:
-
сведения о нем внесены в Федеральный регистр медицинских работников;
-
медицинская организация зарегистрирована в Федеральном реестре медицинских организаций (п. 50 Порядка № 925н).
Оформление и исправление ошибок.
В отношении бумажного листка нетрудоспособности правила оформления практически не изменились. При этом в Порядке № 925н есть уточнение о том, что если пособие по нетрудоспособности или по беременности и родам лицу напрямую платит ФСС, то работодателю не нужно заполнять строки (поля) «за счет средств Фонда социального страхования Российской Федерации» и «ИТОГО начислено» (п. 73 Порядка № 925н).
Если же работнику оформлен электронный больничный, он сообщает работодателю его номер. По номеру больничного и СНИЛС сотрудника работодатель запрашивает в информационной системе «Соцстрах» сведения о листке нетрудоспособности (п. 72 Порядка № 925н). По полученным данным в программе автоматически рассчитывается пособие.
Если в листке нетрудоспособности выявлены ошибки, то согласно действующему порядку он считается испорченным и вместо него оформляется дубликат.
Пунктом 63 Порядка № 925н установлены случаи, когда дубликат листка нетрудоспособности выдается на бумажном носителе или оформляется в электронном виде:
-
наличие ошибок при заполнении;
-
порча или утрата больничного (до момента выплаты на его основании пособия по временной нетрудоспособности, по беременности и родам);
-
изменение причины нетрудоспособности по решению врачебной комиссии.
Как медработник должен его заполнить?
Медицинский работник вносит информацию в два бланка, один из которых выдается беременной, а другой остаётся в медучреждении.
- В правом верхнем углу листка проставляется галочка в поле «первичный» или же «дубликат» (если выдается взамен утерянного или испорченного).
- Вписывается название организации, выдавшей лист.
- Вводится адрес медучреждения: название населённого пункта, улицы (без слова «улица»), номер дома (числом); если есть необходимость указать корпус, его номер прописывают рядом, отделяя косой линией, размещённой в отдельной клеточке. Далее через клеточку при необходимости вписывается номер квартиры.
- Указывается дата выдачи больничного (число, месяц, год цифрами).
- Прописывается ФИО беременной (согласно паспортным данным).
- В графе «место работы» пишется название организации, в которой работает женщина, например ООО ФАНТАЗИЯ (если работодатель – физическое лицо, вместо названия организации указывается его фамилия и инициалы).
- Записывается № истории болезни, который соответствует № медкарты пациентки.
- Указывается причина нетрудоспособности в виде двузначного кода «05» (что означает отпуск по БиР).
- Ставится галочка в ячейке, которая обозначена буквой «ж» (женский пол).
- Проставляется галочка либо в графе «основное», либо в графе «по совместительству» (при отметке «по совместительству» указывается номер листка по основной работе), либо «состоит на учете в государственных учреждениях службы занятости».
- Заполняется поле «дата 1», в котором указывается прогнозируемая дата родов (число, месяц, год цифрами). Она вычисляется путем прибавления к дате выдачи листа 70 календарных дней.
- Делается отметка о том, что беременная встала на учет в срок беременности до 12 недель в квадрате «да». Если позже этого срока – в квадрате «нет».
- В таблице «Освобождение от работы» в столбце «с какого числа» вписывается дата выдачи листа. В столбце «по какое число» – дата, которая исчисляется прибавлением 140 дней к дате выдачи (для беременных одним ребёнком) и 194 дней в случае многоплодной беременности.
Указывается должность врача (допустимы сокращения, например, АКУШ ГИН), его фамилия, инициалы и подпись. Прописывается должность председателя врачебной комиссии (например, ПРЕД ВК), его фамилия, инициалы и подпись.
- В поле «приступить к работе» указывается дата, следующая после той, которая указана в столбце «по какое число».
- В графе «выдан листок нетрудоспособности» вписывается фамилия и инициалы специалиста, выдавшего больничный. Фамилия и инициалы отделяются пробелом, например КУЗЬМИНА ОМ.
- В поле «подпись» больничный визируется специалистом, выдавшим документ.
- Документ заверяется печатями в специально отведённых местах.
В корешке листка нетрудоспособности дублируются основные данные:
- «первичный» лист или «дубликат»;
- фио беременной;
- место её работы с отметкой «основное» или «по совместительству»;
- фамилия, инициалы врача;
- номер истории болезни;
- дата выдачи больничного.
В поле «расписка получателя» беременная женщина подписывается при получении документа на руки.
Сроки выплаты пособия по беременности и родам
Порядок оплаты пособия по беременности и родам зависит от того, включен регион, в котором зарегистрирован работодатель, в пилотный проект ФСС «Прямые выплаты» или нет. Подробнее о сути пилотного проекта и перечне регионов в него вошедших, вы можете узнать из статьи «Пилотный проект ФСС 2021: список регионов».
- Оплата больничного через ФСС в регионе, где не введен пилотный проект.
Работница приносит работодателю больничный и пишет заявление в свободной форме о назначении и выплате ей пособия по БиР. Подробнее с формой этого документа можно ознакомиться в статье «Образец заявления на декретный отпуск по беременности».
Работодатель обязан в 10-дневный срок (с даты получения документов) рассчитать пособие и выплатить его в ближайший день выдачи зарплаты.
- Оплата больничного через ФСС: пилотный проект.
Работодатель, получив документы от работницы, обязан в течение 5 дней передать документы в ФСС. Соцстрах в течение 10 дней примет решение о выплате пособия и самостоятельно перечислит его на счет декретницы.
На какое количество дней выдается при выходе в декрет?
Временные нормативы регламентированы ст. 255, 257 ТК, законами №81-ФЗ и №255-ФЗ.
Продолжительность декретного отпуска определена в календарных днях отдыха:
- 140 — для большинства случаев: по 70 дней до и после появления новорожденного;
- 194 — при многоплодной беременности: 84 до и 110 дней по окончании родов;
- 194 — в случае неожиданного появления на свет близнецов: 70 и 124;
- до 70 или 110, когда усыновляется соответственно один или несколько детей возрастом до трех месяцев;
- 156, если роды начались раньше срока: на 22-30 неделе беременности;
- 90 — длительность дородового больничного листа для женщин, работа которых связана с пребыванием в зонах повышенной радиации.
При нежелании своевременно уходить в декрет некоторые беременные сотрудницы продолжают работать позже 30 недель, не оформляя больничного листа. В этом случае их декретный отпуск окажется короче: его предоставят с того дня, когда на предприятие от женщины поступят заявление и листок нетрудоспособности.
Заполнение листка нетрудоспособности по беременности и родам
Введённый в обращение новый бланк бюллетеня характеризуется как имеющий защиту высокого уровня и наделённый возможностью его заполнения при помощи печатающих устройств. Эта характеристика позволяет упростить работу медперсонала в учреждениях и способствует переходу взаимодействия рожениц с учреждением ФСС напрямую.
Поскольку документ является бланком строгой отчётности, то существуют определённые требования к его оформлению. Заключаются они в следующем:
Код нетрудоспособности
- Все записи осуществляются в строго отведённых ячейках, начиная с первой в строке.
- Вынесение записи за границы ячейки или их соприкосновение недопустимо.
- Запись выполняется на государственном языке, прописными буквами печатного шрифта.
- Использование шариковой ручки запрещено. Производить записи можно чернилами чёрного цвета гелевой, капиллярной или перьевой ручки.
- Ошибки делают бланк испорченным. Такой документ подлежит замене.
- Не является нарушением совмещение рукописного текста с компьютерным набором.
- Если полное название организации не вмещается в отведённое поле, то можно вписывать сокращенное, принятое для употребления в учредительных документах.
- На больничном листе наличие чётких оттисков печатей медучреждения обязательно.
- Дата выдачи листка соответствует дате первого дня 31-й недели беременности.
- Если беременная отказалась от бюллетеня, но обратилась за ним позже, день выдачи устанавливается по факту обращения.
- В графе «дата 1» – предполагаемая дата родов. В графе «приступить к работе» – 141 день, который может измениться в том случае, если последует его продолжение.
ФСС опубликовал три примера реестров на больничные и пособия по новым правилам
Работодатели с 1 января 2021 года самостоятельно не считают и не платят больничные и пособия сотрудникам – за это отвечает ФСС. Но работодатели должны собрать необходимые для выплаты сведения с работников и направить в фонд. Сведения можно направить на бумаге или электронным реестром. Как их оформить, показал фонд.
С 1 января 2021 года все регионы России перешли на прямые выплаты из ФСС. То есть фонд перечисляет напрямую застрахованным:
- больничные пособия, в том числе в связи с несчастными случаями и профзаболеваниями;
- пособие по беременности и родам;
- пособие по уходу за ребенком до 1,5 лет;
- пособие за постановку на учет в ранние сроки беременности;
- единовременное пособие при рождении ребенка.
Отметим важную особенность – в случае заболевания самого работника фонд начисляет пособие начиная с четвертого дня болезни. Первые три дня нетрудоспособности работодатель оплачивает за счет собственных средств. Кроме того, дополнительные дни по уходу за ребенком-инвалидом и пособие на погребение по-прежнему выплачивает работодатели, а ФСС возмещает эти расходы.
Чтобы человек получил пособие, все необходимые документы он подает своему работодателю, а тот в свою очередь передает данные в ФСС. Перечень документов зависит о того, какой страховой случай возник у сотрудника. Но есть один общий момент для всех пособий.
При трудоустройстве или уже в период работы сотрудник обязан представить сведения, необходимые компании и ФСС для выплаты пособий (п.2 Постановления Правительства РФ от 30.12.2020 № 2375). Передать их можно на бумаге или в форме электронного реестра. Специальный бланк еще не утвержден, существует только в проекте приказа ФСС, но уже направлен на рассмотрение и регистрацию в Минюст (ID проекта 01/02/01-21/00112434). Поэтому Фонд рекомендует уже сейчас использовать эту форму (письмо от 18.03.2021 № 02-08-01/15-05-2461л).
В документе на выплату пособия следует заполнить три раздела. В зависимости от выбранного типа пособия отобразятся следующие разделы:
- «Общая информация».
- «Лист нетрудоспособности». Раздел отображается в пособии по нетрудоспособности, пособии по беременности и родам, пособии по профтравме, болезни.
- «Расчет пособия».
- «Дополнительные документы». Раздел отображается в пособии по беременности и родам (если в пособии по нетрудоспособности установлен флажок «Поставлена на учет в ранние сроки беременности (до 12 недель)»), пособии по ранним срокам беременности, пособии по рождению ребенка и пособии по уходу за ребенком.
Все обязательные для заполнения поля будут подсвечиваться красным цветом.
1. Для отправки следует сначала открыть документ, после чего нажать кнопку «Проверить и отправить».
Если необходимо отправить несколько документов одновременно, следует открыть меню «Реквизиты и настройки» и нажать кнопку «Включить режим массовой отправки».
После этого появится возможность отправить несколько документов.
2. Начнется проверка.
- Если проверка пройдена успешно, то следует выбрать сертификат для подписи документа и нажать «Отправить документ в ФСС».
В списке будут отображаться только квалифицированные сертификаты, ИНН в которых совпадает с ИНН организации из документа.
Регистрационный номер страхователя в сертификате должен совпадать с регистрационным номером организации, указанным в документе.
Если документ отправляется за обособленное подразделение (в этом случае код подчиненности заканчивается на 2), то регистрационный номер страхователя в сертификате должен совпадать с дополнительным кодом ФСС, указанным в документе.
После отправки документ отобразится первым в списке со статусом «В очереди на отправку».
- Если при проверке будут обнаружены ошибки, следует нажать кнопку «Закрыть и перейти к исправлению ошибок». Поля с ошибками будут подсвечены красным цветом, следует исправить их и повторить отправку.
Проверка бумажного больничного листа
Бумажные больничные в 2022 году продолжают выдаваться в некоторых случаях, которые выше были рассмотрены.
Данные в них должны корректно заполняться как врачом, так и работодателем. Поэтому стоит обращать внимание сразу на:
- Наименование медучреждения.
- Печать (должна соответствовать наименованию медучреждения).
- Данные работника.
- Название организации.
С какого срока и кем выдается листок нетрудоспособности
Женщины, вставшие в связи с беременностью на учет в гинекологическом отделении, вправе получить там больничный лист при наступлении срока в 30 недель.
Обратите внимание! Женщина в положении может всего один раз появится в гинекологии в положенный срок для получения листа нетрудоспособности по беременности. Для этого достаточно предоставить полис ОМС и паспорт.
Если будущая мама стояла на учете в государственном медицинском учреждении, проблем с получением больничного не возникнет в связи с лицензированной деятельностью организации. Если была выбрана для наблюдения за беременностью частная клиника, необходимо удостовериться в наличии у нее лицензии на право выдачи медицинского документа.
Порядок выплаты пособия по беременности, если сотрудница продолжает работать
Работница вправе либо оформить отпуск по беременности и родам и получать пособие за счет ФСС РФ, либо продолжать работать и получать заработную плату. Если женщина после получения больничного листа по беременности и родам продолжает работать, то основания для выплаты пособия за этот период отсутствуют (Информационное письмо ФСС РФ от 08.10.2004 № 02-10/11-6671). Выплатите работнице пособие только за период отпуска по беременности и родам, указанный в заявлении, в пределах периода освобождения от работы согласно больничному листу.
Для пособия расчетным периодом являются 2 года, предшествующие году начала отпуска по БиР, а не году, указанному в графе «С какого числа» таблицы «Освобождение от работы» больничного листа (ст. 255 ТК РФ, ч. 1 ст. 14 Закона № 255-ФЗ «Об обязательном социальном страховании…»).
Например, в больничном листе указан период освобождения от работы с 15.12.2020 на 140 календарных дней. Работница написала заявление на отпуск по БиР с 09.01.2020. В этом случае расчетным периодом являются 2018-2020 годы, а сумму пособия по беременности и родам нужно рассчитать исходя из фактической продолжительности отпуска — 126 календарных дней.
Издание приказа о предоставлении отпуска по беременности и родам
Приказ должен быть издан в соответствии с унифицированной форме № Т-6 (утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 №1).
В приказе должно быть отражено срок предоставления отпуска и реквизиты листка нетрудоспособности.
Работницу, после издания приказа необходимо ознакомить под роспись.
Если же работница по каким-либо причинам не может проставить роспись или отказалась от проставления, то работодатель в приказе делает о или «Ознакомить под роспись невозможно по причине …».
Такое оформление документа указано в ст. 84.1 ТК РФ при расторжении трудового договора, полагаем, что это касается и при ознакомлении приказа о предоставлении отпуска по беременности и родам.
Наименование организации
В первой строке раздела «Заполняется работодателем» листка нетрудоспособности впишите наименование организации (полное или сокращенное) либо фамилию и инициалы страхователя – физического лица (с интервалом в одну ячейку между фамилией и инициалами). Сокращенное наименование организации следует указывать в соответствии с учредительными документами. Если же в учредительных документах краткое название не предусмотрено, а полное содержит более 29 символов, то его можно сократить произвольно в пределах имеющихся в строке ячеек. В этом случае фонд может идентифицировать организацию-страхователя по регистрационному номеру.
При заполнении данной строки применение кавычек, точек, запятых, тире, знака номера не считается нарушением. То есть, если эти символы в больничном листке указаны, он является действительным и переоформлять его не нужно. Об этом сказано в письмах ФСС России от 28 октября 2011 г. № 14-03-18/15-12956, от 5 августа 2011 г. № 14-03-11/05-8545. Вместе с тем, если наименование организации содержит более 29 символов, то кавычки, знак номера, тире, точки и иные знаки препинания не проставляются (письмо ФСС России от 14 сентября 2011 г. № 14-03-11/15-8605).
Далее укажите, является место работы для сотрудницы основным или совместительством. Для этого поставьте галочку рядом с соответствующим значением.
Образцы заполнения листков нетрудоспособности
Больничный лист — это обязательный документ, который служит основанием для оформления отпуска на работе, назначения и выплаты пособия, возмещения декретных в ФСС.
Листок должен быть оформлен правильно, к его заполнению предъявляются строгие требования. Только корректно оформленный документ может служит основанием для получения трат на выплату декретных в Фонде социального страхования.
С учетом требований, изложенных в нормативных документах, инструкция по заполнению больничного листа будет выглядеть следующим образом. Работодатель вносит в больничный лист:
- Сведения о месте работы сотрудника посредством указания:
- наименования компании (полного либо сокращенного) в соответствии с учредительными документами, если работодатель является юрлицом;
- Ф. И. О. предпринимателя, если работодатель — ИП.
- Отметку о том, является работа основной для сотрудника или нет, путем проставления галочки в соответствующем пункте.
- Регистрационный номер работодателя в ФСС.
- Код подчиненности органа ФСС, выдавшего работодателю регистрационный номер.
- ИНН работника, на которого оформляется больничный (не указывается для женщин, получающих декретные пособия по беременности и родам, а также после постановки на учет в медучреждении на ранних сроках беременности).
- СНИЛС работника.
- Код, обозначающий условия исчисления больничного (1 или несколько) — на оборотной стороне листа:
- 43, если сотрудник имеет льготы как пострадавший от воздействия радиации;
- 44, если сотрудник до 2007 года работал в регионах Крайнего Севера или на территориях, приравненных к ним;
- 45, если у сотрудника имеется инвалидность;
- 46, если срок трудового договора работника с работодателем составляет менее 6 месяцев (не фиксируется, если причина нетрудоспособности указана в больничном как соответствующая коду 11);
- 47, если сотрудник ушел на больничный в течение 30 дней после увольнения;
- 48, если уходу на больничный сопутствовало нарушение режима по уважительной причине (при условии проставления отметки об этом в соответствующей графе бланка);
- 49, если заболевание сотрудника, на момент ухода на больничный имеющего инвалидность, длится 4 месяца подряд и более (не проставляется, если в графе, где приводится причина нетрудоспособности, указан код 11);
- 50, если при тех же условиях больничный длится 5 и более месяцев в календарном году;
- 51, если работник занят неполное время.
Подробнее о расчете стажа и его влиянии на размер пособия по нетрудоспособности читайте здесь.
- Длительность нестраховых периодов нахождения гражданина на службе в армии, силовых структурах, на противопожарной службе.
- Период, за который работнику должно выплачиваться пособие.
- Величину среднего заработка сотрудника, на основе которой рассчитывается больничный.
- Величину среднего дневного заработка сотрудника.
- Сумму компенсации по больничному, выплачиваемую за счет средств ФСС РФ.
- Сумму компенсации, выплачиваемую за счет работодателя.
- Общую сумму больничного.
- Ф. И. О. руководителя и главного бухгалтера работодателя.
Подробнее о порядке расчета общей суммы больничного читайте в материале «Максимальный размер больничного листа в 2020 — 2021 годах».
Следует учитывать, что одного знания, как правильно заполнить больничный лист, мало. Кроме самого больничного листа работодателю нужно представлять в ФСС справку — расчет пособия. Она нужна для того, чтобы подтвердить правильность цифр, указанных в больничном.
Унифицированной формы справки-расчета законодатель не утвердил. Работодателю придется разработать ее самостоятельно.
Главное, чтобы справка включала:
- величину заработка сотрудника за каждый из 2 лет, учитываемых при расчете пособия;
- общий заработок сотрудника за расчетный период (с поправкой на предельный размер базы для исчисления взносов в ФСС);
- величину среднего дневного заработка сотрудника;
- величину дневного пособия работника;
- общую сумму исчисленного пособия сотрудника, а также НДФЛ на нее.
Подписывается справка-расчет обычно руководителем и главным бухгалтером работодателя.
Внесение данных в бланки больничных листов, созданные на бумаге, обычно осуществляется вручную с помощью ручки — капиллярной, гелевой или же перьевой черного цвета. Внесение данных в больничный с помощью шариковой ручки не допускается.
В принципе, заполнить форму можно и на ПК — с помощью специальной программы, которая способна переносить данные с цифрового бланка на бумажный, передавая данные на принтер, в который вставлен официальный бланк. Более того, допустимо заполнять 1 часть больничного ручкой, а другую — на ПК (письмо ФСС РФ от 23.10.2014 № 17-03-09/06-3841П).
Когда заполняем больничный лист 2021 года, следует учитывать, что данные в него должны вноситься большими буквами начиная с первой доступной слева ячейки используемого поля. Если работодатель проставляет на бланке печать, она не должна попадать на соответствующие ячейки.
При обнаружении ошибок в графах бол��ничного их можно исправить. Для этого необходимо:
- зачеркнуть неверную запись;
- на оборотной стороне документа вписать правильные данные в формате «название графы бланка: корректные сведения»;
- сделать рядом запись: «Исправленному верить»;
- заверить запись подписями директора, главного бухгалтера работодателя, а также печатью (если она используется).
Вне зависимости от количества исправлений в больничном сделать на бланке запись: «Исправленному верить», проставить подписи директора, главного бухгалтера, а также печать достаточно 1 раз.
Бывает, что даже сокращенное название фирмы-работодателя требует бо́льшего количества ячеек, чем предусмотрено в соответствующей графе больничного. Иногда оно отсутствует, то есть не зарегистрировано в учредительных документах. В этом случае в бланк можно вписать основную часть названия компании и поставить точку. Так или иначе, идентификация фирмы будет осуществлена по ее уникальному номеру, выданному ФСС.
Размер итоговой суммы пособия, который фиксируется в соответствующей графе бланка, не должен быть уменьшен на НДФЛ. Если данная сумма, а также иные денежные величины, отражаемые в документе, не содержат копеек, вместо них следует вписывать 0.
Об обложении выплат по больничному НДФЛ читайте в статье «Облагается ли больничный лист (больничный) НДФЛ?».
В общем случае блок больничного листа, заполняемый работодателем, подписывается руководителем и главным бухгалтером. Однако допустима передача полномочий по подписанию больничных листов другим лицам. Для этого им необходимо оформить доверенность с учетом положений ст. 185 ГК РФ. При этом на самом бланке больничного каких-либо отметок о том, что документ подписывается по доверенности, быть не должно.
- простоев;
- отстранения от работы;
- иного освобождения от работы с полной или частичной компенсацией, кроме ежегодного основного отпуска;
- пребывания работника под стражей или арестом;
- проведения судебных и медицинских обследований.
Закон 2021 года № 86-ФЗ определяет, что листок нетрудоспособности может быть оформлен в электронном виде. Чтобы любая из заинтересованных сторон могла получить информацию незамедлительно, ФСС обеспечила ведение специального реестра. Данный регистр представляет собой автоматизированную систему, которая содержит все реквизиты по выданным больничным.
Как мы отметили ранее, образец оформления больничного листа работодателем 2021 год допускает внесение сведений от руки. Однако данные можно вписать только черными чернилами. Причем использовать можно исключительно гелевую, перьевую или капиллярную ручку.
Правильность заполнения больничного листа в 2021 году обязаны контролировать ответственные лица. В нашем случае это руководящие работники, проставляющие свои подписи в документе. То есть это руководитель или главный бухгалтер. Следовательно, именно они и должны заполнять документ.