Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Положение о порядке передачи документов бухгалтерского учета при смене руководителя, главного бухгалтера». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
В первую очередь рекомендуем закрепить порядок передачи дел при смене главного бухгалтера в локальном нормативном акте, например положении о порядке приема-передачи дел, с которым работника необходимо знакомить под подпись при приеме на работу, еще до заключения трудового договора (ст. 68 ТК РФ). При этом обязанность по передаче и приему дел следует предусмотреть в трудовом договоре и должностной инструкции главного бухгалтера.
Кому можно передать дела
На практике существуют несколько вариантов приема-передачи дел главным бухгалтером.
Наиболее распространенным является вариант, когда прежний главный бухгалтер сдает дела новому главному бухгалтеру. Однако довольно часто возникает ситуация, когда новый главный бухгалтер еще не известен, а прежний главный бухгалтер на законных основаниях имеет право оставить старое место работы. В этой ситуации, если в организации работают несколько бухгалтеров, то один из них (например, заместитель главного бухгалтера) может временно принять дела.
Более сложной является ситуация, когда увольняется главный бухгалтер малого предприятия, представляющий бухгалтерию в единственном числе. В этом случае принять дела должен руководитель организации, поскольку он согласно п. 1 ст. 6 Закона «О бухгалтерском учете» несет ответственность за организацию бухгалтерского учета в организации.
Если руководитель организации отказывается принять дела, прежнему главному бухгалтеру желательно этот отказ оформить документально. При нежелании руководителя запротоколировать свой отказ принимать дела, по нашему мнению, нужно поступить следующим образом: составить опись дел, подлежащих сдаче, в двух экземплярах; один экземпляр оставить у себя, а другой — передать в налоговую инспекцию, перед которой отчитывается организация, лично под расписку налоговому инспектору или заказным письмом по почте.
Могут иметь место ситуации, когда прежний главный бухгалтер по какой-либо причине (внезапная болезнь, смерть и т.п.) не имеет возможности сдать дела. В этом случае по приказу руководителя организации принять дела может другое лицо (новый главный бухгалтер, временно исполняющий обязанности главного бухгалтера, сам руководитель организации).
Документы, передаваемые преемнику
К документам, которые главбух должен передать по акту, относятся:
- учредительные и регистрационные документы: свидетельства о регистрации, о постановке на налоговый учет, о постановке на учет в ПФР, ФСС, службе занятости населения;
- организационная документация: учетная политика, план счетов бухгалтерского учета, учетные регистры, должностные инструкции работников бухгалтерии;
- регистры бухгалтерского учета: главная книга или оборотно-сальдовая ведомость, регистры синтетического и аналитического учета по всем используемым счетам;
- отчетные документы: декларации по всем видам налогов, плательщиком которых является учреждение, формы бухгалтерской отчетности, предусмотренные для казенных учреждений;
- документы, связанные с исполнением обязанностей налогоплательщика: журналы учета полученных и выданных счетов-фактур, книги покупок и продаж, акты сверок с налоговой инспекцией, акты налоговых проверок;
- инвентаризационные описи и акты;
- документы по учету денежных средств (кассовые и по расчетному счету): журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров, кассовая книга, платежные поручения, выписки банка;
- документы по расчетам с подотчетными лицами: журнал учета авансовых отчетов;
- документы по учету труда и заработной платы: положение об оплате труда, о премировании, коллективный договор, расчетно-платежные ведомости, реестр удержаний из заработной платы, журнал учета депонированных сумм, справки и расчеты о предоставлении отпуска, об увольнении и т.д.;
- документы по учету основных средств: инвентаризационные акты и описи, приказы об ответственных лицах, акты приема-передачи, инвентарные карточки учета, акты на списание;
- документы по учету товарно-материальных ценностей: карточки учета, журналы учета, приходные ордера, накладные на внутреннее перемещение, акты, требования, книги складского учета;
- прочие первичные документы: первичные документы по учету нематериальных активов, журналы учета выданных доверенностей, учета бланков строгой отчетности и бухгалтерских справок, учета путевых листов.
Обратите внимание! Если в организации существует штат бухгалтеров, в акт включаются только те документы, которые находятся под непосредственным контролем главбуха. Так, если за ведение операций по начислению заработной платы и учету расчетов с работниками отвечает бухгалтер по расчету заработной платы, включать в акт и передавать документы по начислению заработной платы, как и кассовые документы при наличии бухгалтера-кассира, не нужно.
Оформляем акт приема-передачи
Акт приема-передачи дел составляется в произвольной форме (поскольку законодательством форма не установлена) в двух экземплярах. Один экземпляр передается увольняющемуся главному бухгалтеру, второй остается в учреждении.
В акте указываются:
- фамилия, имя и отчество лиц, сдающих и принимающих дела, в том числе представителя вышестоящего органа и членов комиссии, если они участвуют в передаче дел;
- дата (период) передачи дел;
- реквизиты приказа руководителя, на основании которого передаются дела;
- опись передаваемых документов с указанием их наименований и количества папок с документами;
- серии и номера неиспользованных банковских чеков, а также наименования и реквизиты неиспользованных бланков строгой отчетности;
- ошибки и неточности в учете, бухгалтерской и налоговой отчетности, выявленные в ходе проверки;
- список отсутствующих документов;
- пояснения и замечания увольняющегося главного бухгалтера и лица, принимающего дела.
Акт подписывается в первую очередь лицами, передающими и принимающими дела, а также членами комиссии, если таковая создавалась, и утверждается руководителем.
Приведем образец акта.
Основные правила предусмотрены в ТК страны. Трудовой договор должен инициируется работником или руководителем и иметь максимальный срок 5 лет. Иногда руководство компании отдает предпочтение меньшему сроку, чтобы проверить качество работы и дать возможность сотруднику изменить условия труда: заработная плата, рабочий день и др. Трудовое законодательство разрешает руководителям устанавливать испытательный срок на эту должность 6 месяцев. Если главбух не прошел назначенный срок, то его увольняют без выходного пособия и согласия профсоюза. Однако специалист имеет право знать причины его несоответствия должности, которые послужили причиной отказа в оформлении на постоянное место.
В ТК оговорено, что отсутствие сотрудника по болезни или иным уважительным причинам не засчитывают за испытательный срок.
Причины увольнения могут быть следующие:
- нанесения ущерба организации;
- разглашение коммерческой тайны;
- по собственному желанию.
Коммерческой тайной является информация, известность которой имеет коммерческую ценность для других лиц. Ее владелец принимает специальные меры для сохранности. Существует ряд условия для этого:
- Ознакомление руководителя бухгалтерской службы под роспись с перечнем информации, которую считают коммерческой тайной.
- Ознакомление под роспись с режимом и ответственностью за нарушение коммерческой тайны.
- Создание условия для соблюдения коммерческой тайны сотрудником.
Особенности расторжения трудового соглашения главным бухгалтером
Главбух также несет серьезную ответственность в рамках деятельности компании. Процесс передачи дел новому специалисту производится на основании требований Федерального закона «О бухгалтерском учете» (№402-ФЗ). Бухгалтер обязан грамотно вести учет, формируя финансовую отчетность организации. Пожалуй, это самая сложная и ответственная работа на предприятии.
При увольнении гражданин детально передает материалы последователю. Для этого стандартно формируется передаточный акт. Преемнику на основании документа вводится в курс дел и начинает работу. Стоит заметить, что документальная передача бухгалтерской отчетности не установлена законом. Поэтому наниматель не вправе требовать от человека строгого соблюдения данной процедуры.
Комментарий специалиста
Платонов Александр
Юрист
На практике чаще используется иной метод. На временную должность помощника главбуха принимается грамотный специалист, который несколько месяцев помогает ответственному лицу готовить документы и исполнять должностные обязанности. За этот период он вникает в суть происходящего и при увольнении специалиста готов оперативно заменить последнего.
Вправе ли работник передать дела?
В первую очередь требуется понимать, какие цели преследует рассматриваемый процесс. Под последними понимается постановка в известность заинтересованных лиц о состоянии дел к моменту расторжения трудового договора. Это своего рода отчет о проделанной работе и рекомендации преемнику. С помощью подобных советов гражданин, занявший должность, сможет быстрее освоиться, познакомиться со своим функционалом и продолжить начинания.
Комментарий специалиста
Каменский Юрий
Юрист
Сотрудник, разрывающий трудовые отношения с нанимателем и являющийся одним из руководителей обязан передать приемнику правовую, документальную и материальную базу предприятия. Обязанность отчета и ознакомления лиц, принимающих функционал на себя, необязательна согласно Трудовому кодексу РФ. Однако при наличии соответствующего положения в трудовом договоре игнорирование соответствующих действий расценивается как проступок. Чаще всего руководство организации указывает в соглашении с работником необходимость передачи дел при оставлении должности. Вместе с тем данный пункт относится к стороне, покидающей компанию, а соответственно при невыполнении требования привлечь человека к дисциплинарной ответственности вряд ли получится.
Особенности составления документа
Форма акта приема-передачи документов не установлена на законодательном уровне. Каждая организация имеет право разрабатывать ее по своему усмотрению. В документ обязательно следует включить такие реквизиты:
-
его полное наименование;
-
дату и место составления;
-
наименование фирмы;
-
состав комиссии (при ее назначении);
-
подробный перечень документов, передающихся от одного физического лица другому;
-
присвоенные регистрационные номера документов, дел и т.п.;
-
Ф.И.О. и подписи лиц (кто сдал, и кто принял);
-
подписи членов комиссии.
Уведомление налоговой инспекции
Формальных требований, которые обязывают сообщать в налоговую инспекцию данные о смене главного бухгалтера (исключение составляет только случай, когда в соответствии с учредительными документами организации главный бухгалтер наделен правом действовать от имени организации без доверенности), нет. По факту информация о главном бухгалтере есть в регистрационном деле компании в инспекции, поэтому многие инспекторы просят присылать им уведомление о смене главного бухгалтера.
Конкретных сроков для подачи уведомления нет, но особо затягивать с данной процедурой тоже не стоит. Уведомление о смене главного бухгалтера составляется в произвольной форме (при подготовке можно взять общие рекомендации по составлению любых документов для налоговой инспекции, которые оформляют в свободной форме), его можно отправить по почте или принести в инспекцию лично. Инспекторы могут попросить приложить к уведомлению копию приказа о назначении нового главного бухгалтера, а также указать его паспортные данные и контактные телефоны.
Также вам придется оформить новые банковские карточки с подписями во всех банках, где у вас присутствуют счета. Предоставление в банк новой карточки должно сопровождаться одновременным предоставлением документов, подтверждающих полномочия указанных в карточке лиц (пункт 7.11 Инструкции Банка России от 30.05.2014 № 153-И «Об открытии и закрытии банковских счетов, счетов по вкладам (депозитам), депозитных счетов»).
Бизнес: • Банки • Богатство и благосостояние • Коррупция • (Преступность) • Маркетинг • Менеджмент • Инвестиции • Ценные бумаги: • Управление • Открытые акционерные общества • Проекты • Документы • Ценные бумаги — контроль • Ценные бумаги — оценки • Облигации • Долги • Валюта • Недвижимость • (Аренда) • Профессии • Работа • Торговля • Услуги • Финансы • Страхование • Бюджет • Финансовые услуги • Кредиты • Компании • Государственные предприятия • Экономика • Макроэкономика • Микроэкономика • Налоги • Аудит
Промышленность: • Металлургия • Нефть • Сельское хозяйство • Энергетика
Строительство • Архитектура • Интерьер • Полы и перекрытия • Процесс строительства • Строительные материалы • Теплоизоляция • Экстерьер • Организация и управление производством
Прием-передача документов
Главный бухгалтер должен получить следующие документы.
Учредительные и регистрационные бумаги:
- устав, учредительный договор;
- выписка из ЕГРЮЛ;
- свидетельство о регистрации;
- свидетельство о постановке на учет в налоговых органах;
- свидетельство о постановке на учет в Пенсионном фонде, Фонде социального страхования.
Документы, связанные с организацией бухгалтерского учета:
- учетная политика;
- политика по налоговому учету;
- план счетов;
- должностные инструкции работников бухгалтерии.
Регистры бухгалтерского и налогового учета:
- оборотно-сальдовые ведомости по всем счетам бухучета;
- регистры бухгалтерского и налогового учета по всем счетам.
Бухгалтерская, финансовая и налоговая отчетность:
- бухгалтерская отчетность;
- декларации и расчеты по всем налогам;
- книги покупок и продаж;
- журнал учета полученных и выставленных счетов-фактур.
Документы по инвентаризации:
- приказ о проведении инвентаризации;
- инвентаризационные и сличительные описи.
Документы, касающиеся взаимоотношений с налоговыми органами:
- акты налоговых проверок;
- акты сверок с инспекторами.
Как быть, если главный бухгалтер не передал дела?
Если на момент окончания двухнедельной отработки главбуха не было назначено лицо, которому он мог бы передать документы, то принудить его приехать после увольнения невозможно. Причем дело даже не в каких-либо недочетах в работе, вполне возможно, что, уволившись из вашей компании, главбух с головой окунулся в новую работу.
Совет здесь можно дать только новому главному бухгалтеру – составить опись имеющихся документов для того, чтобы:
- провести разделение между своей деятельностью и деятельностью предшественника (каждый отвечает за свои ошибки);
- войти в курс дела;
- точно знать, что где находится на случай проверок и требований из налоговой.
Если есть сомнения, что главбух не хочет передавать дела не в силу занятости, а из-за допущенных ошибок, лучше провести аудит и на основе его результатов нивелировать последствия некачественной работы уволившегося главного бухгалтера.
Передача документов по акту: нюансы
Речь идет о следующих нюансах:
1. Поскольку увольняющийся генеральный директор имеет статус материально ответственного лица (ст. 277 ТК РФ), то перед передачей документов ему нужно провести инвентаризацию имущества и бумаг, удостоверяющих имущественные права организации (п. 22 Методических указаний по приказу Минфина РФ от 28.12.2001 № 119н), например ценных бумаг, векселей.
2. Одновременно с инвентаризацией имущества полезно инициировать аналогичную процедуру в отношении всех передаваемых документов. Если каких-то документов будет недоставать, сведения об этом можно отразить в акте или в отдельном приложении к нему (собственно в нем же могут фиксироваться результаты инвентаризации документов).
3. Подтверждение подлинности и комплектности переданных документов может быть осуществлено с привлечением третьих лиц, например главного бухгалтера, финансового директора. При этом они могут осуществлять указанные действия как члены специальной комиссии (порядок ее созыва также может регламентироваться локальным нормативом). В составе комиссии могут присутствовать и иные специалисты — например, документовед, бухгалтер.
Бывает, что компетенций нового генерального директора недостаточно для того, чтобы определить подлинность или комплектность того или иного финансового документа — в этом случае без привлечения специалистов фирмы (иногда и независимых экспертов) не обойтись.
В свою очередь, подпись на акте нового генерального директора (заместителя), удостоверяющая факт получения им документов от бывшего, а также подпись главного бухгалтера может заверяться присутствующим нотариусом.
Увольняющийся из компании генеральный директор должен передать вверенные ему документы новому. Процедура данной передачи может быть регламентирована на уровне локальных нормативов (установлена как обязанность в кредитно-финансовых и государственных организациях). Основным локальным правовым актом, удостоверяющим прием-передачу документов при смене директора, может быть акт, составляемый в 2 экземплярах.
Узнать больше об особенностях правоотношений, которые осуществляются в рамках корпоративного права, вы можете в статьях:
- «Увольнение генерального директора по собственному желанию»;
- «Лист ознакомления с локальными нормативными актами — образец».
Источники:
- Федеральный закон от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»
- Федеральный закон от 02.12.1990 N 395-1 «О банках и банковской деятельности»
- Приказ Минфина России от 28.12.2001 N 119н
- Трудовой кодекс РФ
Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс. Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.
Когда может понадобится
Предполагается, что передача бумаг может произойти в любой момент, поэтому он составляется в разных случаях, при передачи:
- Между 2 частными гражданами.
- Между 2 юридическими лицами (например, когда пакет документов уходит как сопровождение коммерческого предложения).
- Между физическим и юридическим лицом.
Однако наиболее распространенный случай связан с обменом бумагами внутри одной компании. Таких примеров можно привести достаточно много:
- Один сотрудник увольняется, и на его место приходит новый работник, который должен принять все дела. Во избежание утраты документов, ошибок при их передачи и прочих нежелательных ситуаций нужно не только корректно предоставить все бумаги, но и отразить этот факт документально.
- Один сотрудник переходит на другую позицию и передает дела своему заместителю или новому работнику, пришедшему на его место. Например, передача бухгалтерских, кадровых, административных документов.
- Банкротство организации – в этих случаях возникает необходимость передачи сразу всех бумаг, для чего составляется большое количество актов, разделенных по группам в соответствии с видами документации.
- Наконец, в случае реорганизации компании (слияния ее с другими, объединения отделов и т.п.) также возникает необходимость передать все дела. Причем в подобных ситуациях составляется сразу много актов – по каждому отделу, по каждому сотруднику и т.п.
Закон не предусматривает применение унифицированной формы для составления акта. Поэтому оформлять документ разрешается в свободном стиле. Некоторые компании разрабатывают для этих целей специальный шаблон, используя исключительно его.
Если выбран вариант свободной формы, рекомендуется использовать обыкновенный лист А4. Нужно понимать, обе стороны должны получить подтверждение того, что состоялась передача документов. Естественно, для этого акт должен иметь две копии, каждая из которых подписывается «вживую» управляющими компаний. Без таких подписей не обойтись и в тех ситуациях, когда заполнение документа осуществлялось при помощи компьютера.