Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Согласно штатного расписания или штатному расписанию как правильно писать». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Сразу скажем, что трудовое законодательство не содержит прямого требования для работодателей коммерческого сектора экономики оформлять штатное расписание. Значит, составлять или не составлять штатное расписание остается на усмотрение организации. То есть руководство само решает, нужна ли фирме «штатка», или можно обойтись без нее.
Штатное расписание составляется сразу после открытия нового предприятия (в том числе филиала, дочерней организации, отдела и так далее).
В каких разделах указывается информация об окладе?
- Раздел №5. «Тарифная ставка, оклад и другое» Именно в этом разделе определяется вознаграждение, которое сотрудник получит в зарплату за проделанную работу. Оклад – это фиксированная сумма и в данном разделе она прописывается в рублях. Никто не может вписывать в тарифную ставку суммы, взятые из головы.Налоговая проверка может сделать организацию банкротом, если сумма в документе будет отличаться от той, что есть на самом деле.
Оклад устанавливается на основе Единой тарифной сетке организации, но не ниже минимального размера оплаты труда (кроме премий, надбавок, компенсаций и так далее).
- Разделы №6, №7, №8. «Надбавки, доплаты и так далее» В этих разделах фиксируются выплаты стимулирующего характера, в том числе премии, «северные», и тому подобные. Бюджетные организации используют надбавки и премии установлены Правительством РФ, а частные организации свободны в этом плане и руководство может самостоятельно
Можно ли уменьшить текущую ставку?
Уменьшение текущей ставки может быть осуществлено только с согласия работника. Согласие не может быть устным, необходимо заново подписать трудовой договор (согласно ТК РФ). Работник имеет право отказаться. К исключениям можно отнести:
- если иначе придется сократить штат;
- если организация реорганизуется;
- если была переиндексация, которая предусматривается ТК РФ.
Любое изменение в штатном договоре может быть внесено только на основании приказа начальства.
Приказ об уменьшении ставки в штатном расписании до того, как попасть на подпись руководителя, должен быть согласован со смежными отделами (кадровым руководителем, бухгалтером, юристом, учредителем или генеральным).
Если единая форма не установлена, то нужно, чтобы указ содержал пункты, такие как:
- наименование (полное);
- дату составления документа;
- номер приказа;
- причина необходимости внесения изменений в оклад;
- кого коснется уменьшение ставки (ФИО, должность, новый оклад в рублях);
- с какого времени вводится новая ставка;
- кто будет составлять новый трудовой договор (ФИО, должность);
- кто ответственный за исполнения приказа (ФИО, должность).
Можно ли уменьшить текущую ставку?
Уменьшение текущей ставки может быть осуществлено только с согласия работника. Согласие не может быть устным, необходимо заново подписать трудовой договор (согласно ТК РФ). Работник имеет право отказаться. К исключениям можно отнести:
- если иначе придется сократить штат;
- если организация реорганизуется;
- если была переиндексация, которая предусматривается ТК РФ.
Любое изменение в штатном договоре может быть внесено только на основании приказа начальства.
Приказ об уменьшении ставки в штатном расписании до того, как попасть на подпись руководителя, должен быть согласован со смежными отделами (кадровым руководителем, бухгалтером, юристом, учредителем или генеральным).
Если единая форма не установлена, то нужно, чтобы указ содержал пункты, такие как:
- наименование (полное);
- дату составления документа;
- номер приказа;
- причина необходимости внесения изменений в оклад;
- кого коснется уменьшение ставки (ФИО, должность, новый оклад в рублях);
- с какого времени вводится новая ставка;
- кто будет составлять новый трудовой договор (ФИО, должность);
- кто ответственный за исполнения приказа (ФИО, должность).
Основные задачи штатного расписания в компании
ШР может быть полезным для хозяйствующего субъекта, выполняя следующие задачи:
- В нем прописывают структуру компании, отделы, подразделения. Заглянув в него, можно сразу получить представление о системе подразделений фирмы.
- Заключает в себе информацию о полной численности сотрудников во всей компании, в каждом подразделении, о том, сколько содержится штатных единиц каждой должности.
- Дает сведения о том, какая система заработной платы была принята у персонала каждого отдела, цеха и т.д.
- Закрепляет суммы надбавок персоналу.
- Посредством этой бумаги можно легко отследить количество вакантных должностей.
Таким образом, не стоит умалять значение такого документа, как ШР, организации и ее отделу кадров, если таковой имеется.
Унифицированная форма штатного расписания Т-3
Начиная с 2013 года, на федеральном уровне было принято решение не использовать утвержденные формы для формирования некоторых кадровых документов. Организациям была предоставлена свобода в разработке своих собственных бланков штатного расписания.
Универсальная форма Т-3, тем не менее, является довольно удобным и уже ставшим привычным способом создания такого расписания. Помимо этого, данная форма включает в себя всю необходимую информацию. Таким образом, она продолжает использоваться во многих организациях. Образец штатного расписания будет представлен в данной статье.
Следует помнить, что унифицированная форма бланка была разработана и утверждена Госкомстатом еще в 2004 году. Таким образом, форма Т-3 штатного расписания представляет собой общепринятый образец для заполнения списка штатных должностей. В случае, если организация решает разработать свою форму, она все-равно возьмет за основу именно данный бланк как универсальный и практичный.
Форма штатного расписания
Часто предприятия пользуются формой № Т-3 для разработки собственного штатного расписания.
Поскольку альбомы единых форм первичных учетных документов содержат рекомендуемые, а не обязательные формы бланков, они могут меняться. В унифицированные формы (за исключением форм учета кассовых операций), утвержденные Госкомстатом России, компания может вносить дополнительные реквизиты, если потребуется. Что касается реквизитов унифицированных форм, они должны оставаться неизменными. Удалять отдельные реквизиты из унифицированных форм запрещено.
Штатное расписание организации установленной формы № Т-3 выглядит как таблица из 10 столбцов. Их список можно дополнять, если нужно. Если необходимая информация для той или иной графы отсутствует, ячейку просто не заполняют.
Порядок внесения сведений в штатное расписание
В унифицированную форму N Т-3 сведения вносятся по следующим правилам:
-
наименование организации указывается в точном соответствии с учредительными документам;
-
код по ОКПО содержит 8-разрядный идентификационный код предприятия или организации. Данные о нем содержатся в информационном письме органа государственной статистики;
-
«Номер документа». При первичном составлении штатному расписанию присваивается N 1, а в последующем применяется сквозная нумерация;
-
дата составления указывается текущая. Следует учитывать, что дата составления и время, с которого штатное расписание вводится в действие, могут различаться;
-
в строке «На период» указывается период действия штатного расписания, а также дата его ввода в действие;
-
в гриф утверждения документа вносятся реквизиты приказа по основной деятельности, которым был утвержден данный документ, а ниже указывается общее количество штатных единиц организации или предприятия.
Далее необходимо внести сведения о конкретных подразделениях и должностях, а также о предусмотренной заработной плате.
При этом заполняются следующие графы:
-
графа 1 «Наименование структурного подразделения»;
-
графа 2 «Код» предполагает указание номеров подразделений в порядке, позволяющем определить подчиненность и структуру всей организации;
-
графа 3 «Должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория) квалификации». Должности указываются в именительном падеже без сокращений;
-
в графе 4 «Количество штатных единиц» указывается предусмотренное в данной организации количество штатных единиц, в том числе неполных;
-
в графу 5 «Тарифная ставка (оклад) и пр., руб.» в зависимости от системы оплаты труда, принятой в организации, необходимо внести либо фиксированный размер оплаты труда работников в рублях, либо проценты или коэффициенты;
-
графы 6, 7 и 8 «Надбавки, руб.» работодатель может заполнить, исходя из принятой в организации системы оплаты труда, а также из особенностей организации труда или режима рабочего времени;
-
графу 9 «Всего в месяц» возможно заполнить, если оклад и надбавки указаны только в рублях, без указания процентов и коэффициентов. При установлении оклада в рублях, а надбавок в процентах от заработной платы высчитать итоговую сумму представляется затруднительным. В этом случае в данной графе ставится прочерк, а в примечании указывается ссылка на документы, их устанавливающие;
-
графа 10 предусматривает внесение любой информации, относящейся к штатному расписанию, например ссылки на локальные нормативные акты организации, устанавливающие виды надбавок и их размеры.
КТО должен вносить изменения
В этом вопросе ясности нет до сих пор. В разных организациях функции по составлению документа выполняются разными структурными подразделениями. Возлагая на работников какого-либо структурного подразделения ответственность за формирование нормативного акта, руководство нередко отталкивается от размера организации. На сегодняшний день в России существуют как большие организации с численностью персонала свыше 500 человек. Так и малые предприятия, численность которых не превышает 50 сотрудников.
Поскольку в большинстве малых предприятий и у индивидуальных предпринимателей нет ни отделов кадров, ни отделов организации и оплаты труда. То составлением данного документа занимаются сотрудники бухгалтерии, руководители или сами предприниматели. В средних предприятиях (от 100 человек), как правило, присутствует отдел кадров или служба персонала. И, соответственно, функции составления и внесения изменений в штатку передаются им. Но нередки случаи, когда составлением и изменением ШР опять же занимаются сотрудники бухгалтерии.
Составляем документы: приказы на прием, штатное расписание
() утв.
пост. Госстандарта России от 26.12.1994 № 367 () утв. пост. Минтруда России от 21.08.1998 № 37 () ст. 57 ТК РФ В ряде случаев тех или иных должностей в указанных документах нет.
Тогда компания может сформулировать их сама (с учетом упомянутого ограничения).
Наименование должности приводят в штатном расписании компании. На основании этого документа название должности указывают в трудовом договоре и других документах кадрового учета. Для штатного расписания предусмотрена типовая форма № Т-3.
Она установлена Госкомстатом России (). В документе фиксируют самые важные элементы системы оплаты труда.
Так, в нем отражают наименование той или иной должности, специальности или профессии сотрудников (графа 3), общее количество штатных единиц по ней (графа 4), тарифную ставку или оклад (графа 5), основные надбавки к ним (графы 6—8).
Справка с места работы о часах согласно штатному расписанию
При этом учитывают, в какую дату выходил на работу каждый из сотрудников. Бывают ситуации, когда фактическая численность превышает штатную.
Причина этого – привлечение временных работников, которые только периодически выполняют какие-либо работы. Если предприниматель работает на УСН или патенте, превышать штатную численность нельзя.
Штатное расписание – это документ, в котором отражена структура компании и количество работников в ней. Составление расписания не является обязательной процедурой для компаний. Законодательство этого не требует.
Численность штата и структура компании прописывается в уставных документах.
Это особенно важно, когда организация развивается динамично.
Необходимость штатного расписания также понятна.
Для чего нужно штатное расписание?
Штатное расписание и для чего оно нужно – это документация, которая необходима во время комплектации внутриштатной конструкции, а также численность сотрудников компании с установленным Уставом фирмы. В Уставе прописывается: структурированность предприятия, имеющая свои отделения, список должностей, перечисление специальностей имеющие определенную квалификацию, а также необходимое число определяемых штатных единиц. Чтобы составить документ, необходимо использовать форму Т-3, которая имеет утверждение от Постановления Госкомстата России.
По взглядам руководителя, расписание штата является важным атрибутом, что позволяет максимальную оптимизацию и упорядочение работы фирмы. Есть такие моменты, когда необходимо участвовать в тендерах и приходится свою организацию выставлять в роли участника, поэтому необходимо обучиться SEO продвижению для своего официального сайта, на котором можно найти необходимую информацию. Благодаря штатному расписанию мы получаем четкую структурированность предприятия и его подразделений, фиксируется число штатных единиц, осуществление контроля за численностью и качественностью сотрудников, отслеживание системы оплаты трудовой деятельности и размер надбавки, а также, чтобы не потерять всего того, что уже имеется. А когда появляются вакансии, упрощается выбор новых сотрудников в штат.
Необходимо ли штатное расписание хозяйственному обществу?
В Федеральном законе от 08.02.1998 № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» термины «штатное расписание» и «штат» отсутствуют. Зато трудовые функции всех работников без исключения ассоциируются с должностью (подп. 3 п. 2 ст. 40). Нужно ли на этом основании считать, что штатное расписание необходимо? Вовсе нет, ибо данный закон не устанавливает нормы трудового права (п. 1 ст. 1).
В акционерных обществах штаты утверждает единоличный исполнительный орган общества – директор или генеральный директор. Основание — пункт 2 статьи 69 Федерального закона от 26.12.1995 № 208-ФЗ «Об акционерных обществах». Но следовать своему собственному одностороннему решению он не обязан, поскольку штатное расписание публичной достоверностью не обладает (постановление Девятого арбитражного апелляционного суда от 20.07.2011 № 09АП-15251/2011-ГК).
Справка
Слово «штат» — немецкого происхождения (от «staat»), буквально – государство.
Наконец, сокращение численности персонала возможно и в отсутствие штатного расписания.
Между тем штатное расписание может быть необходимо для осуществления отдельных видов деятельности – например, по техническому осмотру транспортных средств (подп. «д» п. 8 Правил, утв. приказом Минэкономразвития России от 28.11.2011 № 697). Но в этих случаях контроль за его наличием не относится к сфере компетенции трудовой инспекции.
Так что если вас пытаются оштрафовать за отсутствие штатного расписания или за несоответствие фактических должностей штатному расписанию – не спешите соглашаться.
Елена Диркова,
редакция журнала «Практическая Бухгалтерия»
Ищете решение Вашей ситуации?
«Практическая бухгалтерия» — бухгалтерский журнал, который упростит Вашу работу и поможет вести бухгалтерию без ошибок. Издание доступно еще и в электронном виде. Получите полный доступ ко всем материалам >>
Корректировка штатного расписания
Внесение изменений в штатное расписание необходимо в том случае, когда в компании появляются новые должности, исключаются или переименовываются прежние. Кроме того, корректировки могут потребоваться, когда изменяются оклады, количество сотрудников или структура организации. Порядок внесения изменений в штатное расписание никак не регламентирован.
Внести корректировки в штатное расписание можно двумя способами:
- сформировать новое штатное расписание взамен ранее действовавшего и утвердить его через приказ;
- исправить действующее штатное расписание и издать приказ о внесении корректировок.
Можно ли изменить штатное расписание?
Работодатель вправе, исходя из конкретной финансово-экономической деятельности, менять штатное расписание. В трудовом законодательстве нет ограничений на количество правок штатного расписания. Поэтому работодатель может действовать как главный герой повести– «я тебя породил, я тебя и убью». То есть сначала ввести необходимую должность, а потом ее сократить.
Чаще всего, изменение штатного расписания связано с изменением оклада работника. Например, работодатель индексирует работникам зарплату и, соответственно, меняются оклады.
В некоторых случаях работодатель вынужден уменьшать размер заработной платы. Тогда после выполнения всех необходимых процедур – уведомление работника за 2 месяца, получение согласия, подписание дополнительного соглашения к трудовому договору, нужно изменить и штатное расписание.
Менять штатное расписание можно двумя способами: переутверждать новое расписание либо приказом вносить изменение в первоначально утвержденное расписание.
Штатное расписание – обязательный документ
На каждом предприятии существует большое количество документации. Есть документы, которые ведутся в обязательном порядке, а есть те, которые создаются по необходимости. На вопрос «Является ли ШР обязательным документом?» нельзя дать однозначный ответ.
Все из-за того, что трудовой кодекс не предполагает обязательного наличия на предприятии ШР. Но если рассматривать этот вопрос, основываясь на требованиях Роскомстата, то получается, что данный документ необходим, т.к. он является первичной документацией для учета выплат по заработной плате.
Хотя в законодательстве нигде не прописаны четкие нормы, но большинство организаций ведет данный вид документации. Ведь основная часть государственных проверок начинается именно с изучения ШР.
На самом деле, наличие данного документа облегчает жизнь не только проверяющим, но и руководителям, отделу кадров и бухгалтерии.
Ввод и изменения штатного расписания
Штатное расписание в программе представляется в виде набора (списка) позиций и хранится в справочнике Штатное расписание (раздел Главное — Штатное расписание или раздел Кадры — Штатное расписание). Под позицией понимается строка штатного расписания — конкретная должность в конкретном подразделении организации с определенными условиями труда, с указанием предусмотренного количества штатных единиц. Имеется возможность уточнять позицию разрядом (категорией) дополнительно к должности.
Когда в программе ведется штатное расписание, то в различных кадровых приказах (приемах, переводах и т.п.) должность выбирается не из всего списка должностей, а из списка позиций выбранного подразделения. При этом документы автоматически заполняются в соответствии с условиями, заданными для выбранной позиции. Однако эти условия можно изменить непосредственно в кадровом приказе. При регистрации кадрового приказа можно проверить, соответствует ли он действующему штатному расписанию. Тем не менее, зарегистрировать приказ можно, даже если на данный момент он расписанию не соответствует. В последующем возникающие расхождения можно анализировать с помощью отчета Соблюдение штатного расписания.
Штатное расписание в организации может изменяться – открываются новые позиции, закрываются действующие, меняются условия труда для действующих позиций. В программе в связи с этим можно утверждать и закрывать позиции, а также хранить историю их изменения.
Отличия от родственных понятий
Штатную единицу организации многие путают с родственными терминами. Дальше представим разницу.
- Должность и штатная единица. Под первым понятием скрывается определенный набор рабочих функций, под вторым — количественная составляющая кадрового расписания. Соответственно, в одной должности может быть сразу несколько кадровых единиц.
- Ставка и штатная единица. Первое понятие — это денежная величина, остов оплаты труда определенного сотрудника. А 1 штатная единица — это живой человек, работник. Вот такова разница между терминами.
- Рабочее место и штатная единица. Первое понятие — это организованное место для труда сотрудника. Второе — работник, человек. На одном рабочем месте может трудится сразу несколько штатных единиц. Например, посменно работающие продавцы, кассиры.